Catering och evenemangsplanering går hand i hand, så låt oss titta på hur man väljer en matleverantör för ett evenemang.
Denna artikel kommer att täcka…
- Inledande övervägande innan du tittar på catering
- Hur man hittar en matleverantör och hur man väljer den rätta
- Kvaliteten hos en bra matleverantör
- Hur man hyr en matleverantör och vad man ska diskutera före evenemanget
Redo att prova några smaker? Bon appetit.
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och hålla evenemang. Skapa en evenemangssida och börja sälja billjetter på bara 5 minuter.
SKAPA EVENT >>
Vilken typ av catering är rätt för ditt evenemang?
Innan du dyker in i din forskning, överväg vilken typ av evenemang du anordnar. Det kommer att gå långt med att hjälpa dig att bestämma vilken typ av cateringföretag du ska leta efter.
Frågor att ställa dig själv:
- Hur formellt är ditt evenemang?
- Vilken typ av plats är det anordnat i?
- Hur är sittplats arrangemanget?
- Hur många gäster kommer att delta?
- Vilken typ av mat förväntar de sig?
- Har de några kostbehov?
De tre huvudsakliga typerna av catering service du kommer över är:
- Mottagningstjänst: det billigaste alternativet, som vanligtvis innehåller drycker och fingermat som gästerna äter medan de står och pratar med varandra.
- Bufféservice: det näst billigaste alternativet, där gästerna serverar sig själva och kan välja mellan ett stort utbud av mat och dryck.
- Bordservice: det dyraste alternativet, där gästerna sitter vid borden och väntas av medlemmar av cateringpersonalen.
Tips: Läs mer om fördelarna och nackdelarna för varje cateringstil för att få en bättre uppfattning om vad som passar ditt evenemang.
Hur man hittar en matleverantör
Det finns ett brett utbud av företag för cateringevenemang. Låt oss gå igenom några viktiga överväganden för catering och evenemangsplanering för att hjälpa dig att begränsa din sökning.
1. Storlek
Cateringföretaget måste kunna ta emot ett antal gäster som kommer att vara på ditt evenemang. Storleken på cateringföretaget bör matcha storleken på ditt evenemang.
2. Plats
Det är också en bra idé att överväga platsen för ditt evenemang. En lokal matleverantör kan vara bekant med arenan och kommer mindre sannolikt att uppleva förseningar på grund av en lång resa.
3. Budget
Hur mycket pengar du har avsatt i din evenemangsbudget för catering hjälper också till att begränsa din sökning. Försök att hitta en matleverantör med en bra blandning av värde och pris.
4. Platsbegränsningar
Många lokaler har en lista över cateringfirmor som de föredrar att arbeta med. Att välja en matleverantör från deras lista kan inte bara minska risken för missförstånd, utan du kan till och med få rabatt.
Tips: Använd en catering katalog för att få offerter från flera cateringfirmamed en enda sökning.
Hur man väljer en matleverantör
Du har gjort en inledande forskning. Nu är det dags att välja en matleverantör för ditt evenemang. Låt oss gå igenom några av kvaliteterna hos en bra matleverantör så att du gör rätt val.
1. Kommunikation
En bra matleverantör är lätt att nå och svarar snabbt på dina samtal och e-postmeddelanden. Om du upplever problem med kommunikation direkt, är det troligtvis också ett problem längst vägen.
Tips: Läs om några av de lösningar som används i cateringbranschen för att undvika missförstånd.
2. Organisation
Förutom deras kommunikationsförmåga, bör du också notera om cateringfirman är organiserad. Fick du förslaget i tid? Om inte, kan det vara ett dåligt tecken på saker som kommer att komma.
3. Erfarenhet och specialisering
Precis som de flesta evenemangsplanerare specialiserar sig på en viss typ av evenemang, kommer många cateringfirma att göra detsamma. Se till att din matleverantör har erfarenhet av att arbeta med din typ av evenemang.
4. Kundtjänst
Dina behov och förväntningar som kund borde vara högst upp på matleverantörens lista över prioriteringar. Notera om en viss matleverantör uppmärksammar dina specifika behov.
5. Flexibilitet
Du bör kontrollera hur flexibel cateringföretaget är i frågan om menyn och servering av maten. Se om de kan tillgodose kostbehov som matallergier och glutenfria måltider.
Tips: Se den här listan över olika kostbehov tillsammans med detaljerade beskrivningar.
6. Kundrecensioner
Online recensioner och personliga rekommendationer har mycket att säga när det gäller en matleverantörs förmåga att utföra jobbet. Gör din due diligence och undersök leverantören innan du hyr.
Tips: Använd en webbplats som Trustpilot för att leta upp ett cateringföretagoch läsa deras recensioner.
Hur hyr man en matleverantör
Vid det här laget bör du ha en kort lista över kandidater för din evenemangs catering. Det finns bara några fler sätt att kvalificera rätt matleverantörer och några saker att komma ihåg när du anställer dem.
1. Tidigare evenemangsfoton
En bild säger mycket om vad du kan förvänta dig av maten…om du inte är på McDonald’s. Om du antar att du inte kommer att servera stora Big Macs, se till att du ser bilder från tidigare evenemang.
2. Certifieringar
Innan du hyr en leverantör, se till att du kontrollerar deras certifieringar. De bör följa brittiska livsmedelsstandarder och eventuella krav som anges i din evenemangsförsäkrings policy.
3. Ingredienser
Du kanske vill kolla vart matleverantören får sina menyingredienser från. Är de lokala? Är de organiska? Var de ansvarsfullt ansedda?
4. Förberedelse
Tala med din matleverantör om hur och var maten ska förberedas. En del mat är billigare att laga på annan plats, medan andra rätter måste vara förberedda på platsen.
5. Smakningar
Du har sett bilderna, men hur är det med den faktiska smaken? En bra matleverantör ger dig en provsmakning, så att du kan utvärdera om maten lever upp till dina förväntningar innan du hyr dem.
Tips: Läs om vad du kan förvänta dig av en matleverantörs smakning så att du är redo.
6. Möbler och porslin
Alla lokaler kommer inte att ge dig möbler och porslin för ditt evenemang. Vissa cateringföretag kan dock inkludera dessa i priset, så kolla om det är ett alternativ.
Tips: Om varken platsen eller cateringfirman kan erbjuda bordsartiklar, kontakta då en separat leverantör.
7. Tillgänglig personal
Se om cateringföretaget har rätt antal anställda till ditt evenemang. Du behöver vanligtvis en servitris för varje två bord. (Färre om du serverar en buffé.)
Tips:I den här artikeln finns en tabell som visar förhållandet mellan serverings personal och gäst för de flesta evenemang.
8. Kontrakt detaljer
Se till att alla detaljer är täckta när du granskar cateringavtalet. Är alla leveranser listade? Ingår moms? Kommer deras personal förvänta sig dricks? Har du läst det finstilta?
Tips: Läs exempel på cateringavtal så att du vet vad du ska se efter.
9. Avbokningsregler
Även om du förmodligen inte planerar på att avbryta ditt evenemang, är det bra att vara beredd på det värsta scenariot. Kontrollera leverantörens avbokningsregler, bara i fall att.
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och hålla evenemang. Skapa en evenemangssida och börja sälja billjetter på bara 5 minuter.
SKAPA EVENT >>
Njut!
Du borde inte vara en petig ätare, men du bör vara petig när det gäller att hyra ett cateringföretag. När allt kommer omkring handlar det inte om dig. Det handlar om dina gästers upplevelse.
Det är också värt att kolla upp om du planerar att anordna event i framtiden. Att hyra catering för detta evenemang kan vara början på ett långsiktigt affärsförhållande.
Du borde nu ha en mycket bättre uppfattning om hur man väljer en matleverantör för ett evenemang som du planerar.
Lycka till!
Lämna ett svar