Hur man planerar ett välgörenhetsevent: 10 nyckelsteg

Hur man planerar ett välgörenhetsevent är något vi blir frågade mycket. Vad gör välgörenhetsevenemang så utmanande?

Välgörenhetsarrangörerna måste tänka på samma saker som andra evenemangsarrangörer… och sedan några till.

Inte bara måste du tänka på budgetbegränsningar och insamlingsmål. Du måste också se till att alla partiintressen ligger i linje med varandra.

Tyvärr är det ofta inte tillräckligt att fråga människor att donera till en välgörenhetsorsak. De vill ha en upplevelse, bli sedda och känna sig speciella.

I den här artikeln lär du dig hur du:

• Formulera ditt evenemangs syfte
• Anger ett specifikt mål
• Skapar en realistisk budget
• Hittar din målgrupp
• Skapar ett tema som resonerar med dem
• Hittar en plats och säljare som passar in med temat
• Samlar ihop ett team av personal och sponsorer
• Bestämmer hur man accepterar donationer

Det finns så mycket att täcka, så låt oss börja!

1. Definiera syftet med ditt event

Börja genom att definiera ett eller flera mål. Dina ansträngningar kommer att bli mycket mer utarbetade om du börjar med att formulera syftet med ditt evenemang.

Ett uppenbart mål för de flesta välgörenhetsevent är att skaffa pengar för en orsak. Men det kan också vara att öka medvetenheten och nå nya människor.

2. Ange ett mätbart mål

När du har fastställt syftet med ditt evenemang måste du ange ett mätbart mål. Beroende på ditt syfte kan detta mål relateras till:

• Pengar insamlade
• Sålda biljetter
• Anmälda medlemmar
• Bildade samarbeten
• Sponsrad säkerhet
• Spridning av medvetenhet

Den viktigaste delen är att vara SMART när du bestämmer ditt mål. På så vis vet du om eventet var en succé eller inte.

SMARTA mål är:

• Specifika
• Mätbara
• Uppnåeliga
• Realistiska
• I god tid

Slutligen är det klokt att skapa en tidslinje för att planera eventet och nå dina mål.

3. Skapa en realistisk budget

Det här är den del där vi använder klichén ”det kostar pengar att tjäna pengar” — för det är sant!

Kalkylbladet med din budget för välgörenhetsevenemanget kommer att vara ett levande dokument. Du kommer att börja med en grov uppskattning, som senare blir alltmer specifik när eventet fortskrider.

En budget hjälper dig att förstå hur mycket pengar du måste fördela för:

• Underhållning
• Mat och dryck
• Marknadsföring
• Säkerhet
• Personal
• Transport
• Verktyg
• Leverantörer
• Plats

Det är viktigt att lämna en buffert ifall att något oförutsedda skulle hända.

Läs hur du minimerar dina kostnader här.

4. Besluta om en målgrupp

Du bör bestämma vem eventet riktar sig till. Målgruppen ditt event har är viktigt att veta, eftersom det kommer att påverka många andra beslut du fattar.

Några av de faktorer du bör ta hänsyn till är deras ålder, kön, bakgrund, yrke och personliga intressen.

När du vet vem din målgrupp är, kommer du att veta…

• Vilket event tema som skulle vädja till dem
• Hur man marknadsför evenemanget till dem
• Vilka sponsorer skulle vara en bra passform
• Vilken typ av underhållning att organisera

Hänvisa till publiken varje gång du är i tvivel om något som är relaterat till ditt evenemang.

5. Sätt ihop ett team

Många event gör ett lätt arbete, så du vill ha ett team som hjälper dig med logistiken. Om möjligt, försök att säkra en värdkommitté för lokala kändisar eller rika givare för att hjälpa till att leda vägen.

6. Skapa ett evenemangstema

Temat för ditt välgörenhetsevent kommer att vara en av de viktigaste faktorerna som får folk att anmäla sig. Bestäm temat baserat på vad din orsak är och vilken publik du vill rikta dig mot.

Slut på idéer?

Kom ihåg att ett välgörenhetsevent fortfarande är ett event, men med ett välgörande element. Använd andra event för inspiration och se om du kan arbeta med din orsak i dem.

Här är några idéer som hjälper dig att komma igång:

• Singlar natten ut
• 5K maraton i staden
• Klä upp för fest
• Konsert med livemusik
• Komedi kväll

Temat kommer att påverka din budget och valmöjlighet, så det kräver en hel del tanke.

7. Hitta en lokal

När du har ett tema på plats är det dags att hitta en plats för evenemanget. Platsen ska kunna hålla de antal personer du förväntar dig ska registrera sig, men också matcha din budget.

Var inte rädd för att använda det faktum att du organiserar ett välgörenhetsevent när du förhandlar med arenor. Du kommer bli förvånad över hur många som är villiga att ge dig en rabatt — om inte direkt donera arenan.

Ta reda på…

• Hur mycket det kostar
• Vad ingår i priset
• Hur många personer rymmer den
• Om du kan få en rabatt

Kom ihåg att lokalen eller arenan inte behöver vara traditionell, den måste bara vara lämplig. Du kan vara värd för en komedi kväll i en flygplats hangar, så länge det finns sittplatser och ett ljudsystem.

8. Närma dig sponsorer

Syftet med ditt välgörenhetsevent är att samla in pengar. Majoriteten kommer att komma från deltagare.

Men det finns ingen anledning att du inte borde få några sponsorer på det också.

När du väl har ett mål, en budget, ett team, ett tema och en plats, kan du närma dig potentiella partners.

Hitta företag som matchar din sak och vem som vill nå din målgrupp. Ett bra ställe att börja är med företag som redan sponsrar välgörenhetsevent i ditt område.

Läs mer om hur du får sponsorer för ditt välgörenhetsevent här.

9. Hitta ett sätt att acceptera donationer

Det finns många sätt att acceptera donationer vid ett välgörenhetsevent. Du kan fokusera på att marknadsföra ett sätt att donera eller ge människor fler alternativ att välja mellan.

Här är några av sätten du kan acceptera donationer:

• Biljettförsäljning
• Varuförsäljning
• ”Text att donera”
• Lotta ut

Du bör hitta ett biljettsystem som är användarvänligt och fungerar på alla enheter. Gör det så enkelt som möjligt för personer att registrera sig för ditt event.

10. Välj leverantörer

Om du har bestämt dig för ett middagsseminarium eller liknande, måste du hitta några leverantörer. Använd ditt tema och målgrupp för att styra dina ansträngningar här.

Vissa leverantörer som du kanske behöver för ditt event är:

• Catering
• Fotograf
• Medieplanerare
• Uthyrning av utrustning

Som med lokaler, se om du kan få rabatt från leverantörer. Se om du kan säkra några säljare som tidigare arbetat med välgörenhetsorganisationer.

CharityComms har en utmärkt katalog av välgörenhetsvänliga leverantörer.

Och slutligen…

…måste du sätta ihop allt. Nu borde du ha…

• Mätbara insamlingsmål
• En realistisk budget för ditt event
• Målgrupp
• Ett tema för ditt evenemang
• En plats samt underhållning
• Team och sponsorer
• Leverantörer och biljettförsäljning

Du måste se till att alla jobbar tillsammans och att allt går smidigt. Gör en planritning av evenemanget och kör igenom logistiken ett par gånger i förväg.

Kommunicera tydligt med ditt team, dina sponsorer, arenan och försäljarna. Gör backup planer om något går fel i sista minuten.

Lycka till med ditt välgörenhetsevent. Låt oss veta i kommentarerna om du har något att lägga till i vår lista!