Konferenshanterings kurs: 15 steg till framgång

Konferenser är ett bra sätt för människor att ansluta till varandra. De är också ett bra ställe att lära sig om den senaste industrins utveckling.

Men de kan vara massor att organisera och hantera.

Denna artikel kommer att ge dig en kurs i konferenshantering. På så sätt kan du vara förberedd ifall något oväntat händer.

Vi kommer att täcka hur man ska…

• Skapa ett tema för sin konferens
• Fokusera på sin målgrupp
• Skapa en tidslinje
• Ange en budget
• Sätta ihop ett team
• Rekrytera talare
• Säkra sponsorer
• Hitta en plats
• Skapa nätverksmöjligheter
• Hyra teknisk utrustning
• Hitta en matleverantör
• Organisera boende
• Skapa marknadsansvar
• Finnas på sociala medier
• Hitta rätt konferenshanteringssystem

Klara? Färdiga? Gå!

1. Varför organiserar du en konferens?

Konferenser adresserar ett specifikt ämne av intresse för deltagarna. Det måste finnas en röd tråd som förenar talarna, sponsorerna och deltagarna.

Det kan vara…

• ”Framtiden för sociala medier”
• ”Hur man bygger sitt företag på en björnmarknad”
• ”Politisk aktivism 2019”.

Ange ett tema för konferensen för att fokusera dina ansträngningar på att hantera det. Läs mer om hur man bestämmer ett tema.

2. Vem är konferensen för?

De viktigaste personerna på din konferens är deltagarna. Allt du gör bör vägledas av vad som gör att de kommer dyka upp.

Tänk på följande:

• Vilka specifika ämnen är viktiga för dem?
• Vilka talare skulle de vilja ha?
• Vilken plats kan de komma till?
• Vilken mat och dryck skulle de uppskatta?
• Vem vill de nätverka med?

Läs mer om varför din målgrupp är viktig.

3. Skapa en tidslinje

Besluta om ett preliminärt datum för din konferens. Du kommer sannolikt att behöva justera det när du pratar med lokaler och talare.

Men när du ställer in ett datum ska du att skapa en tidslinje för vad som behöver hända och när.

Använd detta exemple på en konferensens tidslinje för att bli inspirerad.

4. Ange en budget

Budgeten för din konferens bestämmer eventets omfattning. Liksom din tidslinje måste din konferensbudget vara preliminär först.

Du kan ändra den när du pratar med sponsorer och börjar rekrytera för olika uppdrag.

Använd den här konferensbudgetmallen för att komma igång.

5. Sätt ihop ett team

Mycket arbete går till att sätta ihop en konferens, så du behöver ett team bakom dig.

Några av de människor du behöver är…

• Säljare för att säkra sponsorer och utställare.
• Marknadsförings personal för att kontakta media-affärer, hantera sociala medier och maila deltagare.
• Logistik personal för att organisera platsen, catering och planlösning.
• Producenter som kommunicerar med talare och skapar dagordningen.
• Tekniker för att organisera ljud, ljus och bilder.
• Administratörer som hjälper dig med planering, budgetering och hantering.

Läs mer om hur man strukturerar de enskilda undergrupperna.

6. Rekrytera talare

Skapa en önskelista för talare och utarbeta sedan ditt värdeförslag.

Tänk på dessa punkter:

• Hur kommer talarna att dra fördel av att låna sin trovärdighet till din konferens?
• Har de en bok eller en innovation att marknadsföra?
• Är målgruppen för din konferens också deras målgrupp?

Slutligen kanske talarna vill ha lite penningkompensation för sin tid. Därför är det en bra idé att inkludera avgifterna i din budget.

Läs mer om nyckeltal för talare.

7. Säkra sponsorer

Sponsorer är en stor tillgång till din konferens eftersom de kommer att ge dig trovärdighet. Ännu viktigare, de hjälper dig att finansiera evenemanget.

Ditt säljteam ska hålla utkik efter företag som är intresserade av att sälja till konferensdeltagarna. Förbered några sponsringspaket du kan sälja till dem.

Hitta inspiration i dessa sponsringspaket för konferenser.

8. Hitta en plats

Platsen ska vara attraktiv, men mest av allt passa för ändamålet. När du går på jakt efter en plats, borde du fråga dig följande frågor:

• Är platsen tillgänglig för alla?
• Finns det närliggande boenden och restauranger?
• Kommer platsen att vara tillgänglig för konferensdatumet?
• Kan platsen hålla antalet personer du förväntar dig att ska delta?
• Har du råd att hyra platsen?
• Innehåller det någon personal, teknisk utrustning eller catering?

Hitta inspiration med denna fullständiga lista över brittiska städer med konferenslokaler.

9. Skapa nätverksmöjligheter

Konferenser är ett bra sätt för deltagare att lära av talare. Men de kommer också att vara intresserade av att nätverka med varandra. En bullrig konferenssal är inte alltid det bästa stället att göra det på.

Du bör säkra vissa mötesrum för en-till-en-sessioner mellan konferensdeltagare. Alternativt kan du organisera ett hastighetsnätverks event på konferensen.

10. Hyra teknisk utrustning

Om platsen du hyr inte innehåller teknisk utrustning, måste du hitta en leverantör. Se till att du har följande aspekter:

• Video: projektorer och skärmar för videoklipp och PowerPoint-presentationer
• Ljud: mikrofoner, förstärkare, bildskärmar och mixers till dina talare
• Belysning: strålkastare, mood belysning och allmän belysning för filmning
• Broadcasting: kameror och WiFi för att spela in, streama eller sända din konferens

Börja med att titta på de 20 bästa AV-utrustningsleverantörerna i Storbritannien.

11. Hitta en caterer

Mat och dryck kanske inte ingår i platsens hyra heller, så det är viktigt att planera ut matleveransen. Kom ihåg att överväga kostbegränsningar när du bestämmer dig för menyn.

Titta på dessa topp 8 konferens catering företag för lite inspiration.

12. Se till att deltagare har boende

Många konferenser fortsätter i flera dagar, så du måste se till att deltagare har en plats att bo.

Webbplatser som HireSpace ger dig en lista över konferenslokaler med närliggande boende.

13. Hitta en skrivare för att skapa marknadsansvar

Din konferens kommer att behöva vissa banderoller, affischer, flygblad och andra marknadsföringsskydd. Viktigast, dina deltagare behöver en agenda för konferensen.

Titta på denna Pinterest-sida för att få några idéer för din konferenssäkerhet.

14. Finnas på sociala medier

LinkedIn är din vän när det gäller konferenser. Men det betyder inte att du bör försumma alla andra populära plattformar.

Här är några idéer för att öka din konferens med sociala medier:

• Skapa dedikerade konferenskonton på plattformar som Facebook
• Skapa en kampanjvideo på YouTube
• Skapa hashtags på Instagram och Twitter
• Skriv blogginlägg på LinkedIn
• Lägg upp bilder på Pinterest och Instagram
• Live-tweeta konferensen och tagga talare och sponsorer
• Placera dina sociala mediers kontonamn och hashtags över hela platsen

Sociala medier är ett gratis marknadsföringsverktyg som du inte kan leva utan. Men du bör också överväga att betala för kampanjer som en del av din marknadsföring.

15. Få ett konferenshanteringssystem

Du behöver ett konferenshanteringssystem eftersom det hjälper dig att spara tid. Det är också användbart för att hantera dina biljetter och registreringar.

Du borde hitta ett system som låter dig…

• Registrera deltagare och sälja biljetter
• Hanterar platsen med realtidsdata
• Samlar deltagarnas data och få insikter
• Integrera med sociala medier
• Få tillgång till allt via en mobilapp
• Kolla in deltagare på plats

Det hjälper också om det är lätt att installera och fritt att använda. Ta en titt på Billettos konferenshanteringssystem.

Kom ihåg att följa upp

Du vet nu grunderna för att hantera en konferens. (Om du vill veta mer, läs vår artikel om att organisera en konferens.) Med rätt planering och ledning kan det bli en strålande framgång. Men när allt är sagt och gjort, borde du komma ihåg att följa upp.

Få så mycket feedback som möjligt från talare, sponsorer, ditt team och deltagarna. Det är ovärderligt när du ska organisera din nästa konferens. Skicka ett tack-mail för att låta dem veta att du uppskattar deras närvaro och support.

Lycka till med din konferens!