Evenemangsuthyrning 101: Vad du behöver och vart du hittar den

Som alla arrangörer av evenemang vet, kräver ett bra evenemang en massa bitar som ska passa ihop. Några av dessa bitar är absolut nödvändiga för att evenemanget ska bli av i första hand.

Så låt oss prata om det viktiga: evenemangsutrustning.

Den här guiden kommer att gå igenom…

• Vilka evenemang som behöver utrustning
• Generisk utrustning som behövs vid de flesta evenemang
• Specialiserad evenemangsutrustning
• De olika alternativen för att få tag i det
• Vart du hittar evenemangsutrustning

Redo för att expandera din verktygslåda?

Vilka evenemang behöver utrustning?

Här är exempel på evenemang som definitivt kräver någon form av evenemangsutrustning:

• Konferenser
• Mässor
• Utställningar
• Konserter
• Komedi shower
• Teaterpjäser
• Filmvisningar
• Klasser

Även om du inte är säker på om du behöver utrustning för ditt specifika evenemang, kanske du blir överraskad—så läs vidare.

Utrustning som är relevant för de flesta evenemang

Även om varje evenemang är unikt, så finns det vissa typer av utrustning som alltid kommer att krävas för att allt ska fungera smidigt. Låt oss gå igenom några av de mer generiska evenemangsutrustningarna.

1. Bord och stolar

Varje evenemang som innehåller mat, talare eller föreställningar kommer att behöva bord och stolar för gästerna. Noterbara undantag inkluderar mottagningar och raves. Men ändå kan ett bord eller två vara praktiskt.

Du kan behöva bord för:

• Måltider
• Registrering
• Informations skyltar
• Utrustning
• Varor

Tips: Läs om olika typer av bord och sittplatser för att få en uppfattning om vad du behöver.

2. Tält och skärmtak

Om du är värd för ett utomhusevenemang är det en bra idé att skydda dig från vädret genom att ta med ett tält eller ett skärmtak.

3. Skyltar och banderoller

Skyltar är ett måste för stort sett varje evenemang, även om det bara visar gästerna vart eventet äger rum.

Men det finns många användningsområden för skyltar och banderoller, inklusive…

• Varumärket
• Programmet
• Direktiv
• Parkering
• Rökning

Tips: Läs vår guide till evenemangsskyltar för att få en fullständig bild av vad du behöver.

4. Ström och kablar

Om du organiserar ett utomhusevenemang måste du titta på hur man får ström till festligheterna. Men även inomhusevenemang kan kräva en extra förlängningskabel eller två.

5. Belysning

Oavsett om du tycker om lasrar och strålkastare eller bara behöver lite dim belysning för att få till den rätta stämningen så är det en bra idé om gäster kan se vad som händer.. eller bara se varandra.

Här är några av de områden som du kan behöva belysa:

• Lokalen överlag
• Podiumet
• Scener
• Räcken
• Snören och nät
• Tält och skärmtak

Tips: Ta en titt på dessa kreativa sätt att använda belysning på evenemang för att få inspiration.

6. Scenen

Om ditt evenemang har någon form av artist eller talare är det bra att använda en scen så att alla i publiken se och höra dem.

Tips: Läs om de olika scenstorlekarna så att du vet vilken du ska använda för ditt evenemang.

7. Ljud

Liksom belysning är ljudutrustning en viktig del av varje evenemang som innehåller tal eller föreställningar.

Här är lite av den ljudutrustning du behöver:

• Mikrofoner
• Högtalare
• Scen monitorer
• Mikrofon och högtalarstativ
• Mixing bord
• Hörlurar
• Skivspelare
• Musikspelare (telefon, surfplatta eller bärbar dator)

Tips:Se hur deltagande nummer påverkar dina krav och läs denna djupgående guide till ljudutrustning för att förstå hur allt fungerar.

8. Visuellt

Presentationer kan vara lämpliga vid många evenemang, allt från företags produkts demonstrationer till pinsamma familjefoton vid återföreningar.

Här är några av de utrustningar du behöver för att få det att hända:

• Bärbar dator (för webbvideor)
• PowerPoint
• Projektor
• Skärm
• Blädderblock
• Blank yta

9. Förvaring

Ja, du behöver också en plats för att förvara allt. Men att förvara är inte bara viktigt för din evenemangsutrustning. Det kan också vara användbart för att förvara dina evenemangsgruppers tillhörigheter, samt mat och dryck.

Specialiserad evenemangsutrustning

Om du organiserar ett speciellt evenemang som inte omfattas av mer generisk utrustning, är det en bra idé att tänka extra hårt på vad du behöver för ditt evenemang.

Här är exempel på specialutrustning som krävs för olika typer av evenemang:

• Konst och hantverks leveranser till workshops
• Instrument för musikklasser
• Redskap och ingredienser för matevenemang
• Sportutrustning för fitness och sportevenemang
• Festliga dekorationer för fester

Hur du får utrustning till ditt evenemang

Du har flera alternativ när det gäller att skaffa rätt utrustning till ditt evenemang. Det finns ingen anledning till att det ska kosta massor, oavsett din evenemangsbudget.

1. Köp nytt

Om pengar inte är ett problem eller den utrustning du behöver inte är så dyr, är det bästa att du köpa vad du behöver helt nytt. På så sätt är det ditt att behålla och att använda så ofta du vill.

2. Köp använt

Om det du behöver är lite dyrt, kan det betala sig att köpa begagnat på eBay för några bra erbjudanden på evenemangsutrustning. Ett annat bra ställe att leta efter begagnad utrustning är på Gumtree.

3. Hyres- eller uthyrning

Om du bara behöver utrustningen under en kort tidsperiod (säg för en eller två evenemang) är hyres- eller uthyrningsutrustning det bästa alternativet.

4. Hyr för att äga

Om du inte är säker på om du kommer att göra ett liknande evenemang i framtiden, men överväger att göra det om den första blir en framgång, försök hyra utrustning med möjlighet att köpa det senare.

Tips: Inte säker på vilket alternativ du ska gå med? Läs om fördelarna med att hyra utrustningen.

Vart du hittar evenemangsutrustning

Nu till miljon-dollar frågan: Vart hittar du den utrustning du behöver för ditt evenemang?

De flesta leverantörer av evenemangsutrustning kommer att ha möjlighet att köpa nya eller begagnade, samt tillåta uthyrning av evenemangsutrustning.

Här är ett urval av brittiska leverantörer du kan börja med:

• Event Equipment Hire
• Add To Event
• Event Equipment Ltd
• Party Doctors
• Event Hire UK
• Options Hire
• Event Hire Online
• Thorns Group

Här är några webbplatser där du kan hitta bra erbjudanden på begagnad utrustning:

• Fat Llama
• Facebook Marketplace
• eBay
• Gumtree

Om det inte räcker för att mätta dig, kolla dessa kataloger för evenemangsleverantörer:

• Event Services Directory
• Stand Out Magazine
• Showman’s Directory
• The White Book

Tips: Om du fortfarande har lite ont om kontanter, läs om hur man förhandlar med leverantörer av evenemangsutrustning för att få till en bättre affär.

Bli utrustad!

Nu borde du ha en ganska bra bild av vad du behöver, vart du ska hitta allt och hur mycket pengar du behöver.

Om du har stött på några bra erbjudanden på någon av ovanstående evenemangsutrustning, vänligen lämna en kommentarer i avsnitten här nedan— delad lycka är dubbel lycka!