Hur man organiserar en musikfestival: 4 steg till framgång

Vi är verkligen i festivalens årtionde.

Över hela världen blir framgångsrika festivaler varumärken för sig själva. I en musikbransch där framgång är långt ifrån garanterad, kan en musikfestival som gjorts rätt vara fantastisk för alla involverade.

Gjord fel, det kan innebära katastrof.

Skräckhistorier som Fyre Festival—aka ”The Greatest Party Never Held”—kan fungera som en varnande historia. Faktum är att vi redan har extraherat värdefulla lärdomar från Fyre Festival tidigare.

Så, hur ser du till att din musikfestival blir gjord rätt?

1. Identifiera vem din musikfestival är för

Det här är en del av att bygga ett varumärke för din festival. Festivaler säljs vanligtvis inte på bara en headliner. Istället säljs de som en plats för att upptäcka nya band och ett gemensamt utrymme för musiker i en liknande genre eller inriktning på samma publik.

För att bäst förstå denna nivå av marknadsföring, ta reda på vem din publik är. Kommer du att rikta in dig på elektroniska musikentusiaster eller metal fans? Din målgrupp kommer i hög grad att påverka alla ytterligare beslut du fattar.

Ta Download Festival som ett exempel. De har dragit nytta av över 15 års historia. På den tiden var alla lineups och annonserings strategier vridna för att rikta in sig på personer som gillar tung musik. Av den anledningen köper folk biljetter till festivalen redan innan arrangemanget meddelas.

Det finns ett antal metoder för att begränsa din evenemangs målgrupp:

Undersökningar

Du kan skicka ut undersökningar till din befintliga adresslista för att ta reda på vilka band de lyssnar på, var de hittar spelningar och vad de skulle vilja se på din festival.

Deltagande personas

Skapa en deltagande persona-profil för ditt ”idealiska” festival fan. Vad är deras åldersintervall? Vilka är deras intressen? Vilken musik lyssnar de på?

Forskning om konkurrenter

Var noga med att veta vad dina konkurrenter och liknande festivaler gör.

Tips: Kolla in den här guiden om att identifiera och locka festival fans.

2. Bestäm om huruvida inomhus eller utomhus är bäst

Arrangörer som anordnar en festival, har ofta glamorösa bilder på 80,000 människor som kommer och ser sina headliners på ett stort område. Bilder av Woodstock eller Glastonbury kanske kommer till minnet. Men utomhus är inte alltid bäst. Du bör överväga för och nackdelar med inomhus och utomhus innan du bokar ditt evenemang.

Utomhusfestivaler

Utomhusfestivaler är bra, men de leder till många potentiella fallgropar. Det finns unika problem att tänka på som kommer med att ha det utomhus. Du kan behöva hämta eller överväga annan utrustning.

Ofta har fältet eller utomhusutrymmet du valt inte utformats för musikevenemang. Det innebär att du i grund och botten måste skapa din egen plats i förväg. Allt detta för chansen att du kanske blir regnade på.

Fördelar med en utomhusfestival

• Mer utrymme och möjligheten att sätta upp flera scener.
• Mer utrymme för säljare.
• Utrymme för människor att campa om din plan är en helgfestival.

Nackdelar med en utomhusfestival

• Väder kan göra en inverkan, oavsett hur mycket du förbereder dig.
• Utrustning för en utomhusfestival kan vara svår att hitta en plats för samt att hantera.
• Du måste skapa hinder och kontrollera biljettförsäljning så att ingen kan smyga in.
• Du kommer inte att få hjälp av platsen och platspersonalen.

Inomhusfestivaler

Att anordna det inomhus betyder att du kommer att vara mer redo i förväg. Personalen på platsen kan används för spelningarna. Du behöver inte konfigurera gränser, och säkerheten kommer sannolikt att bli enklare. Stora platser inkluderar utrustning, dörrpersonal, teknisk personal och mycket mer. Det lämnar färre saker att oroa sig för.

Fördelar med en inomhusfestival

• Du kan använda faciliteterna och kontakterna till den plats du väljer.
• Ingen risk för väderproblem.
• Utrustningen kommer sannolikt redan att vara inställd.

Nackdelar med en inomhusfestival

• Utrymmet är mer begränsat.
• Flera scener blir mycket knepigare.
• Mindre utrymme för andra säljare och aktiviteter.

Tips: Kolla in vår guide för att planera ett musikevenemang, som inkluderar platshänsyn.

3. Var inte rädd för att börja smått

Om du inte har en enorm budget, kommer din första festival troligen inte att vara massiv. Att börja smått är en bra idé, ändå. Enligt Jason Carter, grundare av ONE Musicfest:

När du bygger en festival från grunden kommer det att ta dig ungefär fem år för att folk verkligen ska fångas, från handlingarna till sponsorerna till konsumenterna.

Festivaler som Y Not anses ofta som exempel på dem som har blivit ”giriga”. The Guardian-utredningen av varför festivaler slutar dåligt förklarar mer:

Y Not Festival har gått från 8,000 till 25,000 kapaciteter på bara tre år, vilket kan förklara bristen på personal och de arga Facebook-kommentarerna som citerar ”girighet” som huvudproblemet.

Skala upp långsamt

Denna tillväxt i kapacitet—över 300% på tre år—är inte något du borde vilja replikera. Om du börjar med en kapacitet på 1,000-2,000 för att hålla den hanterbar, är en ökning med 33% till 50% år för år mer hållbart.

Ett steg i taget

Börja inte med flera scener. Börja istället med en, få den rätt, och skala sedan upp och replikera. Detta kan vara ett sätt att gradvis öka kapaciteten och få erfarenhet av hur man kör på en scen före delegering av en andra.

Skaffa rätt verktyg

Verktyg som Billetto för biljettförsäljning och Festivalpro för schemaläggning och säljförvaltning kan låta även små festivaler att lyckas från start.

Förhoppningsvis kommer din festival att bli en som växer. Dock måste denna tillväxt hanteras. Se till att du har en plan för extra bemanning, extra musiker och ökat antal deltagare. Sluta inte som en av dem varnande historierna.

Tips: Här är en bra titt på vad som krävs för att gradvis skala upp din musikfestival.

4. Ta en företagsinriktning

Människor som startar musikfestivaler gör vanligtvis det eftersom de älskar musik. Du kanske inte är den bästa företagspersonen, men du måste lära dig fort. Om du vill att din festival ska vara ett årlig evenemang, eller om du riskerar pengar, måste du få företagssidan rätt.

Budget

Utarbeta den minsta möjliga budgeten du behöver för att få festivalen gjord på ett säkert sätt. Du kan följa denna 9-stegs strategin för att sätta ihop en evenemangsbudget. Att ignorera vad du spenderar eller glömmer bort några av utgifterna kan innebära att du förlorar pengar på festivalen.

Tips: Ta en titt på vår guide för att förbereda och hantera din evenemangsbudget för fler tips.

Marknadsföring

Marknadsföringsstrategin för din festival kommer att vara en naturlig förlängning av att utse vem din målgrupp är (Se #1). Ta reda på var de hänger, både online och offline, och följ våra tips för att marknadsföra i enlighet därmed.

Tips: Vår guide för att marknadsföra ett musikevenemang bör vara till stor hjälp.

Partnerskap

Oavsett hur säker du är, finns det inget behov av att gå ensam. Att bygga partnerskap är viktigt för musikfestivaler.

Få pengar

Det här kan innebära att hitta sponsorer, vilket kan vara till en stor ekonomisk hjälp. Skapa ett sponsringspaket för musikfestivalen för att locka till dig potentiella finansiella hjälpare.

Få hjälp

Partnerskap kan också innebära att du använder externa leverantörer för mat och dryck, samarbeten med säkerhetsföretag, sanitetsföretag och mycket mer. Delegationen kan vara dyr, men det betyder också mycket mindre för dig att oroa dig för.

Tips: För mer information, kolla in vår guide för att få evenemangs sponsorer.

Hälsa och säkerhet

Tre ord för att skicka rysningar ner i ryggraden. Du måste överväga tillstånd, evenemangsförsäkring, säkerhet och första hjälpen.

Det är ofta en bra idé att anställa en hälso- och säkerhetskonsult och delegera denna uppgift till personer som vet exakt vad de gör.

Tips: Vår guide till hälsa och säkerhet för evenemang täcker allt du behöver veta.

Kom ihåg din motivation

Att starta en musikfestival från början är en väldigt knepig sak att göra. Men om det blir gjort rätt kan det bli ett livskraftigt företag såväl som ett roligt och trevligt evenemang.

För att se till att det går rätt, följ våra tips, var noga, och—viktigast—kom ihåg din motivation för att planera festivalen i första hand. När tiderna blir svåra, så är det i slutändan vad som kommer att hålla dig på vägen.