Hur du hittar rätt evenemangsfotograf (i 6 steg)

Det är ett smart drag att ha en fotograf på plats under ditt event. En bild kan konvertera tusen människor till evenemangsmedlemmar — så går det gamla ordspråket.

Du kan beskriva evenemanget i så mycket detaljer som du vill, men inget slår att ha fotografiska bevis på den succén som sker på ditt event. Men hur hittar du rätt evenemangsfotograf för dina behov?

Denna artikel kommer att gå igenom…

• Varför du behöver en evenemangsfotograf
• De olika typerna av evenemangsfotografer
• Hur mycket pengar dem kostar
• Hur man bedömer om en fotograf har varan eller inte
• Var du hittar de bästa evenemangsfotograferna
• Hur man kommunicerar och arbetar med dem

Bilder, annars hände det inte!

1. Varför behöver du en evenemangsfotograf

Det finns goda skäl till varför en fotograf är en bra investering för ditt event. Det mest uppenbara är att du kan dela magiska stunder med dina gäster efteråt.

Men det finns också en mer praktisk anledning till det: Evenemangsbilder är bra för marknadsföring. Ingenting kommer att hjälpa till att sälja ditt evenemang lika mycket som bilder eller videoklipp av människor som har en bra tid.

Du kan använda bilderna från ditt evenemang i dina nyhetsbrev, dina sociala medier, och till och med för din tryckta marknadsföringssäkerhet som affischer, flygblad, banderoller och så vidare.

Tips: Läs våra guider om hur du marknadsför ditt event på Facebook och Twitter för att se hur du kan använda dina evenemangsbilder.

2. De olika typerna av evenemangsfotografer

Fotografi handlar inte bara om att veta hur man använder en kamera. Fotografer specialiserar sig på olika områden, precis som alla andra yrken. Du behöver den rätta för ditt event.

Här är några av de olika typerna av fotografer som du kommer att stöta på:

• Bröllopsfotografer
• Företagsfotografer
• Matfotografer
• Sportfotografer

De flesta fotografer kommer att kunna ta bra bilder. Men om du vill få det bästa för dina pengar, ska du välja en fotograf som specialiserar sig på din typ av evenemang.

Tips: Titta på fotografens hemsida för att se vilka slags event de specialiserar sig på.

3. Hur mycket kostar en evenemangsfotograf?

Professionella i världsklass kommer med en världsklassig prislapp, så överväg priset innan du dyker med huvudet först för att hyra en evenemangsfotograf.

Vad är din budget?

Din evenemangsbudget är det första du bör tänka på innan du bestämmer dig för att hitta en evenemangsfotograf. En bra fotograf kan lätt kosta upp till £1,000 för en dags arbete.

Om din budget är tight kan det vara bättre att leta efter andra lösningar. Känner du någon i din sociala cirkel som kan ge dig ett kompispris på evenemangsfotografering?

Tips: Läs vår guide om hur du planerar och hanterar din eventbudget.

Få offerter från flera fotografer

Även om bra fotografering garanterar en anständig lön, borde du fortfarande ta tid till att kolla runt. Fråga varje kortlistad fotograf för en offert, och jämför sedan det med de andra.

Du bör inkludera så många detaljer som möjligt när du ber om en offert, till exempel:

• Hur länge behöver du fotografen
• Vart eventet kommer att vara
• Hur ljusförhållandena kommer att vara
• Hur många bilder du behöver
• Vilka typer av bilder du vill ha
• Hur du planerar att använda bilderna

Se till att du klargör om de vill få betalt per timme eller per event. De kan också behöva specialutrustning eller assistent med sig, vilket båda kan öka priset.

Tips: Den här guiden ger en bra uppfattning om prisklassen för evenemangsfotografer och andra saker som du kanske vill ta hänsyn till.

4. Hur man utvärderar evenemangsfotografer

Det är alltid en bra idé att göra grundlig research innan du spenderar pengar. Fotografer är inget undantag från denna regel. Låt oss gå igenom några av indikatorerna för en bra evenemangsfotograf.

Kommunikation

Ta en titt på de kommunikationskanaler du kan nå fotograferna på. Har de en hemsida? E-post? Telefon? Sociala medier? Ju fler alternativ du har för att nå dem, desto bättre.

Portfölj

Kontrollera deras portfölj för att mäta kvaliteten på deras arbete. Fokusera på de exempel som är relevanta för ditt evenemang. Se också på hur många event de har gjort tidigare.

Recensioner och referenser

Online recensioner och personliga referenser är kanske det bästa sättet att utvärdera en evenemangsfotograf. Ta lite tid till att granska några negativa recensioner — de kan vara svåra kunder.

Tips: Om du verkligen vill komma in i detaljerna, kolla på detta fotomätningsformulär för att se några av kriterierna för en bra portfölj.

5. Var hittar du fotografer

Miljondollars frågan är: Var hittar du evenemangsfotografer? Lyckligtvis hänger de på samma plats som de flesta andra frilanspersonal: online.

Frilanswebbplatser

Ett bra ställe att starta din sökning är på en av de många frilans jobbplatserna runtom i världen.

Här är några av de mest framstående:

• Upwork
• Freelancer
• Guru
• Bidvine
• PeoplePerHour

Fotografbyråer

Om du inte är villig att riskera att ta en fotograf på frilans, så finns det dedikerade byråer som kommer att kurera de bästa fotograferna som finns tillgängliga.

Här är en handfull för att komma igång:

• Racoon Event Photography
• Event Photos
• London Event Photography
• Add To Event
• The Photo Team
• Splento
• My Event Photo
• Event Photography Society

6. Hur man arbetar med evenemangsfotografer

När du väl har listat några bra fotografer, är det dags att diskutera eventet. Här nedan följer några samtal som du borde ha med dina kandidater.

Hantering av förväntningar

Både du och dina evenemangsfotografer ska hantera varandras förväntningar direkt från början. På det sättet har du både en bättre position att planera eventet samt att utvärdera det efteråt.

Här är några av de saker du bör diskutera innan du anställer fotografen:

• Vilka är de exakta leveranserna som ingår i priset?
• Hur ofta kommer ni att kunna nå varandra?
• Vad ska fotografen (och assistenten) ha på sig under evenemanget?
• Vilken tid ska de vara på plats?
• Finns det några speciella ögonblick som de absolut måste täcka?
• Hur och när kommer du att få bilderna och/eller videon?
• Har du exklusiva och obegränsade rättigheter till bilderna?

Det är en bra idé att göra en checklista över alla frågor du har till fotografen innan du skriver ett kontrakt och börjar arbeta tillsammans.

Diskutera utrustning

Om du inte är en fotograf själv så finns det en chansen att du inte är bekant med utrustningen. Men det skadar inte att fråga om de har allt de behöver för att fånga rätt stunder.

Fotografer behöver vanligtvis separat utrustning för att arbeta i en låg ljusinställning. De behöver också specialiserade kameror för att fånga objekt eller personer som rör sig med höga hastigheter.

Kolla deras försäkring

Allting kan hända på ett evenemang. Särskilt om det är ett händelserikt paket eller om det är alkohol involverat. Se till att din fotograf har rätt försäkring för sin utrustning.

Säg cheese!

Att hyra en evenemangsfotograf kräver lika mycket forskning och uppmärksamhet på detaljer som någon annan medlem i ditt evenemangsteam. Se till att du gör ditt jobb innan du skriver ett kontrakt.

Det är också lämpligt att prata med dina evenemangsmedlemmar (liksom alla talare och underhållare) om att de kommer att vara på kamera. Och det skadar inte att låta dem veta vad du tänker göra med bilderna.

Lycka till!