Hur man planerar en show med 9 enkla steg

Live uppträdanden ser ofta så enkla ut att det är lätt att glömma hur mycket arbete som går in i dem.

Det kan bara vara en musiker, talare eller komiker på scenen, men det finns fortfarande en hel maskin bakom dem.

I den här artikeln lär du dig hur man oljar maskinen så att ingenting går fel under showen. Eftersom det inte finns något underhållande med en dåligt genomförd show.

Förutom för The Play That Goes Wrong.

I den här delen kommer vi att täcka…

• För och nackdelar med att använda en bokningsbyrå (eller boka direkt)
• Vilka regler täcker på förhand
• Hur man planerar en budget
• Vem du behöver i ditt team
• Hur man tar hänsyn till förseningar
• Hur man hittar rätt plats (och förbereder den)
• Hur man kontrollerar ljud och ljus

Utan ytterligare tillägg, låt showen börja!

1. Bokningsbyrå eller direkt

Du bör bestämma vilken väg du ska gå när du bokar vem som ska uppträda. Du har två alternativ: gå igenom en bokningsbyrå eller boka dem direkt.

Båda alternativen kommer med sina egna fördelar och nackdelar, som vi ska gå igenom nu.

Fördelar med att gå med en bokningsbyrå

En bokningsbyrå är ett bra alternativ om du inte är säker på vad du letar efter.

Bokningsbyråer…

• Kan hjälpa dig att hitta rätt handling för ditt event
• Kan hitta en ersättningsakt vid avbokningar
• Kommer ha ett marknadsföringsteam som hjälper till med marknadsföring
• Kommer att ha ett ordentligt anställningsförfarande och kontrakt

Med andra ord är en bokningsbyrå mer professionell (oftast).

Nackdelar med att gå med en bokningsbyrå

En bokningsbyrå innebär fler personer, vilket innebär en högre kostnad.

Bokningsbyråer…

• Kommer att lägga sin egen avgift utöver utövarens lön
• Kan skicka en ersättnings akt med mycket kort varsel
• Kommer att fungera som mellanhand vilket kan fördröja kommunikation

Fler människor, fler problem, som de säger.

Tips: The Unsigned Guide är en av de mest omfattande katalogerna för osignerade akter i Storbritannien.

Fördelar med att boka direkt

Om bokningsbyråer verkar för byråkratiska för din stil, kan du alltid boka direkt.

Boka direkt…

• Du kommer att få exakt den utövande du vill ha
• Kan bli billigare eftersom det inte finns några mellanhänder
• Gör det möjligt för dig att kommunicera klart före showen

Med andra ord sparar du besväret med att hantera ”kontoansvariga”.

Nackdelar med att boka direkt

Det finns också några nackdelar med att inte gå genom en byrå när du bokar en artist.

Boka direkt…

• Det kan lämna dig utan säkerhetskopia om utövaren avbryter
• Det kan göra dig ansvarig för alla avtalsmässiga frågor

Med andra ord, att boka direkt har mer risker. Men det kan löna sig om du gör dina läxor.

2. Hämta regelboken (eller skriv en)

Det är bra att ha regler på plats oavsett om du går igenom en byrå eller bokar direkt.

Några av de regler du bör diskutera med utövande eller byrån är…

• Hur många uppvärmningsakter behöver du (om det finns några)
• Varaktigheten av uppträdandet (inklusive uppvärmningsakt)
• Eventuella restriktioner på språket eller ämnet som berörs
• Betalning (fast avgift eller procentsats från dörren eller baren)
• Allmän ansvarsförsäkring

Det är alltid bättre att vara på den säkra sidan när det gäller regler. På så sätt är alla förväntningar före showen uppklarade.

Obs! Ladda ner det här fuskbladet för vad du ska diskutera när du bokar en artist.

3. Planera din budget

Aldrig guesstimate. Och använd aldrig ordet ”guesstimate”, för det är inte ett riktigt ord.

Försök att vara så specifik (och realistisk) som möjligt när du planerar budgeten för din show. Använd liknande shower för att styra dina förutsägelser.

Du bör ringa och maila artister, lokaler, cateringfirmor och alla andra du behöver för evenemanget. Få så många specifika prisuppgifter som möjligt.

Jämför sedan priser och gör budgeten. Och förvänta dig oväntade utgifter. De kommer att dyka upp längst med vägen.

Det är också en bra idé att få ett biljettsystem som rapporterar till dig i realtid (mer om det senare). På så sätt kan du justera din budget när biljetter säljs.

4. Rekrytera ett pålitligt team

Många händer krävs för att se till att en live show går smidigt. Och många sinnen fungerar bättre än en, oavsett hur stor ditt är.

Du vill ha någon som…

• Når ut till media butiker
• Marknadsför eventet på sociala medier
• Hanterar förskottsbiljettförsäljningen
• Sorterar ut de tekniska aspekterna
• Sitter vid dörren under natten

Du kan återkomma till denna punkt när du har stoppat din spelplan för showen (se #5).

5. Redogör för eventuella förseningar

Precis som med budgeten borde du förvänta dig det oväntade när det gäller tidskontroll. Många faktorer är inte i dina händer.

Den uppträdande personen kan fastna i trafiken på vägen till lokalen. Samma kan hända för cateringfirman eller alla andra människor du inte kan leva utan.

Den enda faktorn som inte är ur dina händer är förberedelser. Upprätta en beredskapsplan så att gästerna inte blir uttråkade och väntar på att saker ska hända.

6. Välj rätt plats

Platsen för showen borde i allmänhet matcha den typ av uppträdande du planerar. Men det kan också fungera till din fördel att vara lite okonventionellt om det passar temat.

Du bör se till att platsen är…

• Tillgänglig och nära till kollektivtrafik
• Kan hålla antalet personer du förväntar dig att delta
• Ger lite trovärdighet till din event
• Har alla faciliteter du behöver för showen
• Passar din budget

Men det är inte allt. Du måste också förbereda platsen och scenområdet för de utövande.

Tips: The Gig Guide har en bra lista över platser för live uppträdanden i Storbritannien.

7. Förbered platsen

Publikens position kan få stor inverkan på hur bra showen går.

En rockkonsert kommer att vara så högljudd att det kommer bli svårt att ha konversationer. En komedi kväll, å andra sidan, kan kräva en del interaktion mellan publiken.

Två vanliga stilar för sittplatser på shower är cabaret (med bord) och teater (i rader). Den första är användbar om du inte planerar att sälja ut showen, eftersom den kommer att se mer full ut.

Ett fult knep för att få gästerna att närma sig scenen är att markera bakre rader som reserverade. Du kan ta bort de reserverade skyltarna på natten när de främre raderna har fyllts.

Slutligen bör du se till att gästerna har gott om utrymme att flytta runt. Det betyder inga långa rader med säten utan en mittgång.

Scenen kommer att vara mittpunkten på kvällen, så du bör se till att den är högre upp än sittplatserna. Det enda undantaget från detta bör vara en arena.

Om den plats du har valt inte har ett faktisk scen, ska du försöka få till en. En provisoriskt scen är billig att hyra och tar tio minuter att sätta upp.

8. Ordna scenbelysning

Precis som scenen, så läggs betoningen på artisten, det kommer även belysningen att göra. Återigen finns det undantag, till exempel en svagt upplyst jazzkväll.

Men låt oss anta att resultatet är kvällens fokus och inte bara bakgrundsbrusen. Du kommer att behöva spotlights pekade mot scenen.

Kommunicera med platspersonalen eller ditt tekniska team för att se till att scenen är väl upplyst. Det får inte finnas några platser där utövande är osynlig om de flyttar sig.

Du bör också kunna dämpa huvudljusen på platsen strax före uppträdandet. Det kommer att signalera till publiken att showen är på väg att börja.

Tips: The Stage har en bra översikt över scenbelysningsleverantörer i Storbritannien.

9. Kontrollera ljudet

Ljudet är lika viktigt som belysningen under uppträdandet. Om lokalen inte har ett inbyggt ljudsystem, måste du förbereda ett i förväg.

Valet av mikrofoner beror på uppträdandet. Musiker tenderar att föredra sladdlösa mikrofoner med ett böjt stativ. Medan komiker tycker om mikrofoner med rakt stativ. Skådespelare eller talare kanske vill ha mikrofonen ansluten till dem så att de kan flytta runt.

Ljudsystemet bör innehålla en högtalare på vardera sida av scenen med bildskärmar som vetter ut mot den uppträdande personen. Högtalare bakom publiken är valfria men kan krävas för större utställningar.

Se till att du har extra allt. Mikrofoner och kablar kan sluta fungera under den värsta möjliga tiden.

Tips: The Stage har en bra katalog över scenljuds leverantörer i Storbritannien.

Är du redo att sälja några biljetter till showen?

Du har fått artisten och arenan fixat. Sittplatserna har organiserats snyggt. Belysningen och ljudet är förberedda.

Nu är det dags att fylla de här platserna.

Få din show annonserad på en evenemangs sida som Billetto och marknadsför den från hustaken!

Lycka till!