Hur man väljer ett evenemangstema (och vad som ska inkluderas)

Om du befinner dig i planeringsfasen av ditt event så undrar du nog hur du väljer ett evenemangstema.

Oroa dig inte, vi har tänkt på det också.

Läs den här artikeln för att ta reda på hur du väljer ditt tema genom att…

• Titta på syftet med ditt evenemang
• Tänka på din målgrupp
• Hitta rätt plats
• Hålla fast vid din budget
• Ha årstider och väder i åtanke

Vi kommer också gå igenom hur du integrerar ditt evenemangstema genom att…

• Bli kreativ med inbjudningar
• Använda sociala medier för att berätta en historia
• Dekorera för att skapa en atmosfär
• Matcha mat och drycker till temat
• Se till att underhållningen anpassas
• Organisera roliga tema-aktiviteter

Vi ger dig också några verktyg som hjälper dig att komma igång.

Hur man väljer ett evenemangstema

Innan du väljer ett evenemangstema slumpmässigt, bör du tänka på anledningen till att ha ett tema i första hand. Kommer det att locka en viss publik?

Samtidigt är det också klokt att tänka på några av de begränsningar du står inför när du väljer ett tema. Din budget för eventet kan vara en avgörande faktor.

Här är några av de saker du bör tänka på när du väljer ett evenemangstema.

1. Syftet

Den första frågan du borde ställa dig själv är vad syftet med eventet är. En välgörenhetsinsamling kommer att ha ett annat syfte än en gatufest.

Tips: Läs denna artikel för att få hjälp med att definiera målen för ditt event. Det gör det mycket lättare att välja rätt tema.

2. Publiken

Publiken som du vill locka bör också styra dina anstängningar till när du väljer ett tema. Ett kostym-event kommer inte att vara direkt lämplig för en grupp affärsmän.

Tips: Fråga dig själv frågor som vem, vad, varför och var då de kan hjälpa dig att definiera din målgrupp. Basera ditt tema runt de personer du vill ska delta i evenemanget.

3. Plats

Evenemanget kan också begränsa de möjliga teman du kan välja mellan. Du kan inte vara värd för en inomhus strandfest på ett museum. (Nå, du kan, men…)

Ditt evenemangstema ska gå hand i hand med ditt val av plats. Se till att de kompletterar varandra, snarare än att vara otillbörliga.

4. Budget

Du bör också överväga det fruktade B-ordet. Hur mycket pengar kommer det att kosta att ha av ett visst evenemangstema? Har du budgeten för det?

Exotiska platser och vackra dekorationer kan snabbt bli dyrt. Tänk på din budget när du väljer temat för ditt event.

5. Årstider

Beroende på ditt evenemang kan vädret också påverka ditt val av tema. Om du är värd för ett utomhusevenemang kan regn, vind och snökomma i vägen.

Ditt tema behöver dock inte matcha årstiden. Det skulle vara en intressant twist att vara värd för en inomhus strandfest i december.

Vad ska du inkludera i ditt tema

När du väl har bestämt temat för ditt evenemang är det dags att titta på hur du kan integrera det. Lyckligtvis är dina alternativ många.

Ju fler element du kan inkludera ditt tema i, desto starkare och mer minnesvärt kommer det att bli. Ovanliga inbjudningar, inredning och mat är också mer benägna att få delning på sociala medier.

Här är några av de saker som ditt tema kan påverka.

1. Inbjudningar

Använd evenemangsinbjudningar som ett smakprov på ditt tema. Om du organiserar en skattejakt, varför inte använda en skrynklig skattkarta som en inbjudan?

Du kan också använda egna e-postrubriker eller skriva in en visst meddelande.

Tips: Använd några av dessa idéer för kreativa inbjudningar för inspiration.

2. Marknadsföring

Temat bör också vara en del av din marknadsföring för evenemanget. Sociala medier är där du kan använda ditt tema för att berätta en historia om ditt evenemang.

Om du organiserar 70-talets disco party, lägg upp bilder av fantastiska outfits. Eller be folk att dela med sig av sin favoritdisco-sång och starta en konversation kring den.

3. Inredning

Dekorationen för eventet är förmodligen en av de viktigaste aspekterna av ditt tema. Tillsammans med platsen är dekorationen det som hjälper till att skapa den rätta stämningen.

En middag med Halloween-tema bör innehålla några spöken, pumpor och skelett. En Cinco de Mayo-fest behöver en pinata.

Tips: Titta på dessa exempel för mer visuella idéer.

4. Mat och dryck

Menyn på ditt evenemang är också en utmärkt möjlighet att införliva ditt tema. Faktum är att mat och dryck kan vara lika mycket en del av decorationen som decorationen själv.

Du kan också ändra lite på hur du serverar den. Varför inte servera pina colada i en urgröpt ananas för ditt event med Hawaii-tema?

5. Underhållning

De talare eller underhållare som du har på ditt event bör också vara i linje med temat. En julfest kräver nästan sjungande tomtenissar och så vidare.

Tips: Om du inte är säker på vilken typ av underhållning som ska gå med ditt tema, leta efter en underhållningsbyrå som specialiserar sig på tema arangemang.

6. Aktiviteter

Du kan också ta med några roliga aktiviteter till ditt evenemang. I händelse av en skattejakt är aktiviteten själva eventet. Så varför inte ha deltagarna uppklädda som pirater?

Aktiviteterna borde naturligtvis vara i linje med ditt tema.

Tips: Om du sitter fast när det kommer till idéer kan den här listan med aktiviteter hjälpa dig.

Verktyg som hjälper dig att välja ett evenemangstema

Om du behöver mer inspiration finns det ett antal webbplatser som kan hjälpa dig att få kreativiteten att flöda.

1. Pinterest: Visuella idéer för teman

Pinterest är en plats för visuell inspiration. Hitta boards dedikerade till idéer och titta på vad andra människor har gjort med deras evenemangstema.

2. Hire Space: Idéer för platser

Hire Space är ett bra ställe att börja på om du letar efter minnesvärda lokaler. Det finns något för varje tillfälle, oavsett om du organiserar en konferens eller en sommarfest.

3. Home Cooked Happy: Meny idéer

Home Cooked Happy har en lång lista med olika meny idéer för temakvällar. Använd dem som inspiration för ditt event tema, eller mixa och matcha de olika idéerna.

Slutsats

Ditt event behöver inte ha ett visst tema, men det kommer definitivt att göra det roligare och minnesvärt.

Dina gäster kommer också att vara mer benägna att berätta för sina vänner om det på sociala medier.

Slutligen, kom ihåg att ha kul med det så att det inte uppfattas som tvingande.

Lycka till med evenemangstemat!