Hur man förbereder och hanterar sin evenemangsbudget som en expert

Pengar får världen att gå runt, och det kan bära eller brista när det kommer till ditt event. Så låt oss prata om hur du förbereder och hanterar din evenemangsbudget.

I den här artikeln går vi igenom…

• Hur man skapar en eventbudgetstrategi
• Vilka utgifter du kan förvänta dig på plats
• Vilka teknikutgifter du bör överväga
• Vart du ska fokusera din marknadsbudget?
• Hur du kan tjäna lite pengar på ditt event
• Tips för att vidga din evenemangsbudget
• Var du hittar kostnadsfria evenemangsbudget mallar

Det finns mycket att gå igenom, så låt oss börja.

Skapa en eventbudgetstrategi

Det är viktigt att ha en övergripande strategi innan du gör några beräkningar. Titta på den stora bilden och se till att du har en översikt.

Här är några saker att tänka på när du gör en eventbudgetstrategi:

1. Börja med ditt mål

Vad är syftet med evenemanget? Är det att göra vinst, samla in pengar eller sprida medvetenhet?

2. Titta på data

Titta på intäkter och kostnader från dina tidigare event. Alternativt, titta på studier från andra event.

3. Skriv ner allt

Det är viktigt att räkna varje öre när du sätter ihop och hanterar din evenemangsbudget.

4. Kommunicera med ditt team

Se till att ditt team förstår budgeten. Kommunicera tydligt med alla andelsägare.

5. Håll koll på trender vad gäller eventbranschen

Håll ett öga på vad andra event spenderar på sina budgetar. Det kommer att indikera alla nya trender du borde vara medveten om.

6. Skapa en budgetplan för eventet

Innan vi kommer in på detaljerna är det en bra idé att skapa en översikt över hur dina utgifter kommer att se ut. Använd den här mallen för att hjälpa dig att skapa en.

Eventkostnader på plats

Det är troligt att kostnaderna för lokalen äter upp det mesta av din budget. Men spendera gärna mer på marknadsföring om dina kostnader är låga.

Här nedan följer några av de utgifter på plats som du ska inkludera i dina beräkningar.

1. Lokal

Lokalen är oftast den största utgiften för evenemanget. Undersök dina alternativ och förhandla priset så mycket du kan.

2. Talare och underhållare

Bokning av talare eller underhållare kan också vara dyrt, beroende på deras krav.

3. Personal

Små evenemang kräver inte mycket personal — kanske bara du. Men det kan bli dyrt för större event som konferenser och festivaler.

Kostnader för eventleverantörer

Du kanske behöver några externa leverantörer för att hjälpa dig med evenemanget. Det är en bra idé att samla priser och jämföra innan du bestämmer dig.

1. Catering

Mat och dryck uppskattas alltid (speciellt om du anordnar ett matevent). Oavsett om det ingår i priset, behöver du en matleverantör för att organisera det.

2. Fotografier

Det är viktigt att ha någon på plats för att ta bilder och videor från evenemanget. Det kommer att vara ovärderligt för marknadsföring och sociala mediers ändamål efter eventet.

3. Skyltning och dekoration

Att marknadsföra ett evenemang kommer också att äta upp din budget, så du bör shoppa runt för bra erbjudanden.

Tips: AddToEvent är ett utmärkt ställe att hitta leverantörer för ditt evenemang och jämföra deras priser.

Event tekniska kostnader

Den här artikeln finns i det digitala utrymmet… och så kommer mycket av ditt event. Därför måste du överväga eventuella utgifter relaterade till events teknik.

Här nedan ser du några av de tekniska aspekterna du borde budgetera för.

1. Eventhanteringsverktyg

Programvara för eventhantering är en av de bästa sakerna du kan spendera pengar på. Det kommer att göra ditt liv enklare genom att hjälpa dig att sälja biljetter och samla in data.

2. Evenemangs app

Om du organiserar ett storskalig event som en konferens eller festival, kanske du behöver en app. Kom ihåg att fördela medel till utveckling och marknadsföring.

3. Systemintegration

Du kanske hamnar med en hel del appar. Program för eventhantering, sociala media hanteringsprogram och plugin för webbsidor. Du kan behöva anställa någon för att säkerställa att allt är integrerat och löper smidigt.

4. Live streaming

Live streaming kan vara bra marknadsföring för ett event. Men du kanske behöver kameror, mikrofoner, kamerabesättning och en social media manager.

Eventmarknadsförings kostnader

Du måste definitivt fördela en del av din budget för marknadsföring. Utan det blir det svårt att få deltagare till ditt evenemang.

Låt oss titta på några av de olika sätten du kan spendera din marknadsföringsbudget.

1. SEO och SEM

SEO är viktigt för att hjälpa din evenemangswebbplats att hittas på Google. Du kanske också vill komplettera med några PPC-annonser på Google AdWords.

2. PR-kampanj

En PR-kampanj kan hjälpa ditt event att bli upptäckt av media utbudet. Du kan hyra en byrå eller spendera tid på att göra din egen media undersökning.

3. Sociala medier annonser

Du kan marknadsföra ditt evenemang på alla sociala medier. Ange en del av din budget åt sidor som annonser på Facebook, YouTube, Instagram och Twitter. Du kanske också vill ha ett verktyg för social media hantering.

Potentiella eventintäkter

Det är inte alltid jämmer och elände i budgetavdelningen. Du har också några möjligheter att tjäna pengar på ditt event.

Här är några av sätten du kan få mer utav det.

1. Sponsorer

Nå ut till företag som är intresserade av din eventgrupp. Se om du kan säkra några sponsorer i utbyte mot marknadsföring av dem.

2. Varor

Du kan sälja varor av alla slag. T-shirts, koppar, väskor… möjligheterna är oändliga.

3. Donationer

Om du organiserar ett insamlingsevent, fokusera på att hitta givare. Be om både personliga och företagsbidrag.

4. Mat och dryck

Om inte mat och dryck ingår i biljetten kan du tjäna pengar på att sälja de på plats.

Hur vidgar du din evenemangsbudget

Om du fortfarande kämpar med din budget, så finns det några fler tips att täcka.

1. Inflytande influencers

Vet du någon på sociala medier? Har du några vanliga kunder? Be dem hjälpa dig med din marknadsföring genom att sprida ordet om ditt event.

2. Använd gratis onlineverktyg

Inte alla appar kostar pengar. Ett skrämmande antal användbara är gratis. Faktum är att vi skrev en hel artikel om gratis eventplanerings verktyg.

3. Använd frilansare eller volontärer

Du kan minska personalkostnaderna genom att ge vissa uppgifter till frivilliga och frilansare.

4. Ha kvar reserver

Det är alltid bra att spara lite pengar för en regnig dag. Håll 10% av din budget i en akutfond om saker plötsligt går söderut.

Tips: Du kan läsa den här artikeln för att lära dig mer om att skära ner eventkostnader utan att påverka kvaliteten.

Eventbudget mall

Det snabbaste sättet att skapa en eventbudget är att använda Google Sheets. Det är gratis att använda, och du får ett kalkylblad med formler för att göra beräkningar.

Tips: Oroa dig inte om du inte känner dig bekväm med att skapa en budgetmall själv. Det finns gott om gratis mallar du kan ladda ner online.

Börja förbereda din budget

Som vi har täckt någon annanstans på den här bloggen, så är det viktigt att börja med makrot och sedan gå mikro. Gör en stor bildlig plan först och utvärdera sedan varje detalj separat.

Det tillvägagångssättet hjälper dig att formulera en evenemangsbudget strategi. När du har det, handlar det bara om att undersöka priser och förhandla.

Lycka till med din evenemangsbudget, och glöm inte nödfonden!