Hyra evenemangspersonal: 3 nödvändigheter för att hitta ditt A-Team

Om du verkligen gillar att göra saker den svåra vägen, försök att ta på dig ett helt evenemang själv. När det gäller oss så gillar vi att leva med det gamla ordspråket: ”Många händer gör det lätta jobbet.”

I själva verket kommer det att vara en utmaning (om det är ett bra evenemang), oavsett din storlek på ditt team, och ditt evenemang. Men detsamma, du kan på riktigt lätta din arbetsbelastning med lite hjälp från dina vänner. Eller dina arbetare, vilket är mer troligt.

Här är dock bottenlinjen: Oftast är hyrningen av evenemangspersonal väsentligt viktiga.

Nu vill vi säga att det inte finns något fel sätt att ordna personal till evenemang, men…

Det är bättre att du går igenom det här med en tanke och med en försiktighetsåtgärd. Använd den här guiden när du tänker på att börja anställa din evenemangspersonal, och du kommer att vara på väg till en livlig samling.

1. Vad är de viktigaste rollerna för evenemangspersonal?

Det är inte alltid så enkelt som att fylla på allmänna evenemangspositioner. Arbetstagarens avsedda roll kommer att påverka ganska mycket vad gäller anställningsprocessen. Så innan vi pratar om hur man hyr evenemangspersonal, här är några av de roller du kanske behöver fylla.

1. Fältjobb

Det här är dina grundläggande evenemangspersonal positioner. Dina fältsarbetare kan göra något av följande:

• Skanna eller sälja biljetter i dörren
• Ge grundläggande information till deltagare
• Hålla i barnomsorgen
• Hjälpa säljarna
• Ta hand om att sätta upp/riva ner
• Städa efter evenemanget

2. Säkerhet

Du behöver inte gå på fullt privat säkerhetsföretag här. En liten hjälp med att hålla sakerna i nivå kan dock gå långt.

3. Leverantörer

Leverantörer är ofta tredje part som du bjuder in till ditt evenemang. Du kan dock också anställa dina egna leverantörer till specifika bås eller liknande attraktioner.

4. Marknadsföring

En går inte bara in i världens marknadsföring! Du kanske vill anställa en professionell för att hantera din evenemangskampanj.

5. Logistik och planering

Vad händer under själva dagen för evenemanget, timme för timme? Vad är planlösningen? Vad händer om en gästtalare avbryter i sista sekund? Ju större evenemang desto mer planeringspersonal vill du anställa.

Tips: Det skadar inte att leta efter första hjälpen i din potentiella personal. Alternativt erbjuder vissa grupper evenemang med utbildad medicinsk personal.

6. Mat och underhållning

Om det är ett matevenemangeller ett evenemang med mat, måste du fylla några av följande roller. Och medan de äter, varför inte ge deltagarna lite underhållning?

• Kock: Om du inte går catering-vägen, så kommer maten inte att förbereda sig själv!
• Serveringspersonal: Beroende på evenemanget kan det vara lämpligt att inkludera serveringspersonal av något slag. Särskilt om man hämtar maten så kan det vara störande för gästernas upplevelse.
• Hälsa välkomna och sittplatser: Om du vill ha det lila extra välkomnandet, eller om du har ett diagram tilldelat för sittplatser, kan en värd eller värdinna vara en riktigt fin känsla.
• Presentatör: För strukturerade evenemang, debatter eller prestationsfokuserade evenemang så ger en bra presentatör eller moderator den professionella ”oompf” till din samling. Annars kommer gästtalare och artister känna att det är pinsamt att visa sig i rampljuset.

2. Var hittar du evenemangspersonal?

Om att sätta ut en annons i den lokala tidningen var tillräckligt bra för Gramps, är det bra nog för dig!

Skojar bara. Du kan använda den lokala tidningen om du verkligen vill, men när du hyr evenemangspersonal är det förmodligen i ditt intresse att du försöker några dedikerade online-metoder.

Det finns två grundläggande vägar som vi rekommenderar:

1. DIY-metoden

Online-sökportaler gör att du kan bli lite smutsig, så att säga. På så sätt gör du din sökning manuellt med en digital plattform.

Effektivt så lägger du ut en ”önskad” annons på en webbplats. Den webbplatsen förenklar processen genom att locka användare som letar efter vilket arbete du ger. Här är några sådana webbplatser för att komma igång:

1. GIG
2. AddToEvent
3. Coople

Om du är dedikerad att springa igenom hela anställningsprocessen själv är det här vägen att gå.

Tips: Denna artikel erbjuder en längre lista över webbplatser där du kan leta efter evenemangspersonal.

2. Outsourcing

Du håller i ett evenemang. Du har så mycket på din tallrik att bara tanken på traditionell DIY hyra gör dig trött.

Outsourcing till evenemangsbyråer är helt normalt. På så sätt lämnar du intervjuprocessen till certifierade proffs.

Här är en kort lista över evenemangsmedelsföretag:

1. Flair
2. Event Staffing Agency
3. Moore People
4. Splendid
5. Elevate

Grupper som specialiserar sig i evenemangssektorn kan hjälpa till att rekrytera evenemangspersonal med tidskrävda intervjustrategier avsedda för att välja ut de bästa arbetarna för jobbet.

Tips: Det finns vissa evenemangsbyråer som håller en lista över erfarna arbetare. Du beskriver dina behov, de har bara rätt kandidater.

3. Hur man rekryterar evenemangspersonal?

Om du planerar att rekrytera dig själv, är det inte så annorlunda än generell anställningspraxis. Men i händelse av ett evenemang är dina positioner troligen tillfälliga. Dessutom kan evenemangspersonal kräva specifika färdigheter som att driva en försäljningsbod eller köra säkerheten för evenemanget.

Här är en snabb översikt över hur du ska gå vidare när du anställer evenemangspersonal.

1. Bli beskrivande

Du måste noga skriva en arbetsbeskrivning för din evenemangsansökning, oavsett hur du gör din anställning. Det finns en konst till detta, och det är ganska viktigt.

Tips: Här är en mall av en arbetsbeskrivning för evenemangspersonal för att ge dig en uppfattning om hur det kan se ut.

2. Intervjuer

Tid för att separera vetet från agnar!

Intervjuer är en nyanserad process även för de enklaste jobben. Allt kommer ner till frågorna. Här är några användbara intervjufrågor för evenemangspersonal:

• Kan du beskriva din evenemangsupplevelse?
• Vad lockade dig till den här evenemangspersonalen?
• Vilka är dina styrkor och hur använder du dem i evenemangshanteringssfären?
• Hur fattar du tidskänsliga beslut?
• Hur hanterar du överraskningar under evenemanget?
• Beskriv en tid när du blev ombedd att göra något du inte hade tränat på att göra. Hur hanterade du det?
• Vilket område(n) av evenemangsplanering behöver du mer förbättring eller träning?
• Som en deltagare, vad tycker du gör ett evenemang trevligt?
• Vad gör att du älskar att arbeta med evenemangsarrangörer i synnerhet?
• Finns det något som hindrar dig från att arbeta långa timmar, helger, kvällar eller sista minuten?

Tips: Hittade du en kandidat som du gillar? Evenemangspositioner är unika, men bevara dessa universella grunder när du utökar jobbet.

Gör din personal redo

Rätt anställda kan verkligen göra eller förstöra evenemanget. Detta är en del av evenemangsbyggnaden som alltid behöver din uppmärksamhet.

Erfarna arrangörer, vad är din personliga process när det kommer till evenemangspersonal? Dela dina metoder här nedan!