Den ultimata guiden till ett framgångsrikt välgörenhetsevenemang

Om du organiserar ett evenemang för att samla in pengar för en bra sak, har du precis fått jackpotten. Vi har samlat ihop allt vi vet om ämnet i denna ultimata guide till ett framgångsrikt välgörenhetsevenemang.

Vad du kommer att lära dig i den här guiden:

• Hur du får ut det mesta av planeringsfasen
• Olika sätt som du kan marknadsföra ditt välgörenhetsevenemang gratis
• Vad du bör göra som värd under evenemangets dag
• Hur du gör gästerna till givare under uppföljningen

1. Planera ditt välgörenhetsevenemang

Välgörenhetsevenemang är något av det svåraste evenemangen att planera. Inte bara måste du överväga allt som ingår i andra evenemang, utan du måste också stödja en bra sak.

Här är en kort sammanfattning av alla aspekter du behöver täcka under planeringsfasen:

Tema

Se till att ditt evenemangstema anpassar sig till den välgörande orsaken som du samlar in pengar till.

Mål

Sätt ett mätbart mål för hur mycket pengar du vill samla in eller hur många givare du vill ska anmäla sig till dig.

Budget

Skapa en budget som beaktar underhållning, mötesplats, catering, personal, marknadsföring och säkerhet för ditt evenemang.

Volontärer

Rekrytera volontärer för att hjälpa dig att organisera evenemanget och se till att det löper smidigt under dagen.

Sponsorer

Närma dig potentiella sponsorer för att täcka kostnaden för evenemanget i utbyte mot varumärkesexponering.

Donationer

Hitta ett sätt att acceptera donationer, till exempel biljettförsäljning.

Leverantörer

Researcha leverantörer till evenemanget, som cateringfirma, fotografer, utrustning uthyrning och media planerare.

Rekrytera volontärer kan ofta vara det första steget. Det kommer att göra det möjligt för dig att delegera de många andra sakerna du har på din att-göra-lista.

Vad gör du nu

Vi har sammanställt en omfattande artikel som beskriver hur man går igenom var och en av punkterna ovan. Vi har också en lista över insamlingsförslag som du kan du bli inspirerad av. Läs båda för att se till att du har täckt alla baser.

Ytterligare läsning: Hur man planerar ett välgörenhetsevent: 10 nyckelsteg och 61 Unika event insamlingsidéer för välgörenhet.

2. Marknadsför ditt välgörenhetsevenemang

Välgörenhetsevenemang måste marknadsföras som alla andra slags evenemang. Men när det gäller att stödja en bra sak måste man vara mycket mer försiktig med vart pengarna går.

Här är några punkter som är värda att överväga när du marknadsför din insamling:

Budget

Var försiktig med hur mycket pengar du investerar i marknadsföring och vilka kanaler du använder för att marknadsföra.

Branding

Var selektiv om var du annonserar, och se till att din marknadsföring är anpassad till välgörenhets varumärke och röst.

Street teams

Fråga dina evenemangsvolontärer om de vill fungera som ett street team och hjälpa dig att marknadsföra både online och offline.

Meddelande

Inkludera kärnbudskapet för ditt välgörenhetsevenemang i allt ditt reklammaterial för att betona den goda orsaken.

Sociala medier

Använd sociala medier för att få en gratis kampanj för att maximera exponeringen som ditt evenemang får.

Influencers

Se om du kan få sociala medier influencers som har sympati för din sak att hjälpa dig att marknadsföra evenemanget.

Biljettförsäljning

Hitta en biljettpartner som erbjuder dig rabatt för att vara ett välgörenhetsevenemang.

Radio och tidningar

Fråga lokalradio och tidningar om de vill presentera ditt evenemang gratis eller till rabatterat pris.

Fördelen välgörenhetsevenemang har över andra är att många människor och institutioner är glada att hjälpa till. Var inte rädd att be om tjänster och rabatter!

Vad gör du nu

Vi vet att det kan vara svårt att marknadsföra med en minimal budget, så vi har sammanställt en omfattande guide till dig. Klicka på länken här nedan för att lära dig hur du marknadsför en insamling.

Ytterligare läsning: 20 sätt att marknadsföra ett välgörenhetsevent.

3. Var värd för ditt välgörenhetsevenemang

Som värd är ditt jobb att se till att alla har en bra tid: både gästerna och dina volontärer. Men du borde också vara i promo-mode under dagen av själva evenemanget.

Här är några av uppgifterna för din att-göra-lista som värd för ett välgörenhetsevenemang:

Briefing

Gå igenom med dina volontärer om hur man hälsar och registrerar gäster, förbereda dem på schemat för dagen och vad man ska göra vid en nödsituation.

Plats

Förbered platsen genom att ordna sittplatser, ställa in varumärket och ge gästerna riktningsskyltar.

Logistik

Förbered logistik genom att kontrollera om det finns några sista minuten förändringar i trafik och väder som kan orsaka förseningar.

Teknisk utrustning

Sätt upp scenen och teknisk utrustning, som mikrofoner, ljudsystem, scenbelysning, projektorer och datorer.

Hälsningar

Hälsa gästerna när de anländer, ge dem något smått att äta på och kanske ge ett kort välkomsttal.

Sociala medier

Fråga dina volontärer om de vill ta bilder och videor av evenemanget och uppmuntra gästerna att dela med sig av sina bilder på sociala medier.

Städa upp

När festligheterna är sluta är det dags att städa upp allt och säga adjö till gästerna.

Du bör också ta tillfället i akt att fråga dina volontärer hur de hade det under evenemanget. På så sätt får du lite insikter medan deras minne fortfarande är friskt.

Vad gör du nu

Vi har sammanställt en steg-för-steg guide om hur man är värd för ett välgörenhetsevenemang så att du får de bästa resultaten. Länken här nedan tar dig direkt till den.

Ytterligare läsning: Hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang (i 9 steg).

4. Uppföljning efter ditt välgörenhetsevenemang

Nu när evenemanget är över har du förhoppningsvis träffat ditt insamlingsmål. Du bör dock följa upp med gästerna för att se om du fortfarande kan konvertera några fler till givare.

Här är vad du ska titta på i uppföljningsfasen av ditt välgörenhetsevenemang:

Nummer

Titta på hur mycket pengar du har lyckats samla in och analysera eventuella ytterligare mätvärden som sociala medier.

Budget

När du väl vet hur mycket du har samlat in i donationer är det dags att stänga igen böckerna och beräkna det slutliga beloppet du har.

Innehållet

Givare, sponsorer och volentärer kommer att njuta av att se höjdpunkter från insamlingen. Sammanställ ett bra hjul med innehållet du har.

Tacka

Att ge ett stort ”tack” till alla är i ordning. En personlig touch går långt för att få dina volontärer, sponsorer och givare att känna sig speciella.

Dela resultat

Förutom tacksamhet kommer de som är involverade i din insamling också att vara intresserade av resultaten av det.

Feedback

När du skickar dina tackmeddelanden och delar resultaten, ta chansen att samla in en del feedback också.

Debriefa ditt team

Slutligen är det användbart att debriefa ditt volontärsteam för att se om du uppnår ditt mål och bestämma vad som kan förbättras framöver.

Vad gör du nu

Om du vill se till att du gör gästerna till välgörenhetsgivare, bör du läsa guiden här nedan om hur du gör just det.

Ytterligare läsning: 8 idéer för hur du följer upp ditt välgörenhetsinsamlings evenemang.

Sammanfatta

Välgörenhetsevenemang kan vara svårt att lyckas med på grund av budgetbegränsningarna och—ofta —branding. Men nu är du mycket bättre rustad att ta itu med dessa utmaningar.

Viktigt att ta med dig

Här är de viktigaste punkterna du borde ta till dig från den här guiden:

• Se till att allt du planerar för evenemanget stämmer överens med välgörenhetsskälen.
• Rekrytera volontärer tidigt för att hjälpa dig med alla uppgifter som behöver göras.
• Använd så många gratis marknadsföringskanaler (som sociala medier) som du kan.
• Följ upp med gästerna för att se om du kan göra fler av dem till givare.

Det är kärnan av det! Har du något som du vill lägga till i den här guiden? Ge oss dina förslag i kommentarerna här nedan.