Hur du är värd för en show (vad gör man under själva dagen)

Du har planerat och marknadsfört i månader nu. Idag är du äntligen värd för din show.

Om du har gjort allt annat fram till denna punkt, så är du på rätt ställe. Men ännu är det inte tid för vila.

Det finns fortfarande saker som kan gå fel och möjligheter du kan dra nytta av.

Denna artikel kommer att gå igenom…

• Hur du kontrollerar din tekniska utrustning
• Vart artisterna ska vara före showen
• Hur du ser till att ditt team vet vad som händer
• Hur du förbereder publiken och platspersonalen
• Hur du ökar ditt events marknadsföring
• Hur du avslutar showen med en professionell not

Efter att showen är slut kan du vila lätt… tills det är dags för nästa!

1. Kontrollera all teknisk utrustning

En av dina viktigaste uppgifter under själva dagen för showen är att kontrollera installationen och utrustningen. Om något går fel, så äventyras showen.

Se till att scenen och sittplatserna är i ordning. Kör igenom varje utrustning med din tekniska personal och se till att det inte blir några överraskningar.

Ordna sittplatser

Om du inte gjorde det under planeringsfasen, är det dags att sortera ut sittutrymmet. Du kan ordna sittplatser i rader (teater) eller runt bord (cabaret).

Liveshower brukar drivas av publiken, så se till att det finns platser nära scenen.

Förbered scenen

Poängen med scenen är att uppmärksamma den eller de som uppträder. Därför bör du se till att den är upphöjd. På så sätt är den uppträdande synlig oavsett vart du sitter.

En upplyft scen kommer också att hjälpa till att dra publikens uppmärksamhet åt den utövande när showen börjar.

Kontrollera ljudet

Mic-check, en-två, en-två. Se till att allt ljud fungerar korrekt, och att alla kan höra artisterna tydligt.

Om din akt har speciella krav för deras mikrofoner eller stativ, se till att deras behov är uppfyllda. Annars kan det påverka deras uppträdande negativt.

Kontrollera belysningen

Belysning är ett annat viktigt element som kommer att bidra till att uppmärksamma akten. Du bör se till att det finns två eller tre strålkastare på scenen (men blända inte den utövande).

Belysningen (eller bristen på den) är också viktig när det gäller publiken. Det borde vara lite eller inget ljus på dem. På så sätt blir scenlamporna mycket effektivare.

Gör en fullständig teknisk repetition

Artisterna är inte de enda som behöver repetera före showen. Det är absolut nödvändigt att du gör en fullständig teknisk repetition före första akten.

Se till att alla händer är fulla och att det tekniska teamet vet vad de gör. Om något går fel under repetitionen har du fortfarande tid att fixa det innan det hela börjar.

Tips: För en djupare djupdykning, kolla in de här detaljerade guiderna för ljudinstallation och belysningsinställningar för live akter.

2. Tilldela ett green room

Dina artister ska ha en plats att umgås på, före och efter deras show. Därför bör du göra ett av backstage rummen i lokalen till ”green room”.

Det behöver inte vara grönt, men det måste vara tillräckligt rymligt för kostymer och instrument. Det hjälper också om du lämnar några drinkar och snacks åt dem.

Du bör se till att det finns någon som hälsar de utövande välkomna när de anländer. Visa dem till green room så att de kan packa upp sina redskap och slappna av lite innan showen börjar.

Tips: Ta en titt på den här artikeln om hur man fyller ett green room för inspiration.

3. Skriv ut ett schema för showen och ge alla

Som showplanerare är det ditt ansvar att se till att alla vet vad de gör. Ett bra sätt att göra det är att skriva ut ett showschema för ditt team och platspersonalen.

Lista exakt vad som kommer att ske under dagen. Det inkluderar teknisk förberedelse, när dörrarna öppnas och stängs, och när akterna fortsätter.

Du bör också lämna kopior av showens schema (minus teknik prep) för publiken. Placera dem i baren eller på borden så att gästerna kan planera sina toalettbesök.

Tips: Använd en mall för show scheman för att hjälpa dig att skissa upp eventet.

4. Skriv ut uppföranderegler till publiken

Ditt team är inte det enda som behöver några riktlinjer. Det kanske låter beskyddande, men du bör ge uppföranderegler till publiken.

Varför? Eftersom du vet att det alltid kommer att vara en kille som pratar i telefon under en prestation. Eller någon som bestämmer sig för att häckla artisten efter några glas.

Du behöver inte lämna ut en tryckt kopia till alla på dörren. Sätt bara upp det någonstans, så att det inte går att missa.

Tips: Ta en titt på dessa regler för publikens etikett för att hjälpa dig att skriva upp uppförandekoder.

5. Ha en fotograf (eller videograf) på plats

Bilder och videor från din show kommer att vara ovärderliga för marknadsföring. Det visar folk exakt vad som hände — och vad de har missat om de inte dök upp.

Det ger också bra innehåll för dina sociala media profiler. Använd filmen från showen för att skapa spänning för din nästa.

Om du planerar att filma videor är det en bra idé att gå igenom med dem utövande först. Komiker kanske inte vill ha sina skämt läckta om de håller på att släppa en special.

Tips: Behöver du hjälp med att hitta en fotograf eller videograf? Du kan få några priser här.

6. Uppmuntra människor att dela ditt event på sociala medier

Du borde ha tydliga, synliga länkar till dina visningar på sociala medier profiler. Uppmuntra människor att tagga dig i sina bilder och videoklipp före och efter showen.

Ett bra sätt att göra detta är att inkludera dina profiler och hashtags runt arenan. Sätt dem på showaffischen, evenemangsprogrammet och någon annan lämplig plats.

Tips: Läs om hur du uppmuntrar sociala medier att dela din show.

7. Eliminera alla distraktioner

Innan showen börjar bör du se till att det inte finns några distraheringar. Komiker, talare och skådespelare brukar behöva fullständig tystnad för att koncentrera sig på sin akt.

Se till att barpersonalen inte pratar under showen och bli av med surrande ljud och blinkande ljus.

De enda ljuden du vill höra är reaktionerna från publiken för själva uppträdandet. Allt annat avleder upplevelsen.

8. Be om feedback på plats

Även om du borde be om feedback efter showen finns det inget som hindrar dig från att fråga på själva dagen. Checka in med ditt team och platspersonalen för att se om allt går bra.

Du kan också tillfälligtvis fråga några av gästerna om de har det bra. De kommer att uppskatta att du frågar om deras åsikt — och du kommer att uppskatta deras feedback.

Du gjorde det!

Din show är den största delen av alla dina organisationsinsatser för event. Det är viktigt att se till att alla har en bra tid, inklusive dig själv.

Använd möjligheten till att bygga ett varaktigt förhållande med arenan, artisterna och viktigast av allt, publiken.

På så sätt får du en fast grund för framtida shower som blir ännu större och bättre.

Lycka till!