Hitta rätt plats för ditt event: Tips för att hitta det perfekta utrymmet

Att hitta rätt plats är sällan enkelt. Varje event har sina egna krav.

Att välja en plats som är tillräckligt stor (och är tillgänglig) kan vara en utmaning. Tänk på några av de frågor du behöver ställa dig själv som en evenemangs arrangör, och du kommer att förstå hur tuff processen kan vara.

Har platsen rätt teknikutrustning? Är den lätt att komma åt? Är den bemannad? Behöver jag ta med någon utrustning? Det är lätt att ge sig själv panik med allt som man behöver tänka på. Våra tips är utformade för att göra ditt liv enklare.

Det finns två aspekter att tänka på:

1. Hur processen att hitta en plats ser ut.
2. Hur man utvärderar lokaler för lämplighet.

Processen att hitta en evenemangsplats

Vilka steg ska du vidta för att hitta rätt plats? Var börjar processen och vart slutar den? Låt oss ta en titt.

1. Börja tidigt

Detta kan inte betonas nog. En populär evenemangsplats kan bokas upp månader eller till och med år i förväg. Utöver detta är bokning av talare, säljare eller artister enklare när du börjar tidigt.

Ju mer uppsägning du har desto högre är chansen att få rätt plats… och desto mindre stressfull blir processen.

2. Arbeta med en uppsättning kriterier

Tänk dig att gå till en bilhandlare utan att överväga vilken typ av MPG (Mil per gallon) eller ens hur många platser du behöver. Det skulle vara dumt. Du bör vara så beredd som möjligt.

Det gäller också för din platssökning. Du måste skapa en lista med kriterier. Detta bör omfatta allt från kapacitet till hälsa och säkerhet, avstånd från kollektivtrafik och bemanning.

För att fortsätta metaforen, se till att du inte lämnar återförsäljaren med en sportbil när du faktiskt bara behövde en funktionell familjebil.

Tips: För en bra lista med saker att tänka på, ta en titt på ”13 viktiga saker att tänka på när du väljer din eventplats”

3. Ange en budget

Att ha en budget är ett förnuftigt råd i allt du gör i livet. Det här är en del av dina kriterier, men förtjänar en egen sektion. Inte bara bör du budgetera för platsens hyra, men också för eventuell säkerhetshänsyn, bemanning och licensiering.

Tips: Det här är ett bra verktyg för att hjälpa dig att skapa en budget för ditt nästa event (inklusive platsen).

4. Skapa en kort lista och nå ut

Det kan vara väldigt frestande att bara hitta en plats som verkar lämplig och gå för den. Det kommer att innebära färre timmars diskussioner och utvärderingar, men det kan också innebära att man gör en dålig affär utan att märka det.

Att hitta bara en plats är svårt, men uppgiften för hand är faktiskt att hitta flera event och lyckas få den bästa till slut.

När du väl har valt några utrymmen som passar dina kriterier, sök upp dem för diskussioner.

De borde vilja ha din verksamhet. Av denna anledning kan platsen vara villig att hjälpa till med personal och marknadsföring. Diskussioner är också en möjlighet att kontrollera saker som utrustning och vad de kan erbjuda.

Du vill ha en lokal som förstår dina behov och kan hjälpa till med extrafunktionerna som sparar mycket stress.

Tips: Kolla in den här artikeln för tips om förhandlingar med lokaler.

5. Besök

Det är något av en gyllene regel: Boka inte en plats utan att besöka den först. Ett besök kan enkelt svänga ditt beslut på ett eller annat sätt. Att åka dit och inse att det inte finns parkering eller tillträde, oförskämd personal eller trasig utrustning. Då är det bäst att hålla sig borta.

Besök kan vara tidskrävande, men de har den extra fördelen att visa dig om platsen känns rätt för ditt event eller inte. Din känsla är viktig.

Verktyg för att undersöka platser (och hur man använder dem)

Det finns många verktyg som kan hjälpa dig att hitta platser. Vissa är mer uppenbara än andra. Verktygen nedan ska bilda åtminstone en del av din åsikt för lokalen.

1. Tagvenue

Tagvenue är ett utmärkt verktyg för alla slags event. De har en brittisk och australisk databas och låter dig söka på över 5000 platser.

Deras sökverktyg låter dig ange eventtypen, antalet gäster och önskad plats och det ger dig ett lämpligt resultat. Om du till exempel planerar en musikkonsert live för 200 gäster i Manchester så anger du dessa kriterier för en redan färdig lista.

Du kan också filtrera de resultat du får. Förbind dessa filter till din lista med kriterier. Du kan söka efter specifik A/V-utrustning, alkohollicenser, säkerhet och mycket mer.

Alternativt är Venue Scanner en annan webbplats med mycket liknande funktionalitet. Om du kämpar för att hitta resultat i ditt område, prova också deras databas.

2. Eventsidor för webbplatser

Eventsidor för webbplatser är där du kan hitta massor av befintliga evenemang. Det är inget fel med att få inspiration från event som liknar ditt.

För att vända ingenjörssidor bläddrar du liknande event i det relevanta området. (Alla evenemangssidor har funktionen där du kan filtrera resultat.)

Du kommer snabbt att upptäcka vilka platser som används för liknande event. Då kan du skapa en lista över lokaler för research.

Denna teknik kräver att du gör en hel del arbete. Men det garanterar att du hittar evenemang som är aktiva och används i din bransch.

Tips: Det finns hundratals evenemangssidor där ute. För 10 av de bästa i Storbritannien, kolla in den här guiden.

3. Sökmotorer

Rådgivning här är inte begränsad till Google, men låt oss säga det: Google är vad du har tänkt på.

Evenemangsplanerare har ett kärleksrelaterat förhållande med Google. Detta är helt förståeligt.

Det är fortfarande den bästa metoden att söka efter nästan vad som helst. Platser är inte annorlunda. Du kan få massor av resultat med bara några sökordssökningar, men detta kan skapa mer arbete.

En sökning efter ”musikplats Birmingham” eller ”konferenslokal Southampton” kommer att ge dig många sidor att gå igenom.

Tyvärr kommer de platser som visas i dina resultat inte att filtreras. Du måste gräva lite för att fastställa om de är lämpliga.

Google garanterar inte att en plats som visas på din sökning är tillgänglig. Det kan vara frustrerad att hitta en plats som har varit stängd i flera månader.

Tips: För att blir bättre på ditt Google-sökande, kolla in dessa ”Google sökhacks som gör ditt liv enklare”

Ytterligare överväganden

Nu känner du till processen med att göra en kort lista över platser och var du ska leta efter potentiella evenemangsutrymmen. Här är några andra överväganden.

1. Målgrupp

En plats kan vara perfekt på papper men har inte rätt känsla för din målgrupp. Att anordna en metallkonsert? Boka inte det i en klassisk musiklokal. Ska du boka ett evenemang för ambitiösa tjänstemän? Gå exklusivt. Tänk på vad din målgrupp förväntar sig.

2. Fyll rummet

Om du förväntar dig 100 deltagare och har hittat en plats för 500 personer inom budgeten, överväga ändå en mindre plats. Det kan tyckas kontraintuitivt (och att ha lite extra utrymme är bra), men en stor plats kommer att göra att det känns som att det är färre gäster som deltar.

3. Faciliteter, säljare och andra tjänster

Behöver du servera mat på ditt evenemang? Skulle du behöva bord och stolar eller är det ett stående event? Kan säkerheten tillhandahållas av platsen? Ta reda på vad som erbjuds tidigt för att undvika huvudvärk vid ett senare tillfälle.

Tips: Ett bra tillägg till eventet är en utmärkt webbplats för att hitta leverantörer om du behöver skaffa det själv.

Gå på platsjakt idag

Beväpnad med dessa tips kan du skapa en stark lista över alternativ och börja höra av dig. Att vara smart om det och att etablera dina behov tidigt kommer att spara mycket tid och stress.

När du har hittat rätt plats, gå igenom dessa tips för planering av event för att se till att du organiserar en framgång. Lycklig platsjakt!