Att behärska rollen som en evenemangsarrangör: 10 viktiga färdigheter som en evenemangsarrangör

Så du vill anordna dina egna evenemang? Då behöver du alla färdigheter som krävs för att fylla rollen som en arrangör. Lyckligtvis har vi allt du borde veta här.

Här är några färdigheter som en evenemangsarrangör som vi kommer att täcka i den här guiden…

• Organisation och budgetering
• Teknisk kunskap
• Ledarskap och kommunikation
• Försäljning och kundservice

Redo för att kryssa i några rutor och utöka din att-göra-lista?

1. Organisation och tidshantering

Högst upp i vår lista över evenemangsarrangörs färdigheter är förmågan att—nå— organisera och planera. Utan denna färdighet kommer ditt evenemang att vara en cirkus…och inte den avsiktliga sorten.

Det är inte lätt att orkestrera ett evenemang. Ju större evenemanget är, ju fler människor är involverade och ju fler saker kan gå fel om du inte skapar planer och reservplaner.

Organisatoriska färdigheter är avgörande för att du kommer att behöva…

• Möt deadlines
• Planlogistik
• Hantera budgetar
• Organisera personalens scheman
• Köra marknadsföringskampanjer

Nästa steg: Lär dig hur du förbättrar dina organisatoriska färdigheter och tidskompetens för att bygga en solid grund som en evenemangsarrangör.

2. Uppmärksamhet på detaljer

Djävulen är i detalj, så det är viktigt att vara uppmärksam om du vill undvika att behöva ringa in en ung präst och en gammal präst för att fixa ditt evenemang.

Var vinet rätt temperatur? Har AV-utrustning fungerat felfritt? Log servitörerna? Fanns det tillräckligt med personal för att hantera registreringen i god tid?

Du kan ha allt planerat och organiserat, men det är de små sakerna som kompletterar evenemangets upplevelse som helhet.

Nästa steg: Du kan lära dig hur du utvecklar din uppmärksamhet på detaljer för att öka oddsen för ett perfekt evenemang.

3. Budgetering

Ja, det fruktade B-ordet finns även på den här listan. Precis som alla andra företag som kräver resurser behöver du budgeteringsförmåga för att organisera ett evenemang.

En arrangörs roll kräver att du förstår vilka utgifter du har och var du kan hitta potentiella inkomstkällor för att balansera dina böcker.

Nästa steg: Läs vår guide om hur man hanterar en evenemangsbudget så att dina böcker är i ordning.

4. Kommunikation

Möjligheten att kommunicera tydligt och effektivt med människor är också en av de viktigaste färdigheterna för en evenemangsarrangörer.

En arrangörs roll kommer att se dig hantera ett brett spektrum av människor:

• Evenemangsdeltagare
• Caterers och andra säljare
• Lokalförvaltare och personal
• Talare och underhållare
• Volontärer och välgörenhetsorganisationer
• PR-byråer
• Influencers och kändisar
• Hälso- och säkerhetsinspektörer
• Revisorer och bokförare
• Försäkringsbolag
• Tidningar och radio stationer
• Privata givare
• Företagsponsorer
• Människor på sociala medier

Du måste lyssna på allas förväntningar och bekymmer. Samtidigt behöver du också kommunicera din egen vision och förväntningar för att försäkra dig om att alla är på samma sida.

Här är några aspekter av din roll som evenemangsarrangör som kommer att kräva bra kommunikationsförmåga:

• Skriva evenemangsförslag och kontrakt
• Skapa marknadsföringsmaterial för att sälja biljetter
• Briefing och debriefing ditt evenemangsteam
• Nätverka med andra företag
• Förhandla med lokaler och leverantörer
• Visa tacksamhet och samla in feedback
• Var värd för evenemang och göra meddelanden

Nästa steg: Du kan hitta den här listan med olika sätt att förbättra din kommunikationsförmåga.

5. Ledarskap

En del av en arrangörs roll är att delegera uppgifter till andra människor. Oavsett om det är evenemangspersonal, volontärer, familjemedlemmar eller leverantörer från tredje part, så kommer du så småningom att behöva involvera andra.

Bra ledare kan…

• Använda varje gruppmedlems individuella styrkor
• Delegera uppgifter och ge klara instruktioner
• Underlätta kommunikationen mellan gruppmedlemmar
• Inspirera och motivera människor att göra sitt bästa
• Skapa en känsla av förtroende och öppenhet

Med andra ord måste du förena människor runt ett gemensamt mål och se till att alla kommer överens och ger sitt bästa.

Nästa steg: Ta en titt på den här djupgående artikeln som beskriver kvaliteterna hos en bra ledare.

6. Nätverka

Evenemangsplanering handlar om att föra folk tillsammans. Det handlar i viss mån om att skapa ett nätverk. Men det finns också mycket nätverk som fortsätter bakom kulisserna.

Oavsett om du är en nybörjare eller en erfaren veteran, måste du ständigt bygga och upprätthålla professionella relationer med alla personer som nämns ovan (se #3).

En arrangörs roll kan också kräva att du deltar i sociala nätverk eller deltar i online grupper där du kan vårda dina relationer.

Nästa steg: Läs om hur du förbättrar dina nätverkskunskaper och överväger att ansluta till organisationer som Association of Event Organisers.

7. Försäljning och förhandling

Om du är en professionell evenemangsarrangör, är du i evenemangsbranschen. Det betyder att du också bär hattarna som marknadsförare, förhandlare och säljare.

Du måste sälja konceptet för ditt evenemang till potentiella deltagare, givare, sponsorer, influencers och volontärer. Det kräver försäljning och marknadsförings färdigheter.

Samtidigt måste du förhandla om ett bra pris för platsen, catering, leveranser, underhållning och allt annat du behöver för att göra för att få ditt evenemang till en framgång.

Nästa steg: Läs vår guide om hur man förhandlar med leverantörer och lokaler för att förbättra dessa färdigheter.

8. Kundtjänst

Trots att du måste hantera många människor, från företagets sponsorer till sociala medier, så är ingen lika viktig som de som deltar i ditt evenemang.

Evenemangsdeltagare är kunderna, och kunderna har alltid rätt—även när de är felaktiga och orimliga och du vill riva av håret.

Nästa steg: Här är en bra lista med tips om hur du hanterar svåra kunder så att du kommer ut på toppen.

9. Teknisk läskunnighet

Evenemangsarrangörer måste ha en god förståelse för tekniken. Maskiner och automation har gjort det mycket lättare att planera och genomföra evenemang, men du måste också veta hur man använder dem.

Här är några av de appar och enheter du behöver förstå:

• Program för evenemangshantering
• Sociala media-plattformar
• Biljettförsäljnings appar
• E-postmarknadsföringsprogram
• Microsoft Office och Google G-Suite
• Projekthanteringsverktyg
• AV-utrustning (kameror, mikrofoner, belysning och projektorer)

Nästa steg: Kolla in vår lista över gratis evenemangsplanerings verktyg för att hjälpa dig att organisera ditt arbete bättre.

10. Bred kunskap om evenemang

Det kan verka som en uppenbar punkt att ha, men du borde ha allmän kunskap om vad som krävs för att ett evenemang ska bli av.

Du behöver inte vara expert på jobbet som en DJ, men du behöver veta vad DJ behöver för att kunna göra sitt jobb.

Detsamma gäller för alla andra som är involverade i ditt evenemang. Se till att du vet om grunderna om vad de gör så att du kan delegera och ta emot.

Här är en annan bred kunskap om evenemang som du behöver:

• Hur man gör en planlösning
• Hur lång en middagstjänst tar
• Vilken AV-utrustning krävs
• Hur bedömer man platsens kapacitet
• Så här undersöker du evenemangslokaler

Nästa steg: Du kan lära dig allt detta genom att kolla runt på vår blogg eller en evenemangsplaneringskurs.

Känner du dig utrustad?

Om du kan behärska alla dessa 10 färdigheter för en evenemangsarrangör, så är du på god väg till en lyckad karriär inom evenemang.

Missade vi något? Ge oss gärna dina förslag i kommentarfältet här nedan och dela dem med dina medarrangörer.