Hälsa och säkerhet för evenemang: Vad du behöver veta

Hälsa och säkerhet för evenemang kan ofta vara den ena delen av planeringsprocessen som evenemangsarrangörer glömmer.

I det här inlägget ska vi titta på vad du behöver veta om effektiv hälsa och säkerhet på evenemang.

Viktiga saker att tänka på för hälsa och säkerhet på evenemang

Denna artikel innehåller information som är specifik för Storbritannien, men det allmänna rådet är ändå intressant för evenemangsplanerare av alla nationaliteter. När du organiserar ditt evenemang bör hälsa och säkerhet vara din första prioritet. Du bör tänka på följande saker.

Vem är du ansvarig för på ditt evenemang?

De personer du ansvarar för är inte begränsade till bara dina gäster. Du måste också överväga de personer som arbetar för dig: fast anställda, företag eller volontärer.

Hur stor är risken?

Om det finns en ökad risk för skada eller olycka på ditt evenemang, måste du göra extra planering för att minimera det.

Skulle något gå fel under din uppsikt måste du ha rätt procedurer för att hantera det i enlighet med detta. Om du inte gör det, och du befinner dig i strid med hälso- och säkerhetsbestämmelserna, kan du få stor böter på upp till 250 000 kr.

I värsta fall kan du också möta åtal. Planering och förberedelse är absolut nödvändiga för att du ska ha rätt arbets- och hälsoprocedurer på plats.

Vad du behöver förbereda

Som en arrangör är du ansvarig för att förbereda en riskbedömning, en beredskapsplan och en säkerhetsplan för evenemanget.

1. Riskbedömning

Oavsett vilken typ av evenemang du organiserar så måste du göra en riskbedömning i de inledande planerings stadierna.

Denna riskbedömning kommer att belysa eventuella faror som kan påverka ditt evenemang.

En riskbedömning ska innehålla saker som:

• Kommer bullret att vara på en acceptabel nivå?
• Finns det några faror för att elkablar blir skadade?
• Vad är riskerna med eld?
• Kan min belysningsstråle utlösa anfall?
• Är mina tillfälliga strukturer säkra att hålla de tilldelade gästerna?
• Finns det ett lämpligt antal badrum för antalet gäster?
• Har jag tillgång till rent vatten?
• Kommer avfall att hanteras korrekt?

Att vara beredd på en situation kommer att bidra till att dina gäster är säkra och att alla vet vad de ska göra om sakerna går fel.

Ladda ner den här mallen och gör en kopia för varje evenemang som du ska organisera. Ta dig tid att fylla i och prata med ditt evenemangsteam.

Det är också värt att titta på denna brandsäkerhetsbedömning.

Tips: Ta en titt på denna djupgående guide om hur man gör en riskbedömning, inklusive praktiska exempel för att fylla i mallen.

2. Nödplan

Ingen arrangör någonsin vill behöva använda sin akutplan, men det är viktigt att ha en om sakerna går fel.

En nödsituation kan vara allt från brand, till en översvämning, till ett bombhot. Hur ska du hantera den här typen av saker? Hur får du tillgång till stöd från polisen, brandkåren och ambulanserna om du behöver dem?

Hela din personal måste vara medveten om beredskapsplanen. Då kan de hjälpa till med att genomföra det om det oförutsedda skulle ske.

Du bör förbereda din beredskapsplan efter att ha genomfört riskbedömningen. Då får du veta mer om de potentiella problem som kan uppstå, och vad du kan göra för att förbereda dem.

Tips: Här är en guide till planering av incidenter och nödsituationer på evenemang.

3. Säkerhetsplan för evenemang

En säkerhetsplan för evenemang är ytterligare ett dokument som du behöver fylla i, och det kommer normalt att innehålla din riskbedömning och beredskapsplan. Det visar att du har tänkt på alla viktiga hälso- och säkerhetsaspekter som är relaterade till ditt evenemang.

Beroende på vilken typ av evenemang så kommer lokaler och lokala myndigheter att vilja se denna säkerhetsplan medan du är i planeringsstadiet av ditt evenemang. De vill veta om att du är beredd på en olika typer av situation som kan uppstå.

Du kommer också att lita på det här dokumentet om något händer under evenemanget och du befinner dig i en juridisk tvist.

Din säkerhetsplan ska innehålla:

• Detaljer om ditt evenemang: Var, när, vad, detaljerade tidpunkter, platsplaner och så vidare.
• Vem har ansvaret och andra viktiga kontakter?
• Licenser och behörigheter som du har erhållit
• Riskbedömning
• Nödplanering
• Hur personal för evenemanget kommer att kommunicera med varandra
• Elstyrning och -försörjning
• Uppgifter om toaletter, dricksvatten och avfallshantering
• Handikappanpassningar och tillträde
• Bullernivåer och kontroll
• Hur du styr trafik och folkmassor
• Först hjälpen och säkerhetsinformation
• Information om tillfälliga strukturer, utrustningar och attraktioner
• Mat och dryck: Vilka är de, vad gör de och vilka licenser har de?
• Hur många anställda totalt samt deras arbetsuppgifter?

Tips:Inte säker på var du ska börja? ”Hur man skriver en effektiv säkerhetsplan” hjälper dig att komma igång.

Hälso- och säkerhetsriktlinjer för evenemang

Hälsa och säkerhet Executive (HSE) i Storbritannien är den bästa resursen som du kan hitta för att hålla i evenemang på ett säkert sätt.

Webbplatsen HMS har all information du behöver detaljer som:

• Publik hantering
• Transport
• Brandsäkerhet
• Buller
• Medarbetares välfärd
• Använda hinder
• Hantering av avfall
• Speciala effekter
• Platsdesign
• Fall från höjd
• Med tillfälliga strukturer

För var och en av dessa kommer du att:

• Lära dig om dina ansvarsområden som arrangör för evenemang.
• Ta reda på de viktigaste sakerna du borde veta.
• Hämta länkar till ytterligare resurser som du kanske behöver.

Oavsett om du håller i ett evenemang för första gången eller tionde gången är det en bra idé att noggrant titta på webbplatsen HSE.

Tips: Medan den är inriktade på musikevenemang, så erbjuder abonnementsbaserade The Purple Guide massor av relevant information om hälsa och säkerhet för evenemang, inklusive fallstudier och praktiska exempel.

Är alla hälso- och säkerhetsaspekter relevanta för mig?

Alla arrangörer måste överväga hälsa och säkerhet för evenemang. Men vissa aspekter kommer att vara olika beroende på vilken typ av evenemang.

Till exempel kommer en liten konstutställning på ett lokalt galleri att se väldigt annorlunda ut från en arena med fem tusen gäster. Du behöver inte oroa dig för tillfälliga strukturer, hyra tillräckligt med toaletter eller avfallshantering. Du skapar bara en hälso- och säkerhetsplan som passar detaljerna i ditt evenemang.

På samma sätt kommer evenemang som involverar alkohol eller utomhusaktiviteter att bli mer benägna för hälsa och säkerhets frågor.

Tips: En bra start är att söka efter ”hälsa och säkerhet för [din typ av evenemang]” för att se om det redan finns information om ämnet.

Vart du kan få hjälp

Allt detta kan tyckas ganska skrämmande, speciellt om det är första gången du tänker på hälsa och säkerhet för evenemang. Oroa dig inte om: Det finns gott om resurser för att hjälpa och vägleda dig längs vägen.

HSE: s ”Getting started” artikel är extremt användbar för första gångens evenemangsplanerare. Du har också följande alternativ.

Hjälp från lokaler

Många lokaler har redan information på sina webbplatser riktade direkt till evenemangsarrangörer. Denna information finns för att hjälpa dig att se till att allt är täckt för ditt evenemang, inklusive hälso- och säkerhetsåtgärder.

Om du inte hittar något på deras hemsida, fråga dem om de har befintlig information eller checklistor som hjälper. När allt kommer omkring är det i deras bästa intresse att se till att ditt evenemang löper på smidigt. De kan till och med ha tidigare erfarenhet av din typ av evenemang.

Hjälp från lokala råd

Regionala webbplatser som PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk och Yorkshiredales.org.uk erbjuder detaljerad information och checklistor om hälsa och säkerhet för evenemang. Det är värt att kolla in webbplatsen för ditt kommunfullmäktige eller ta kontakt med deras representanter för att se vilka uppgifter de kan ge.

Hjälp från konsulter specialiserade på hälsa och säkerhet för evenemang

Du kan också hitta företag som specialiserar sig på att hjälpa evenemangsarrangörer att ta hand om hälso- och säkerhetsaspekter. Här är några:

• Event Safety Plan ger säkerhetsstöd för evenemangsplanerare. Företaget erbjuder kurser, konsulttjänster och onlineverktyg som hjälper dig att uppfylla hälso- och säkerhetskrav.
• Stagesafe är en hälso- och säkerhetskonsult för främst musikevenemang och live produktioner. De kan hjälpa till med all hälso- och säkerhets dokumentation samt inspektioner, beredskapsplaner och olycksutredningar.
• Säkerhetsrådgivarna för evenemang har arbetat med många kända varumärken för att skapa skräddarsydda event. Du kan kolla in några intressanta fallstudier på deras hemsida.

Det finns många liknande konsulttjänster, så du borde kunna hitta en nära dig.

Särskilda överväganden för stora evenemang

Om du håller i ett stort evenemang och är oroad över publik hantering, kolla in Crowd Safety för råd och planeringshjälp.

På grund av den olyckliga risken för terrorism vid stora evenemang bör du också överväga regeringens ”Crowded places guidance”.

Tips: Den här hälso- och säkerhets checklistan från Northumbria University är ett bra exempel på specifika detaljer som du kanske vill överväga.

Undvik inte att ha en hälso- och säkerhetsplan

Hälsa och säkerhet för evenemang kan tyckas vara grovgöra först, men det är absolut nödvändigt att ha rätt planer på plats.

Konsekvenserna av dåliga hälso- och säkerhetsprocedurer kan vara förödande för dig som arrangör. Det är ditt ansvar att se till att du följer relevanta riktlinjer och har en nödplan på plats.

Genom att genomföra en riskbedömning och skapa en säkerhetsplan, säkerställer du säkerheten för din personal och dina gäster. Plus att du kommer att vara redo om något skulle hända under ditt evenemang.