4 sätt event teknologi kan förbättra dina event

Teknik är en integrerad del av evenemangsvärlden. Med dramatiska språng i event teknologin kommer leverantörer av eventhanteringstjänster som anpassar sig att dra mest fördelar.

Men varför är teknik så viktigt för event?

Nå, det finns några skäl:

1. Event teknologi håller deltagarna intresserade och fokuserade på dina event.
2. Det låter dig engagera deltagarna på nya och spännande sätt.
3. Du kan använda den för att förbättra dina event och hitta nya sätt att marknadsföra dina talare, produkter eller varumärken.

Låt oss gå igenom några av de bästa användningarna av teknik för dina event.

1. Konstgjord intelligens

Potentialen för konstgjord intelligens har varit fascinerande för mänskligheten i nästan ett sekel. Men först nyligen började användningen vi har läst om i fiktionböcker att dyka upp i verkliga livet.

Visst är vi fortfarande några år borta från att få robotar att underhålla våra eventgäster. Men AI-teknik används redan för att göra event bättre och mer engagerande.

Istället för sökrobotar, kan du använda chatbots, som är det näst bästa.

De kan hjälpa dig att engagera dina deltagare online, svara på frågor och samla in feedback. Chatbots kan till och med kvalificera dina kunder och deltagare för att ge dem den bästa möjliga upplevelsen.

Chatbots kan frigöra din personaltid för mer produktiva uppgifter. Plus att chatbots gör väldigt bra ifrån sig oavsett hur stort ditt event är — och de integreras med alla onlineplattformar som du kanske använder.

En smart företagseventplanerare kan också använda konstgjord intelligens för att analysera eventdata. Detta kan ge värdefull insikt om prestanda och hjälpa till att maximera chanserna för framgång för framtida event.

Så även om AI-tekniken kanske inte alls är som vi föreställer oss, så är dess befintliga användningar inte bara funktionella utan också otroligt kraftfulla.

2. Hybrid event

De flesta gör en åtskillnad mellan live event och online event. Många eventplanerare anser inte ens den senare som ”riktigt” event.

Men när tekniken blir vanligare bör du överväga att integrera digitala element för deltagare i dina event. Dessa kan hjälpa dig att nå största möjliga publik. När allt kommer omkring är det, det ultimata målet för alla event.

När du lägger till en fjärrkomponent till ditt event så eliminerar du omedelbart begränsningar som platsen för ditt event, platsens kapacitet och tidsöverväganden.

Om någon inte kan delta personligen kan de bara ställa in sina telefoner eller bärbara datorer för att delta.

Dessutom kommer personer som deltar i ditt event via webben mer sannolikt att delta personligen nästa år. Detta kan hjälpa dig att öka närvaron år efter år.

Eftersom det är ganska prisvärt att streama ett event på nätet kan dina per-deltagares kostnader sänkas avsevärt. Det beror på att din publik stämmer in via Internet, som skalar utan ansträngning.

Du kan också använda streaming som en marknadsföringsstrategi genom t.ex. att bara visa några sessioner från ditt event. Även då kan det fortfarande ge otroliga resultat.

Slutligen, med hybrid event, kan du öka dina sociala medieinsatser. Genom att dela streaminglänkar på dina sociala mediesidor kommer du att engagera följare och snabbt öka antalet.

3. Event spelifiering

Eventarrangörer hatar när människor fokuserar sin uppmärksamhet på sina smartphones istället för på eventet.

Men tyvärr finns det inte mycket du kan göra för att bekämpa det. (Om du inte vill förbjuda smartphones, vilket förmodligen inte är den bästa idén.)

Istället för att slåss mot den, kan du omfamna den teknik som dina deltagare redan använder och utnyttja den för att förbättra deras upplevelse.

Ett bra exempel på detta är processen att spelifieria dina event.

Om du vill driva deltagandet i sessioner och tal, så är ett snabbt sätt att åstadkomma det på genom att skapa ett interaktivt ledarskap. På så sätt kan du spåra deltagarnas deltagande i realtid och visa interaktiv statistik över de mest engagerade gästerna.

Ett annat sätt att spelifieria dina event är att använda trivia och frågesporter kring ämnet eller temat för ditt event. Du kan hålla trivia-tävlingar om ditt varumärke och dina produkter, eller till och med i slutet av tal och presentationer.

Dessa typer av tävlingar kan hjälpa till att säkerställa att människor inte bara deltar utan också är engagerade.

Du kan till och med tillkännage ett specialpris för de mest engagerade deltagarna och hålla en symbolisk prisutdelning . Detta kan generera surr och marknadsföra eventet på sociala medier. Du kan vara säker på att många människor vill dela upplevelsen av en prisutdelning på sina sociala medieflöden, även om det bara är för skojs skull.

4. Automation för eventplanering

Du kanske inte vet detta, men jobbet som en företagseventplanerare är ett av de mest stressande yrkena i världen.

De är ständigt överhängande deadlines, i kombination med tusentals detaljer som måste tas om hand om, vilket skapar en oändlig stresscocktail som varje eventplanerare behöver ta itu med.

Lyckligtvis förändrar sakta event teknologin situationen till det bättre.

Med hjälp av event automationsverktyg kan dagens koordinatorer frigöra mer av sin tid från tråkiga och repetitiva uppgifter och effektivisera en hel del processer.

Vi har redan pratat om chatbots och hur de kan automatisera interaktioner med gästerna. Men det är bara toppen av isberget.

Projektledningsverktyg gör det möjligt för planerare att ta full kontroll över varje event, vilket hjälper till att spåra framstegen och tilldela uppgifter mer effektivt.

Verktyg som Silverpop tillhandahåller ett brett utbud av funktioner som hjälper till att hantera digital marknadsföring med lätthet. Du kan använda den för att generera försäljningsmöjligheter för ditt event, optimera din deltagares resa och analysera data för att förbättra prestandan.

Dags att omfamna event teknologin

I slutändan ger verktyg som dessa eventsplanerare en sak de behöver mest: mer tid.

Samtidigt säkerställer de inte bara att event planeringsprocessen är mindre stressande utan också hjälper till att förhindra avgörande misstag som kan spåra hela planen.

Författare: Sarah Hill är en innehållsförfattare på Seven Events Ltd – ett ledande eventföretag som erbjuder företagseventhantering, lokaler för att hitta tjänster och konferensplanering i Birmingham. Hon började sin karriär inom eventbranschen för nästan ett decennium sedan. Under tiden som gick blev hon en ivrig eventbloggare som delade sin insikt om företagseventplanering.