8 idéer för hur du följer upp ditt välgörenhetsinsamlings evenemang

Du har samlat in pengar för en välgörenhet och lyckats organisera ett riktigt bra event. Förhoppningsvis hade alla en bra tid och lämnade med mer medvetenhet för en bra sak.

Festligheterna må vara över, men ditt jobb är inte det.

Genom att följa upp efter ditt välgörenhetsevenemang går du huvudsakligen in i en bonusrunda med insamlingen. Det är dags att göra några av dina evenemangsdeltagare till givare.

Den här guiden kommer att gå igenom…

• Dina resultat
• Sammanfatta evenemangsbudgeten
• Skapa innehåll från eventmaterialet
• Tacka alla och dela dina resultat
• Samla in feedback och diskutera med ditt team

I slutet kommer du att vara på en mycket bättre plats för att konvertera dina deltagare till givare.

1. Förbered dig på att följa upp

Uppföljningen efter evenemanget bör vara en del av din evenemangsplanering. Du kan utarbeta ett ”tack”- meddelande i förtid och bara fylla i det tomma efter eventet.

Tips: Använd en uppföljnings email för att hjälpa dig att se hur ditt ska se ut.

2. Titta på numren

Innan du skickar ut uppföljnings e-postmeddelanden, bör du titta på siffrorna. Uppnådde du de mål du ställde för evenemanget?

Oavsett om ditt mål var att samla in pengar eller sprida medvetenhet, borde du analysera den data du har samlat in.

Du kan mäta din framgång baserat på…

• Hur många biljetter du sålde
• Hur många personer som deltog (om det var ett gratis event)
• Sociala medier och pressmeddelanden
• Hur många givare du signade upp
• Hur mycket pengar du samlade in totalt

Vad alla vill se är hur de bidrog till en bra sak. Förse dem med siffror och fakta så att de får en känsla för skillnaden de har gjort.

Det uppmuntrar dem till att stödja dig ytterligare.

Tips: Använd dessa framgångsrika resultat för att hjälpa dig att spåra din prestation.

3. Sammanfatta din budget

När festen är över är det dags att stänga böckerna. Välgörenhetsorganisationer är under intensiv granskning när det gäller budgetering eftersom pengarna ska stödja en bra sak.

Om du har lyckats hålla fast vid budgeten blir det dock en ganska enkel uppgift.

Några av de siffror du måste lägga till är…

• Hur många biljetter du sålde
• Alla mat och dryck du har sålt
• Varor och försäljning
• Företags sponsorskap
• Donationer gjorda under dagen

Och dra av kostnader som…

• Platsuthyrning
• Cateringkostnader
• Talare- och underhållningsavgifter
• Marknadsföringskostnader

Jämför de slutliga siffrorna för att hjälpa dig att avgöra huruvida du mötte den ursprungliga budgetplanen eller ej. Det kommer att vara användbart för budgeteringen för framtida välgörenhetsevenemang.

Dessutom är det också ett bra sätt att visa potentiella givare att du hanterar pengarna på ett ansvarsfullt sätt.

Tips: Använd den här guiden för att hjälpa dig att beräkna inkomsterna och utgifterna för ditt välgörenhetsevenemang.

4. Skapa innehåll från eventet

Du hade en fotograf som dokumenterade välgörenhetsevenemanget du just organiserade… eller hur? Nu borde du ha en massor av bilder och videoklipp på hårddisken.

Om du har live streamat eventet bör du redan ha videon på dina sociala medier. Men du kan fortfarande bli kreativ med den.

Ett av de bästa sätten att använda detta material är att skapa höjdpunkter som lyfter fram videon. Du kan kombinera klipp och stillbilder, samt fotografier relaterade till den välgörenhet du stöder.

Du bör också skicka stillbilder med talarnas citat från evenemanget på dina sociala medier. Det kommer att uppmuntra dem att dela det med sina anhängare, vilket innebär mer exponering för dig.

Visuellt innehåll är ett särskilt bra sätt att nå nya givare för ändamålet. Inte alla är fascinerade av fakta och siffror – vissa föredrar att se mer konkreta resultat.

Tips! Om du inte vet hur du redigerar videor kan du hitta en volontär videoredigerare online.

5. Tacka alla för deras bidrag

Du bör tacka alla för all hjälp med att göra evenemanget till en framgång. Det kommer att lägga till en personlig känsla och öka sannolikheten för att göra deltagarna till framtida givare.

Var noga med att skicka ett stort ”tack” till…

• Evenemangsdeltagarna
• Högtalare och underhållare
• Platsen och försäljarna
• Sponsorer och givare
• Evenemangsteamet

Du behöver inte skicka ut hundratals handskrivna meddelanden. Men det är trevligt att tacka vissa nyckelpersoner, som dina stora givare, personligen.

Tips: Titta på de här ”insamlings” citaten för att hitta inspiration för ditt mail.

6. Dela dina resultat (och berätta en historia)

Alla kommer att vara intresserade av vad välgörenhetsevenemanget uppnådde. Ditt uppföljnings email ska innehålla så mycket relevant information som möjligt.

Bombardera inte människor med komplicerad statistik och siffror, utan ge dem en bred översikt över siffrorna. Visa dem hur stor skillnad deras stöd har gjort.

Här är några av resultaten du kan dela efter eventet:

• Hur mycket pengar och medvetenhet du har samlat in
• Press utklipp och media omnämnanden
• Sociala medier engagemang och aktier

Den viktigaste delen är att du markerar vad alla dessa resultat betyder för orsaken. Vad kan de göra med alla extra medel och uppmärksamhet?

Berätta en historia om välgörenheten och hur stödet har hjälpt. Använd det för att visa vad ytterligare finansiering från givarna kan göra?

Tips: Läs om hur du kan mäta framgångsrika insatser och inkludera några ytterligare resultat.

7. Samla in feedback från alla

En av de viktigaste delarna av uppföljningen av eventet är att be om feedback. Alla involverade kommer att kunna ge dig värdefulla insikter som du kan använda för framtida evenemang.

Att be om feedback hjälper inte bara dig, utan det kommer också att göra att gäster och sponsorerna känner att de är en mer integrerad del av evenemanget.

Du kan skicka ett feedbackformulär och be deltagare att betygsätta ditt event på en skala från ett till fem. Men du bör också inkludera ett kommentarsfält där de kan ge dig mer detaljerad feedback.

Om du vill att de är mer specifika, fråga dina deltagare…

• Vad de älskade med evenemanget
• Hur du kan förbättra nästa event
• Om de skulle vara intresserade av liknande event
• Om de skulle överväga att donera till välgörenheten

Tips: Använd en webbplats som SurveyMonkey för att skapa ditt eget anpassade feedbackformulär.

8. Debriefa ditt team

Den sista och avslutande delen av din uppföljning är att hålla ett debrief möte. Du borde redan ha en allmän uppfattning om vad som fungerade och vad som inte fungerade.

Om du inte gör det är det dags att fråga…

• Uppnådde du ditt mål?
• Vad gick rätt?
• Vad gick fel?
• Hur kan du förbättra det?

Nu är det dags att gå mer djupgående med ditt team och göra feedbacken till en god användning. Se om du kan öka de positiva och minska de negativa för ditt nästa evenemang.

Använd möjligheten att upprepa resultaten från eventet som just hände. Du borde få ditt evenemangsteam exalterat inför nästa välgörenhetsinsamling.

Tips: Läs den här guiden om hur du ska debriefa ditt evenemangsteam.

För att sammanfatta

Du har nu framgångsrikt följt upp efter ditt välgörenhetsevenemang. Förhoppningsvis har det resulterat i glada givare, sponsorer och evenemangsmedlemmar.

Viktigast av allt är att du förhoppningsvis har gjort ett viktigt bidrag till en bra sak. Och den feedback du har fått bör ge dig en idé för nästa event.

På tal om nästa event, försök att slå till medan järnet är varmt. Du har hjälpt evenemangsmedlemmarna att ta det första steget mot att bli givare.

Nästa steg är upp till dig!