De bästa, gratis verktygen för eventplanering online

”Arbeta smart, inte svårt” är lättare sagt än gjort. Det är därför som vi idag ska titta på några verktyg för eventplanering online.

Som eventplanerare är de timmar du får sova förmodligen fyllda med mardrömmar om att göra listor och deadlines.

Oroa dig inte, du är inte ensam.

Lyckligtvis har några kloka människor tagit fram en rad onlineverktyg för att göra ditt liv enklare.

”Det är bra och allt, men jag har en budget att hålla fast vid,” är något vi hör dig säga.

Vi förstår. Men dem goda nyheterna är att vi har sammanställt en liten lista över gratis verktyg för eventplanering online.

Du läste rätt: gratis!

Läs vidare för att få reda på hur du kan effektivisera din eventplanering med:

• Projekthanteringsverktyg
• Appar som hjälper dig att hålla reda på idéer
• Sociala medier hanteringsverktyg
• Verktyg för att hjälpa dig med design och entreprenad

Vi lovar att du kommer vilja prova minst ett av dessa verktyg och att du kommer att älska det!

Projekthanteringsverktyg

Det finns många rörliga delar som bidrar till framgången för ett event. Ett bra projekthanteringsverktyg kan hjälpa dig att hålla allt på ett ställe.

1. Trello

Trello är en gratis app online som hjälper dig och ditt team att samarbeta med ett projekt. Det är en mycket visuell app som skapar en styrelse för varje projekt.

Styrelsen kan fyllas med ”kort” som symboliserar en uppgift. Du kan lägga till bilder, videoklipp och ljudklipp på varje kort.

Checklistor och påminnelser hjälper dig att följa utvecklingen av din eventplanering.

2. Slack

Slack är ett bra verktyg för den upptagna eventplaneraren med en full inkorg. Appen låter dig skapa en gruppchatt där du kan dela filer med dina lagmedlemmar.

På så sätt är dina filer angående eventet och samtal, alla samlade på ett och samma ställe. Enkelt!

3. Google Drive

Google Drive är ett bra alternativ om du inte känner för att lära dig ett nytt program. Det är inte bara ett ”cloud”-baserat lagringssystem. Du kan också njuta av en rad andra funktioner.

Google Hangouts är utmärkt för att chatta med ditt team. Google Docs and Sheets genererar snabbt dokument och kalkylblad.

Inget behov av att köpa en Microsoft Office-licens.

Inspiration och anteckningar

Internet är en stor plats, så det är lätt att glömma var du hittade ett bra koncept. Strunta i Post-It lapparna och få ett av dessa gratis verktyg för att hjälpa dig att hålla reda på nya idéer.

1. Google Alerts

Google Alerts är ett utmärkt verktyg för att övervaka webben för nyheter om ett visst ämne. Skriv bara in vad du är intresserad av. Från och med nu kommer Google att skicka dig ett vanligt e-postmeddelande med en summering.

Du kan schemalägga dessa för så att du får dem i din inkorg så ofta du vill. Och det finns ingen gräns för antalet larm du kan ställa in.

2. Feedly

På samma sätt som Google Alerts hjälper Feedly dig att skapa anpassade nyhetsflöden för olika ämnesfrågor. Det är mer estetiskt tilltalande att titta på men har alla samma egenskaper.

Du kan till exempel skapa ett nyhetsflöde för konferenser och en annan för tips om eventplanering (kom ihåg att prenumerera på vår blogg!)

3. Evernote

Evernote är ett bra verktyg om du får dina idéer från olika ställen. Hittade du någonting intressant på nätet? Kopiera den till Evernote.

Vill du göra en röstinspelning av en idé som poppade upp i ditt huvud? Lägg till det i Evernote. Hittade du en fin bild som du skulle vilja använda för inspiration senare? Då vet du vad du ska göra.

Social media

Det är viktigt att använda sociala medier när du planerar ett event. Men det kan snabbt bli mycket tidskrävande att hålla koll på alla olika plattformar. Använd dessa verktyg för att hjälpa dig spara tid.

1. Buffer

Buffer är ett verktyg för social media planering som gör att du kan schemalägga inlägg i förväg. Det kan anslutas till tre olika konton och schemalägga 10 inlägg i taget.

Det finns också en betald prenumeration som tillåter fler sociala medier profiler och inlägg. Du kan enkelt komma åt den på din telefon och schemalägga när du är på språng.

2. IFTTT

If This Then That (IFTTT) är en samling gratis verktyg som kan hjälpa dig att automatisera sociala medier. Applets är små kodstycken som genereras av andra användare.

De kan till exempel låta dig korsa inlägg i dina sociala medier. Du kan automatiskt skicka till Twitter och Facebook varje gång du postar något på Instagram.

Event

Som eventplanerare vill du också ha ett verktyg som hjälpa dig att lista eventet själv. Det kan också vara tidskrävande, så här är några verktyg som hjälper dig att effektivisera processen.

1. Billetto

Vår plattform låter dig lista ditt event, marknadsföra den till rätt publik och sälja biljetter. Det tar bara fem minuter att bygga upp ditt event. Då har du också allt på ett ställe.

Det roliga slutar dock inte där. Du kan också marknadsföra ditt event direkt till sociala medier för att spara tid.

2. Evvnt

Vi är naturligtvis inte den enda plattformen där du kan lista ditt evenemang. Det finns fler där ute. Många av dem gör det enkelt att komma igång.

Men även om det bara tar fem minuter att skapa ett event på varje sida, kan det snabbt bli mer. Evvnt kräver bara att du skriver in informationen om eventet en gång. Det kommer då att lista eventet på hundratals evenemangslistor.

3. Eventopedia

Om du har spenderat otaliga timmar på jakt efter leverantörer för ditt evenemang, då kommer du att älska Eventopedia. Plattformen samlar ihop eventleverantörer och låter användarna betygsätta och granska dem. Det har jämförts med TripAdvisor för eventplanerare.

Diverse

Även om vi har täckt några av de mest användbara verktygen, finns det några fler du borde kolla in.

1. Canva

Canva är go-to verktyget för grafisk design och formatering. Om du inte är skicklig med Photoshop, kommer du att älska Canva. Den levereras med coola mallar för sociala medier och inlägg. Du kan också använda den för flygblad och annat marknadsföringsmaterial.

2. Upwork

Behöver du en extra hand med ditt event? Det gör du förmodligen. Event kräver mycket arbete, inklusive copywriting, grafisk design, bokföring och mycket mer. Varför inte lägga ut det till en frilansare? Ekonomin blomstrar och du kan hitta massor av begåvade proffs på nätet.

3. Headspace

Headspace är den mest populära appen för guidad meditation. Varför inkluderar vi detta på vår lista? Eftersom eventplanering är det femte mest stressiga jobbet i världen. Du behöver lite lugn och Headspace hjälper dig att komma dit. Ta ett djupt andetag…

Hittade du något du kan använda?

Vi hoppas det.

Om du inte planerar att odla ett par extra armar, borde du utnyttja dessa verktyg. De sparar både tid och huvudvärk.

Vet du om några bättre? Vänligen meddela oss i kommentarerna. Delad lycka är dubbel lycka!