anställningspersonal Archives

Jobbet som en eventplanerare blir aldrig klart. När du har valt ett tema, hittat en plats, skissat en budget och lagt upp en marknadsföringsplan finns det fortfarande tekniken kvar att hantera. Det är där det kan vara praktiskt att arbeta med en event-teknolog.

Vi har tittat på den här spirande ockupationen för att hjälpa dig att avgöra om du behöver en. Om du behöver en, så har vi några tips om var du kan hitta dem.

Läs vidare för att få veta…

Vad en event-teknolog är
Fördelarna med att arbeta med en
Vilka event som behöver en (och vilka som inte)
Vad du ska tänka på innan du anställer en
Var du ska söka kandidater

Vad en event-teknolog är?

Om du har hållit ett öga på de senaste trenderna inom eventbranschen vet du att det finns ett brett utbud av ny teknik för eventarrangörer.

Men det finns ett stort problem: Endast en femtedel av eventplanerare vet verkligen hur man använder det.

Det är där event-teknologen kommer in.

Rollen i sig är fortfarande i sin barndom och har bara funnits i ett decennium. Det gör det svårt att ge en tydlig definition av exakta funktioner och ansvar.

De första event-teknologerna förflyttades till att hantera eventappar och nätverk. Idag har deras ansvar utvidgats till att omfatta dataanalys och erfarenhetsevent(tänk förstärkt och virtual reality).

Det är vettigt i samband med nya event-teknologier som artificiell intelligens, hybrid event, gamification och automatisering.

Sammanfattningsvis kan en event-teknologs roll innebära följande:

Samla in, analysera och rapportera data och feedback
Utveckla en omfattande teknisk strategi
Källa till relevant leverantör av utrustning
Hantera all event-teknologi
Hantera webbplats och online registrering
Ge teknisk support på plats under eventet
Håll dig uppdaterad om digitala trender

Varför ska du anställa en event-teknolog?

Även om du anser dig vara en relativt teknisk kunnig eventplanerare, kan du fortfarande dra nytta av att anställa en event-teknolog. Låt oss titta på några av fördelarna med att göra det.

1. Specialiserad kunskap

Om du är ledningen, så är event-teknologen din IT-avdelning. De är specialiserade på teknikområden som du förmodligen inte har tid att researcha.

2. Bättre datainsikt

En event-teknolog kan berätta för dig hur du samlar in relevant information, visar dig hur du analyserar den och ger dig råd om hur du ska agera på den. Det hjälper dig att öka avkastningen på dina event.

Event-teknolog: Att ta rätt person hjälper dig att förstå eventdata bättre. — Att ta rätt person hjälper dig att förstå eventdata bättre.

3. Mindre arbetsbelastning

Med bara 24 timmar på en dag—25 om du sträcker det—behöver du all hjälp du kan få. En event-teknolog kan hantera alla tekniska aspekter av ditt event och ditt team.

4. Leverantör research

Om du inte vet vilken teknik du letar efter är det svårt att hitta en leverantör som kan leverera den. En event-teknolog vet exakt vad du behöver och kan undersöka de relevanta leverantörerna.

Vilka typer av event kan dra nytta av en event-teknolog?

Inte alla event behöver en event-teknolog. De blir bara relevanta när det finns mycket teknisk utrustning eller deltagare.

Småskaliga event som privata middagar, lokala samhällsevent, bröllop, yogakurser och studentledda universitetsevent behöver vanligtvis inte många appar och utrustning för att lyckas. De har inte heller en stor grupp deltagare att hålla reda på och samla in data om.

När du väl når en viss storlek ser bilden dock annorlunda ut.

Stora affärskonferenser, musikfestivaler och teaterföreställningar har vanligtvis ett stort antal deltagare och en hel del teknisk utrustning att ställa in och ta ner igen. Det är då en event-teknolog är praktiskt.

Vad du ska tänka på innan du anställer en event-teknolog

Om du känner för att en event-teknolog skulle vara en bra passform för din typ av event är det dags att lägga ut några känslor för att hitta en bra kandidat till rollen. Här är några tips om hur du gör det.

1. Internt vs. outsourca

Det första du bör tänka på är om du ska anställa din egen intern event-teknolog eller anställa en frilansande entreprenör. Outsourcing är ett bra alternativ om du bara behöver kandidaten att arbeta på en engångsevent eller ett litet segment av en återkommande event.

Interna event-teknologer känner ditt eventföretags mål och kultur. Detta gör det lättare för dem att arbeta mot din vision. De kan bättre ge dig råd om vilken programvara, leverantörer och teammedlemmar du ska använda än en utomstående skulle kunna göra. Ännu viktigare är att de uppgifter du samlar in och analyserar också är i säkrare händer än med en entreprenör.
Teknologer för outsourcade event kräver mindre investeringar från din sida, eftersom du inte behöver betala för en heltidsanställd. Byråer som specialiserar sig på event-teknologi kan också ge mer kunskap om bordet än en enda person. Slutligen har etablerade organ vanligtvis befintliga band till relevanta leverantörer av utrustning och mjukvaruleverantörer.

2. Teknologistrategi

Det är en bra idé att utarbeta en strategi för din eventteknik innan du letar efter en kandidat. Gör en lista över appar och utrustning du tror att du kommer att behöva, liksom de uppgifter du vill samla in. På så sätt vet du vilka färdigheter och erfarenheter du ska leta efter i kandidaten.

3. Personlighetsegenskaper

Som med teknikstrategin är det en bra idé att beskriva vilken typ av person du vill ha i ditt team. Behöver du någon som är väldigt analytisk och detaljorienterad? Eller behöver du någon som kan balansera den tekniska sidan med att hantera ett team av människor?

4. Irrelevanta uppgifter

Det är viktigt att inse att inte alla tekniska frågor tillhör en event-teknolog. Det är slöseri med deras tid och dina pengar om du ber dem att hjälpa dig att formatera din dator eller installera en app. Delegera dessa uppgifter till en lokal IT-professionell istället.

Event-teknolog: Se till att du tilldelar rätt uppgifter till din event-teknolog. — Se till att du tilldelar rätt uppgifter till din event-teknolog.

5. Referenser och resultat

När du intervjuar kandidater, se till att du ber om referenser från tidigare arbetsgivare. Det ger dig en bra uppfattning om vad de vill arbeta med. Du bör också be om en översikt över de resultat de har uppnått, till exempel en fallstudie som beskriver problemet och lösningen.

Var kan du hitta en event-teknolog?

Eftersom rollen fortfarande är ganska ny kan du kämpa för att hitta webbplatser som annonserar den här typen av jobb. Men om du inte känner någon som kan ansluta dig till en potentiell kandidat finns det fortfarande platser att titta på.

Ditt första stopp bör vara att publicera en annons på eventinriktade webbplatser för jobb:

Om du inte kan det kan du marknadsföra positionen på mer allmänna webbplatser för jobb:

Inga fler tekniska svårigheter

Det går inte att komma undan det: Framtiden är här. Om du organiserar större event och inte betraktar dig som en teknisk kunnig eventplanerare behöver du så småningom en event-teknolog. När du hittat rätt person för rollen är du glad att du investerade i dem.

Känner du till några resurser för event-teknologer? Arbetar du redan med en? Vi vill gärna veta, så skicka en kommentar i avsnittet nedan.

Om du verkligen gillar att göra saker den svåra vägen, försök att ta på dig ett helt evenemang själv. När det gäller oss så gillar vi att leva med det gamla ordspråket: ”Många händer gör det lätta jobbet.”

I själva verket kommer det att vara en utmaning (om det är ett bra evenemang), oavsett din storlek på ditt team, och ditt evenemang. Men detsamma, du kan på riktigt lätta din arbetsbelastning med lite hjälp från dina vänner. Eller dina arbetare, vilket är mer troligt.

Här är dock bottenlinjen: Oftast är hyrningen av evenemangspersonal väsentligt viktiga.

Nu vill vi säga att det inte finns något fel sätt att ordna personal till evenemang, men…

Det är bättre att du går igenom det här med en tanke och med en försiktighetsåtgärd. Använd den här guiden när du tänker på att börja anställa din evenemangspersonal, och du kommer att vara på väg till en livlig samling.

1. Vad är de viktigaste rollerna för evenemangspersonal?

Det är inte alltid så enkelt som att fylla på allmänna evenemangspositioner. Arbetstagarens avsedda roll kommer att påverka ganska mycket vad gäller anställningsprocessen. Så innan vi pratar om hur man hyr evenemangspersonal, här är några av de roller du kanske behöver fylla.

1. Fältjobb

Det här är dina grundläggande evenemangspersonal positioner. Dina fältsarbetare kan göra något av följande:

Skanna eller sälja biljetter i dörren
Ge grundläggande information till deltagare
Hålla i barnomsorgen
Hjälpa säljarna
Ta hand om att sätta upp/riva ner
Städa efter evenemanget

Evenemangspersonal bör vara inblandad, inte bara stå så här. — ”Fältjobb” betyder inte att du står på ett fält. Din personal ska vara inblandad!

2. Säkerhet

Du behöver inte gå på fullt privat säkerhetsföretag här. En liten hjälp med att hålla sakerna i nivå kan dock gå långt.

3. Leverantörer

Leverantörer är ofta tredje part som du bjuder in till ditt evenemang. Du kan dock också anställa dina egna leverantörer till specifika bås eller liknande attraktioner.

4. Marknadsföring

En går inte bara in i världens marknadsföring! Du kanske vill anställa en professionell för att hantera din evenemangskampanj.

5. Logistik och planering

Vad händer under själva dagen för evenemanget, timme för timme? Vad är planlösningen? Vad händer om en gästtalare avbryter i sista sekund? Ju större evenemang desto mer planeringspersonal vill du anställa.

Tips: Det skadar inte att leta efter första hjälpen i din potentiella personal. Alternativt erbjuder vissa grupper evenemang med utbildad medicinsk personal.

6. Mat och underhållning

Om det är ett matevenemangeller ett evenemang med mat, måste du fylla några av följande roller. Och medan de äter, varför inte ge deltagarna lite underhållning?

Kock: Om du inte går catering-vägen, så kommer maten inte att förbereda sig själv!
Serveringspersonal: Beroende på evenemanget kan det vara lämpligt att inkludera serveringspersonal av något slag. Särskilt om man hämtar maten så kan det vara störande för gästernas upplevelse.
Hälsa välkomna och sittplatser: Om du vill ha det lila extra välkomnandet, eller om du har ett diagram tilldelat för sittplatser, kan en värd eller värdinna vara en riktigt fin känsla.
Presentatör: För strukturerade evenemang, debatter eller prestationsfokuserade evenemang så ger en bra presentatör eller moderator den professionella ”oompf” till din samling. Annars kommer gästtalare och artister känna att det är pinsamt att visa sig i rampljuset.

2. Var hittar du evenemangspersonal?

Om att sätta ut en annons i den lokala tidningen var tillräckligt bra för Gramps, är det bra nog för dig!

Skojar bara. Du kan använda den lokala tidningen om du verkligen vill, men när du hyr evenemangspersonal är det förmodligen i ditt intresse att du försöker några dedikerade online-metoder.

Det finns två grundläggande vägar som vi rekommenderar:

1. DIY-metoden

Online-sökportaler gör att du kan bli lite smutsig, så att säga. På så sätt gör du din sökning manuellt med en digital plattform.

Effektivt så lägger du ut en ”önskad” annons på en webbplats. Den webbplatsen förenklar processen genom att locka användare som letar efter vilket arbete du ger. Här är några sådana webbplatser för att komma igång:

Om du är dedikerad att springa igenom hela anställningsprocessen själv är det här vägen att gå.

Tips: Denna artikel erbjuder en längre lista över webbplatser där du kan leta efter evenemangspersonal.

Kvinna som använder en dator medan hon anlitar evenemangspersonal — Hyra av evenemangspersonal? Steg 1: Skaffa en dator

2. Outsourcing

Du håller i ett evenemang. Du har så mycket på din tallrik att bara tanken på traditionell DIY hyra gör dig trött.

Outsourcing till evenemangsbyråer är helt normalt. På så sätt lämnar du intervjuprocessen till certifierade proffs.

Här är en kort lista över evenemangsmedelsföretag:

Grupper som specialiserar sig i evenemangssektorn kan hjälpa till att rekrytera evenemangspersonal med tidskrävda intervjustrategier avsedda för att välja ut de bästa arbetarna för jobbet.

Tips: Det finns vissa evenemangsbyråer som håller en lista över erfarna arbetare. Du beskriver dina behov, de har bara rätt kandidater.

3. Hur man rekryterar evenemangspersonal?

Om du planerar att rekrytera dig själv, är det inte så annorlunda än generell anställningspraxis. Men i händelse av ett evenemang är dina positioner troligen tillfälliga. Dessutom kan evenemangspersonal kräva specifika färdigheter som att driva en försäljningsbod eller köra säkerheten för evenemanget.

Här är en snabb översikt över hur du ska gå vidare när du anställer evenemangspersonal.

1. Bli beskrivande

Du måste noga skriva en arbetsbeskrivning för din evenemangsansökning, oavsett hur du gör din anställning. Det finns en konst till detta, och det är ganska viktigt.

Tips: Här är en mall av en arbetsbeskrivning för evenemangspersonal för att ge dig en uppfattning om hur det kan se ut.

Att anställa evenemangspersonal genom en intervju — Det är inte ett gott tecken när din kandidat stirrar vakant under intervjun.

2. Intervjuer

Tid för att separera vetet från agnar!

Intervjuer är en nyanserad process även för de enklaste jobben. Allt kommer ner till frågorna. Här är några användbara intervjufrågor för evenemangspersonal:

Kan du beskriva din evenemangsupplevelse?
Vad lockade dig till den här evenemangspersonalen?
Vilka är dina styrkor och hur använder du dem i evenemangshanteringssfären?
Hur fattar du tidskänsliga beslut?
Hur hanterar du överraskningar under evenemanget?
Beskriv en tid när du blev ombedd att göra något du inte hade tränat på att göra. Hur hanterade du det?
Vilket område(n) av evenemangsplanering behöver du mer förbättring eller träning?
Som en deltagare, vad tycker du gör ett evenemang trevligt?
Vad gör att du älskar att arbeta med evenemangsarrangörer i synnerhet?
Finns det något som hindrar dig från att arbeta långa timmar, helger, kvällar eller sista minuten?

Tips: Hittade du en kandidat som du gillar? Evenemangspositioner är unika, men bevara dessa universella grunder när du utökar jobbet.

Gör din personal redo

Rätt anställda kan verkligen göra eller förstöra evenemanget. Detta är en del av evenemangsbyggnaden som alltid behöver din uppmärksamhet.

Erfarna arrangörer, vad är din personliga process när det kommer till evenemangspersonal? Dela dina metoder här nedan!

Event-teknolog: Varför du kan behöva en och hur du hittar dem

Vad en event-teknolog är?