Guide till utvärdering av evenemang: 10 steg för att mäta din framgång

Varför behöver du en guide för att utvärdera event?

Det är absolut nödvändigt att du utvärderar framgången för ditt event om du planerar att organisera framtida evenemang.

En noggrann utvärdering av ditt evenemang hjälper dig att förstå:

• Vad som fungerade och vad som inte fungerade
• Oavsett om du uppfyllde dina gästers förväntningar
• Hur bra fungerade dina marknadsföringsinsatser
• Om din budget och tidslinje var realistiska
• Vad du bör vara extra försiktig med nästa gång

Med andra ord kommer du att förbättras som en evenemangsplanerare om du kritiskt granskar din egen prestation. Det kommer att hjälpa dig att känna dig mer självsäker när det kommer till att arrangera event.

Steg 1: Använd SMART-mål

SMART-mål är en populär metod för att mäta din framgång. Dina mål ska vara specifika, mätbara, anvisande, realistiska och tidsrelaterade (SMART).

Specifika

Ju mer specifik du kan bli desto mer exakt kommer du att kunna utvärdera ditt event. Ett specifikt mål är också lättare att förmedla till ditt team.

Mätbara

Det är mycket användbart om du kan kvantifiera din framgång och lägga ett nummer på det. Det numret kan vara biljettförsäljning, pengar som har samlats in eller sociala mediers engagemang.

Anvisande

Varje mål ska tilldelas till en person eller ett team. På det sättet kommer du att veta vem som är ytterst ansvarig för att uppnå det specifika målet.

Realistiska

Kanske viktigast av dina mål är att dem ska vara realistiska. Misslyckande med att sätta realistiska mål leder endast till att ditt event inte fungerar som en helhet.

Tidsrelaterade

Slutligen bör du ange tidsramen för att nå dina mål. Det kan vara månader, veckor eller dagar beroende på storleken på ditt event.

Steg 2: Jämför ditt event med dina konkurrenter

Nu när du har etablerat SMART-mål kan du börja titta på konkurrerande evenemang. Deras resultat kommer att ge dig en indikation på hur bra du gjorde i jämförelse.

Det är viktigt att titta på event som är så lika dina som möjligt. Jämför inte äpplen med apelsiner. Om ditt event är en liten lokal musikfestival, jämför inte det med Glastonbury.

Steg 3: Gör observationer under evenemanget

En av dina huvuduppgifter under evenemanget är att titta och lyssna. Gör observationer om hur bra sakerna går. Trivs gästerna? Kämpar ditt team?

Använd din telefon eller ett anteckningsblock för att skriva ned observationer under dagen. Det hjälper dig att komma ihåg vad som hände mer exakt.

Om en dålig sak hände under dagen kan du glömma bort alla positiva saker som hände…eller vice versa.

Steg 4: Fråga gästerna om feedback på plats

Var inte rädd att fråga dina gäster om vad de tycker under dagen av ditt event. Du kan fråga dem direkt och notera deras feedback.

Men ett roligare sätt att få feedback under dagen är att göra det till en del av evenemanget. Du kan till exempel erbjuda gäster en goodie bag om de lämnar feedback i din evenemangs app.

Du kan också göra det interaktivt genom att ställa in två soptunnor vid utgången. Be dina gäster att slänga sitt skräp i en soptunna om det gillade eventet eller den andra om de inte tyckte om det.

Steg 5: Skicka ut feedbackundersökningar efter eventet

Det är viktigt att samla in så mycket feedbackdata som möjligt. Därför rekommenderar vi att du inte bara samlar in feedback under dagen utan också efteråt.

Det finns ett antal online undersökningsverktyg (som Survey Monkey) som du kan använda för det ändamålet. Det kommer att göra det snabbt och enkelt att skapa ett feedbackformulär.

Alternativt kan du också skapa ditt egna feedbackformulär och skicka till dina gäster. Tacka för att de deltog och förklara varför deras feedback är viktig för dig.

Be dina gäster om att betygsätta varje del av evenemanget från 1–5 eller 1–10:

• Evenemanget som helhet
• Plats och faciliteter
• Mat och dryck
• Talare och underhållare
• Hur troligt är det att de rekommenderar eventet

Du bör också lämna utrymme så att gästerna kan skriva ytterligare kommentarer.

Tips! För exempel på återkopplingsfrågor till eventet, ta en titt på den här guiden.

Steg 6: Samla pressklipp och media omnämnande

Om du har gjort en riktig media utsträckning kan du förvänta dig något nämnande i pressen.

Ett bra sätt att hålla reda på medieämnen är att skapa en Google Alert med ditt evenemangsnamn.

Du bör också hålla reda på sociala medier, eftersom dessa sannolikt kommer att bli mer talrika.

Steg 7: Titta på sociala mediers engagemang

Varje social media-plattform har ett verktyg där du kan kan få inblickar vilket ger dig värdefull data.

Du kan använda dessa verktyg för att beräkna dina:

• Likes
• Kommentarer
• Delningar
• När du blir nämnd
• Följare

Men sannolikheten är att du kommer att vara på flera olika plattformar. Lyckligtvis kan du använda ett socialt media övervakningsverktyg som Hootsuite för att samla ihop all data.

Numren kommer förstås bara att berätta en del av berättelsen.

Du kanske är intresserad av de specifika sakerna som folk säger om ditt event på sociala medier. Därför bör du använda ett verktyg som Spezify.

Steg 8: Räkna hur många som deltog

Det är trevligt när du nämns på sociala medier, men fysiska personer på ditt evenemang är bättre. Du bör ha ett biljettsystem som låter dig räkna närvaron.

En bra biljettplattform kommer också att berätta:

• Hur dina gäster fick reda på ditt event
• Den föredragna betalningsmetoden för dina gäster
• Hur och när de checkade in

Det ska också kunna berätta hur många personer som registrerade sig men inte dök upp. På det sättet kan du följa upp med dem som inte-dök-upp individuellt.

Steg 9: Titta på din evenemangsbudget

Det handlar om pengarna. I de flesta fall, åtminstone.

Du har redan utarbetat en budget före evenemanget. Nu är det dags att se hur bra du har hållit dig till det (och om du gjorde vinst).

Lägg ihop alla dina utgifter relaterade till platsen, utrustningen, catering och så vidare. Beräkna sedan hur mycket pengar du har gjort från biljettförsäljningen.

Dra av avgifter från intäkterna… och voila!

Du bör också notera några speciella erbjudanden du har ihop med leverantörerna. Om du inte gjorde det, se om det finns något du kan göra för att ha en deal för nästa event.

Steg 10: Håll en debriefing med ditt evenemangsteam

Dina gäster och evenemangs sponsorer är inte de enda åsikterna du borde bry dig om. Kom ihåg att lyssna på ditt evenemangsteam också.

Det är alltid en bra idé att hålla ett debrief-möte efter att dammet har lagt sig. Fråga alla vad de tyckte gick bra och vad som kunde gå smidigare nästa gång.

Du bör också få några uttalanden från alla talare eller underhållare du hade vid evenemanget. De kan vara bra för citat på sociala medier.

För att sammanfatta

Nu vet du varför du behöver en guide för att utvärdera event. Det finns mycket att tänka på!

För att sammanfatta, här är vad du behöver göra:

• Använd SMART-mål
• Jämför ditt event till relevanta konkurrenter
• Gör observationer under evenemanget
• Be om feedback från dina gäster under dagen
• Följ upp med en feedbackundersökning
• Håll utkik efter om du bli nämnd i media
• Analysera data från sociala medier
• Beräkna hur många som deltog
• Lägg ihop siffrorna på din evenemangsbudget
• Få feedback från ditt team

Markera alla dessa rutor, och du kommer att få en detaljerad analys av hur bra ditt event gjorde.

Lycka till med eventutvärderingen!