Den ultimata guiden till ett framgångsrikt privat evenemang

Har du blivit ansvarig för att organisera ett bröllop, födelsedag eller familjeåterförening? Eller kanske vill du planera en trevlig fest för dina kollegor på jobbet?

Då har du kommit till rätt ställe. Detta är vår ultimata guide till ett framgångsrikt privat evenemang. Även om det kan vara små och privata, finns det fortfarande många saker att tänka på för att det ska fungera smidigt.

Vad du kommer att lära dig i den här guiden:

• Hur du planerar mat, underhållning och lokal (och hur du säkerställer integritet).
• Var och hur du marknadsför ditt privata evenemang, även om det är litet.
• Vad ska du göra som värd under själva dagen för ditt evenemanget.
• De olika sätten du kan följa upp när festen är över.

1. Planera ditt privata evenemang

Det första steget att planera ditt privata evenemang är att överväga tema, syfte och målgrupp. När du väl vet det kan du börja skapa en realistisk budget och tidslinje.

Här är några av de viktigaste frågorna att tänka på när du planerar ett privat evenemang:

Lokal

Är lokalen lämplig för evenemangets tema?

Sekretess

Ger lokalen önskad nivå av integritet?

Meny

Vad finns på menyn och hur kommer det att serveras?

Underhållning

Planerar du att tala eller vill du hyra en underhållare?

Budget och tidslinje

Hur mycket pengar och tid har du att arbeta med?

Eftersom privata evenemang är så varierade bör du alltid planera enligt begreppet av evenemanget.

Vad ska du göra nu

Vår djupgående guide kommer att ta itu med var och en av dessa frågor och hjälpa dig att skapa en fast plan för ditt privata evenemang.

Ytterligare läsning: Hur man planerar ett privat evenemang: 11 saker att tänka på.

2. Marknadsför ditt privata evenemang

Den marknadsförande aspekten av ditt privata evenemang kommer ofta att fokusera på dess exklusivitet. Oavsett om det är ett bröllop eller en kändismiddag, kommer folk att uppskatta att det inte är för alla.

Här är några av de många sätten du kan marknadsföra ditt privata evenemang:

Timing

Överväg tidpunkten för ditt evenemang och marknadsför långt i förväg.

Målgrupp

Fokusera på de marknadsföringskanaler som används av publiken.

Varumärkes advokater

Hävstång förbi deltagare för att hjälpa dig att marknadsföra det kommande evenemanget.

Exklusivitet

Bekräfta evenemangets exklusivitet för att skapa intresse.

Influencers

Bjud in influencers till evenemanget och använd deras namn för att marknadsföra det.

Tävlingar

Skapa en tävling om biljetter, så att folk delar evenemanget.

Biljettförsäljning

Använd en biljettplattform för att sälja biljetter och få datainsikt.

Inte alla dessa metoder kommer att gälla för ditt evenemang. Bjud inte in en social media-påverkare till ditt bröllop eller släktträff…om du inte känner till dem.

Vad ska du göra nu

Oavsett vilken typ av privat evenemang du organiserar är chansen stor att du hittar lite inspiration i vår djupgående guide om hur du marknadsför den.

Ytterligare läsning: 12 sätt att marknadsföra ett privat evenemang.

3. Vara värd för ditt privata evenemang

Som värd för ditt privata evenemang läggs upplevelsen som dina gäster känner i dina händer. Om du organiserar en födelsedag eller ett bröllop, så är det allt viktigare att du är redo.

Försök att planera så många av dessa saker i förväg, så att du minimerar stressen under den dagen:

Tillgång

Kontrollera att det finns rätt tillgång till lokalen och vägbeskrivningar till nyckelområden.

Sittplatser

Ordna borden och sittplatserna så att alla vet var de borde vara.

Atmosfär

Sätt stämningen med musik och belysning för att skapa en trevlig atmosfär.

Underhållning

Behaga alla underhållare eller talare och ge dem utrymme att slappna av och förbereda.

Teknisk utrustning

Kontrollera all teknisk utrustning, t.ex. mikrofon, ljudsystem, projektor, strålkastare och IT-system.

Drycker och snacks

Förbered välkomstdrinkar och småplock för när gästerna kommer.

Sociala medier

Ta bilder, spela in videoklipp och uppmuntra delning på sociala medier.

Om du inte har tid att förbereda allt detta före dagen, ge dig då tillräckligt med tid dagen innan gästerna anländer.

Vad ska du göra nu

Om du tycker att det låter som att hantera allt på en gång, oroa dig inte. Vi har sammanställt en detaljerad guide som går igenom stegen för att vara värd för ett privat evenemang.

Ytterligare läsning: Guide till att vara värd för ett privat event (i 9 steg).

4. Uppföljning efter ditt privata evenemang

Hur du följer upp efter ett privat evenemang beror i stor utsträckning på typen av evenemang. För familjeåterförening kan du återansluta på Facebook. För affärsmöten kan det vara LinkedIn. Här är några av de viktigaste uppgifterna i uppföljningsfasen av ett privat evenemang:

Tack alla

Tacka dina gäster för att de kom och glöm inte ditt team och lokalen också. Du bör också tacka alla sponsorer, säljare och influencers som hjälpte dig.

Granska mål

Se om du nått målen för evenemanget. Var det att träffa en klient? Eller kanske bara att ha det kul med din familj och dina vänner?

Feedback

Få feedback från alla om hur bra du gjorde så att du kan förbättra framtida evenemang.

Anslut online

Du ska stärka de anslutningar du har skapat eller återupplivat genom att länka dem online.

Budget

Räkna upp dina inkomster och utgifter för att se om du är i svart eller rött. Använd din biljettförsäljningsplattform för att göra det (om du har en).

Marknadsför nästa evenemang

Sätt upp dina gäster för nästa privata evenemang som du ska sätta upp. Du kan göra dem till varumärkesförespråkare genom att erbjuda dem några incitament som en rabatt.

Skapa höjdpunkter

Samla alla foton och videoklipp från evenemanget och dela dem med dina gäster så att de kan återuppleva de ögonblick du skapade tillsammans.

Använd din bästa bedömningen när du följer upp. Att dela selfies från evenemang med din företagsklient kanske inte är lämplig. Eller kanske är det precis vad de skulle vilja se från dig!

Vad ska du göra nu

Vi har gått igenom var och en av dessa idéer i vår guide om hur du stärker dina kontakter efter evenemanget. Läs guiden genom att klicka på länken här nedanför.

Ytterligare läsning: Stärk dina kontakter: Så här följer man upp efter ett privat evenemang.

Sammanfattning

Det var en snabb genomgång av allt du behöver veta om du vill skapa ett framgångsrikt privat evenemang. Förhoppningsvis kommer du att dra nytta av dina nya kunskaper när det gäller ditt eget evenemang.

Viktigt att ta med

Här är några av de viktigaste sakerna du bör ta med dig när du börjar planera:

• Tänk på den nivå av integritet som erbjuds av lokalen innan du bokar den.
• Fokusera på exklusivitet när du marknadsför evenemanget till dina potentiella gäster.
• Se till att det finns tillräcklig tillgång till lokalen och skapa en trevlig atmosfär.
• Stärk dina kontakter genom att nå ut till människor efter evenemanget.

Känner du dig mindre stressad med att organisera ditt privata evenemang nu? Ge oss dina tankar i kommentarfältet här nedan!