Hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang (i 9 steg)

Dagen för ditt välgörenhetsevenemang är äntligen här. Men vet du ens hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang?

Om inte, så kommer den här guiden att förklara hur man ska…

• Uppdatera sitt team
• Förbereda platsen
• Fixa logistiken
• Förbereda scenen och utrustningen
• Hälsa gästerna välkomna
• Bevaka eventet
• Städa upp och uppdatera

Tiden är inne för att få in lite donationer, så låt oss börja.

1. Uppdatera ditt team

Ditt volontärteam är ryggraden i ditt välgörenhetsevenemang. Det är viktigt att du spenderar lite tid på att fokusera på dina gemensamma mål för att skapa laganda.

Det är viktigt att alla är på samma sida innan allt börjar. Se till att du har ett lagmöte och går igenom vad varje medlem gör.

Här är några ämnen att diskutera under mötet:

• Hur man hälsar och registrerar gästerna
• Sociala media aktiviteter (som live streaming)
• Schemat för dagen
• Vad man ska göra vid en nödsituation

Du bör skriva ut ett evenemangsprogram för dig själv och ditt team. På så sätt vet alla när dörrarna är öppna, talarna pratar och middagen serveras.

Tips: Du kan enkelt göra ett program med en av dessa gratis mallar.

2. Förbered platsen

Det är en bra idé att förbereda platsen före evenemangets dag. Det kan dock finnas omständigheter där det inte är möjligt, till exempel om platsen används för en annan funktion.

Du bör själv ta hand om att dekorera platsen, så att det är i linje med temat. Se till att det inte finns något sätt att undgå den välgörenhet du samlar in pengar till.

Om du har några marknadsföringsmaterial tillgängligt, använd dem så mycket som möjligt. Om du har fått extra material från sponsorer och givare, se till att du lägger upp dem också.

Du kan också behöva arrangera sittplatser så att det passar formatet för ditt event. Om du gör presentationer eller är värd för ett liveband måste du organisera platserna i enlighet med detta.

Om din budget tillåter det, planera för en evenemangsarkitekt att göra jobbet på morgonen av ditt event. Försök hitta en dekoratör som specialiserar sig på att hjälpa välgörenhetsorganisationer – de ger dig en bättre deal.

Tips: Använd den här katalogen av evenemangsarrangörer och funktionsplanerare för att hjälpa dig att hitta en dekoratör.

3. Förbered logistik och kontrollera med leverantörer

Checka in med någon tredje part för ditt event på dagen. Se till att alla talare, underhållare, cateringfirman och dekoratören är i tid.

Det är också klokt att kolla väderprognosen om ditt event är utomhus. Det kan ändras på direkten, så se till att du och leverantörerna kan förbereda i enlighet därmed.

Du kan också ta hänsyn till förseningar i transport genom att kolla Google Traffic. På så sätt kan du organisera för att alla ska gå tidigare, så att de med säkert kommer i tid.

Du måste också bekräfta parkering och tillgång till platsen. Se till att du tilldelar vissa lagmedlemmar att träffa evenemangsleverantörerna när de anländer.

4. Förbered scenen och teknisk utrustning

Om ditt event innehåller talare eller live underhållning, bör du förbereda scenen. Se till att den är upphöjd, synlig och har all rekvisita för eventet.

Du bör också testa den tekniska utrustningen för att undvika problem under evenemanget. Se om du kan göra en fullständig teknisk repetition innan gästerna anländer.

Här är en del av utrustningen som du bör se till att testa:

• Mikrofoner
• Ljudsystemet
• Scenbelysning
• Projektorer
• Datorer

Det är också en bra idé att ha lediga kablar till allt om några slutar fungera.

Tips: Läs om hur man kontrollerar ljudet och förbereder scenbelysningen för event.

5. Hälsa gästerna välkomna

Alla dina gäster kommer inte komma fram under samma tidpunkt. Därför är det smart att öppna dörrarna 30-60 minuter innan allt startar, så att dem som är lite försenade har en liten buffert.

Det kommer att vara gäster som kommer på pricken. Du bör se till att det finns saker för dem att göra medan de väntar på att eventet ska börja.

Du kan ge dem välkomstdrycker och förbereda ett kort välkomsttal. Du kan spendera tiden med tacka alla för dem har kommit och du kan prata om den välgörenhet du stöder.

Om ditt välgörenhetsevent är mer formell, kan du be gästerna att registrera sig. Det är också ett bra sätt att samla kontaktuppgifter så att du kan marknadsföra framtida event.

Tips: Här är en lista över välkomstdrinkar som du kan servera när du hälsar gästerna välkomna.

6. Ta bilder och videor

Bilder och videoklipp från dagen kommer att vara guld värt när det gäller att säkra flera givare för ändamålet efter eventet.

Gör ditt bästa för att arrangera en fotograf eller videograf att vara på plats. På samma sätt som vid evenemangsdekorationen kan det vara smart att hitta en fotograf som redan är van med välgörenhetsevent.

Om det inte går att rekrytera en professionell fotograf, fråga någon från ditt team. Amatörfilmer är bättre än inga videor alls.

Om du är på sociala medier (varför skulle du inte vara?) Kan du också live streama eventet. Var bara medveten om att vissa plattformar kommer att ha en tidsgräns på 1-4 timmars streaming.

Tips: Du kan läsa dessa tips till en lyckad eventvideo för att få ut det mesta av din bevakning.

7. Uppmuntra delning på sociala medier

Sociala media borde vara en integrerad del av ditt varumärkesarbete. Inkludera länkar till relevanta sociala media konton varhelst välgörenhet eller event nämns.

Det behöver inte vara dina personliga konton. Om du vill fokusera på den välgörenhet du samlar in för, få deras tillåtelse att marknadsföra sina profiler.

Det kommer att hjälpa dem att öka medvetenheten, vilket innebär att fler människor kommer att registrera sig för att stödja dem.

Skapa en selfie-zon där gästerna kan ta bilder på sig själva. Du bör också uppmuntra dem till att använda din evenemangs hashtag när de lägger upp dem online.

Det är oerhört kraftfullt om du kan få deltagare att hjälpa dig att marknadsföra evenemanget på sociala medier. Det är som att ha ett extra digitalt street team.

8. Städning

När eventet är slut är det dags att städa upp. En del av dina förberedelser för evenemanget bör innehålla en plan för rengöring så att alla kan komma hem i god tid.

Identifiera närliggande avfallsbehållare och platser där du kan återvinna papper, plast och glas. Ta reda på om det finns några bra sätt att ta hand om återstående mat.

Tips: Använd denna checklista för att städa upp efter stora event.

9. Be om feedback under dagen

Tacka dina gäster för de har kommit, dina sponsorer och givare för att de har supportat, samt ditt team för deras ansträngningar. Ditt team kommer särskilt att uppskatta lite igenkännande för sitt hårda arbete.

Men varför inte slå två flugor i en smäll?

Använd möjligheten att fråga alla vad de tyckte om evenemanget. Det behöver inte vara formell eller detaljerad feedback, bara några tips.

Det kommer att göra två saker. Först kommer det att ge dig en allmän uppfattning om hur det gick. Sen kommer det mentalt att förbereda alla för att ge mer detaljerad feedback när du mailar dem efter eventet.

Tips: Använd den här listan med frågor för att få en uppfattning om vad du ska fråga människor under själva dagen.

Du gjorde det!

Gratulera dig själv för att du har lyckats organisera ett välgörenhetsevenemang. Förhoppningsvis har du samlat in mycket pengar och spridit lite medvetenhet om en bra sak.

Om du har följt den här guiden vet du redan vad du ska göra härnäst. Du får mycket visuellt innehåll från ditt evenemang som du kan använda för att sprida ytterligare medvetenhet online.

Klappa dig själv på axeln… och gör dig redo att följa upp med alla som deltog i ditt event.