Den ultimata guiden till en framgångsrik show

Välkommen till den ultimata guiden till en framgångsrik show!

Shower kommer i många olika former och storlekar. Det kan vara en cabaret show, en komedikväll, ett poesi evenemang, eller ett jazz uppträdande.

Vad de alla har gemensamt är att de involverar begåvade artister, spektakulära lokaler och publik som är hungriga för underhållning av hög kvalitet.

Vad du kommer att lära dig i den här guiden

• Vilka aspekter du ska prioritera när du planerar en show.
• De många olika sätten du kan marknadsföra för att sälja biljetter.
• Var din uppmärksamhet måste vara under själva dagen för showen.
• Vad du ska göra när du följer upp efter en show.

1. Planera din show

Planeringen av din show kräver att du undersöker, förhandlar med och slutligen bokar de utövande. Men det är inte det enda du behöver oroa sig för!

Låt oss titta på några av sätten att planera en show på rätt sätt:

Direkt vs. byrå

Beslutet om du ska boka utövande direkt eller via en byrå.

Regler och kontrakt

Diskutera uppvärmnings akter, prestanda, språkbegränsningar, betalning och försäkringar med den du bokar.

Lokal

Hitta en plats som rymmer antalet gäster du förväntar dig på showen.

Budget

Beräkna kostnaderna för lokalen, artisterna och kampanjen för att skapa en evenemangsbudget.

Teknisk utrustning

Planera för all teknisk utrustning som ditt evenemang kräver, till exempel scenografi, ljud och belysning.

Eftersom det finns många saker att planera kan det vara mycket användbart att ha ett evenemangsteam. Du kan till exempel delegera bokning av artister till en gruppmedlem och platsbokning till en annan.

Vad gör du nu

Du kan lära dig om processen att boka dina artister, samt rekrytera ditt team, genom att läsa vår djupgående guide till planering av en show.

Ytterligare läsning: Hur man planerar en show med 9 enkla steg.

2. Marknadsför din show

Marknadsföringen av din show är där du sprider ordet och säljer biljetter. Lyckligtvis finns det många sätt att göra det på.

Här är vad du behöver inkludera i din strategi för kampanjen:

Målgrupp

Definiera din publik och fokusera på de kanaler där de kan nås.

Övervaka och anpassa

Fortsätt att övervaka resultaten du får från din kampanj och justera din inställning om du måste.

Gratis marknadsföring

Sociala medier plattformar som Facebook och YouTube är bra sätt att marknadsföra din show gratis.

Betalda annonser

Betalda annonser online på samma sociala medie plattformar kan också hjälpa dig att nå din målgrupp.

Mailing lista

Använd din mailing lista för att marknadsföra showen (eller börja bygga en lista om du inte redan har en).

Pressmeddelande

Överväg att skriva ett pressmeddelande och använd en PR-byrå för att hjälpa dig att få ut ordet.

Affischer och flygblad

Designa och skriv ut några affischer och flygblad som du kan placera i områden med mycket fottrafik.

Street team

Rekrytera ett street team (virtuellt eller fysiskt) för att hjälpa dig att marknadsföra showen online och offline.

Skriv ut publikationer

Placera annonser i relevanta tidskrifter och lokala tidningar.

Inte alla dessa metoder kommer att vara lämpliga för din show. Fokusera alltid dina kampanjer på media där du bäst kan nå din målgrupp.

Vad gör du nu

Vi har täckt alla ovanstående kampanjmetoder i vår djupgående guide om hur du marknadsför en show. Läs den genom att klicka på länken här nedan.

Ytterligare läsning: Hur man marknadsför en show: Grunderna.

3. Var värd för din show

Att vara värd för en show kan vara en stressfull ansträngning. Men om du planerar före dagen kommer du att kunna eliminera mycket av stressen som kommer med rollen som en värd för en show.

Här är en checklista över saker du kan göra för att se till att showen går som planerat:

Teknisk repetition

Kontrollera all teknisk utrustning: Förbered scenen, kolla ljudet, kontrollera belysningen och gör en teknisk repetition.

Green room

Tilldela ett green room till artisterna där de kan koppla av och packa upp sina redskap.

Visa schemat

Skriv ut ett schema till ditt evenemangsteam och en uppförandekod för publiken.

Fotografering

Ha en fotograf eller videograf på plats för att dokumentera höjdpunkterna under showen.

Sociala medier

Uppmuntra människor att dela ditt evenemang på sociala medier genom att lägga upp länkar till dina konton och din evenemangs hashtag.

Distraktioner

Eliminera all distrahering, såsom bakgrundsbelysning och blinkande ljus när artisterna befinner sig på scenen.

Feedback

Be om feedback på plats så att du får en känsla för hur ditt team och publiken upplevde showen.

Ju fler av dessa saker du kan ta hand om i förväg, desto bättre. Din huvudsakliga fokus som show värd bör vara att uppfylla behoven hos de utövande och publiken.

Vad gör du nu

Vi har grävt lite djupare i vår dedikerade artikel om hur du värd för en show. Klicka på länken nedan för att få en bättre förståelse för vad du ska göra under dagen.

Ytterligare läsning:Hur du är värd för en show (vad gör man under själva dagen).

4. Följ upp efter din show

Det sista steget i resan till en framgångsrik show är att följa upp efteråt. Det är din chans att få en bättre förståelse för hur showen uppfattades av dina gäster och team.

Läs följande nyckeluppgifter för att komma ihåg under uppföljningsfasen för din show:

Tack alla

Tacka alla som kom till showen, inklusive gäster, talare, underhållare, platspersonal, leverantörer, sponsorer och givare.

Feedback undersökningar

Få feedback genom att skicka en enkät som frågar människor vad de tyckte om och vad de inte tyckte om, lika så vad de tycker att du kan förbättra för framtida shower.

Analysera data

Analysera all data du har, till exempel biljettförsäljning, sociala medier engagemang, deltagare feedback, media anmärkningar, och—naturligtvis—din bottenlinje.

Budget

Snygga upp din budget genom att beräkna hur mycket du har gjort från biljettförsäljning, mat, dryck och varor, i motsats till hur mycket du har betalat underhållare, lokalen, tech team, evenemangsteam och alla leverantörer.

Debriefing

Håll ett diskussions möte med ditt evenemangsteam. Läs den allmänna feedback du har fått och be om ytterligare inmatning.

Highlight video

Använd råmaterialet och bilderna från showen för att skapa en highlight video som du kan använda för marknadsföring på sociala medier.

Som du kan se handlar det mest om att samla och analysera data. Budget- och biljettförsäljningen kommer att berätta en del av berättelsen, men den muntliga och skriftliga återkopplingen ger dig den fullständiga bilden.

Vad gör du nu

Vår artikel om uppföljning efter en show beskriver varje steg i större detalj. Ta en titt på länken nedan för att förstå hur du kan implementera den i din egen process.

Ytterligare läsning: Hur man följer efter en show: 6 saker du behöver göra.

Sammanfatta

Du har nu ett fågelperspektiv av vad som krävs för att skapa en framgångsrik show. Vi har täckt de viktigaste punkterna och gav dig verktyg för vidare forskning.

Viktigt att ta med sig

Här är de viktigaste att ta med sig från den här ultimata guiden om hur man organiserar en show:

• Forskare, lokaler och marknadsföring för att få en grov uppfattning om din budget.
• Var försiktig när det gäller att förbereda teknisk utrustning för att undvika problem.
• Fokusera din uppmärksamhet på artisterna och publiken under själva dagen för showen.
• Se till att du samlar in så mycket data och feedback som möjligt efteråt för att förbättra framtida shower.

Känner du dig beredd att planera och genomföra din egen show? Ge oss dina tankar i kommentarerna här nedan!