Hur du hittar rätt program för dina behov när det kommer till evenemangshantering

Att hitta rätt program för evenemangshantering kan vara svårt med så många olika alternativ som finns tillgängliga.

Bra nyhet dock: Du behöver inte spendera timmar på att leta runt på Google. Vi har sammanställt den här enkla guiden om hur du hittar rätt program för dina behov.

Frågor att fråga dig själv först

Innan du ens börjar titta på de olika alternativen som finns, bör du fråga dig själv dessa frågor:

1. Vad vill du att evenemangshanterings programmet ska göra?

Det är 2019, så det finns verkligen ingen brist på coola evenemangshanterings verktyg där ute.

Att ha en klar uppfattning om vad du vill att din programvara ska göra innan du börjar titta, kommer att hjälpa dig att begränsa dina alternativ.

Här är några idéer för att komma igång:

• Biljettförsäljning: Vill du sälja biljetter på nätet och se aktuell försäljningsanalys?
• Projektledning: Vissa program erbjuder en end-to-end lösning för att hantera alla aspekter av ditt evenemang i ett verktyg.
• Online registrering av evenemang: Deltagare kan registrera sig online, med information som registreras direkt i din databas.
• Databashantering: Behöver du ett CRM-system som ger dig en detaljerad bild av deltagarna och låter dig interagera med dem?
• Marknadsföringsverktyg: Skapa landningssidor för online registrering och genomföra marknadsföring via e-post och sociala medier.
• Team- eller personalkoordinering: Spåra vem som gör vad.
• Rapportering: Kör analys på saker som biljettförsäljnings demografi, mest effektiva marknadsföringskanalerna och kostnader.
• Polling: Undersök kunderna för att ta reda på vad de tyckte och inte tyckte om evenemanget, för att hjälpa dig med framtida planering.
• Budget hantering: Spåra alla dina medel och övervaka utgifterna. Få en exakt avkastning genom det hela.

Du kanske vill göra en lista över dina behov och önskemål: Vad behöver du absolut programvaran att gör (obligatoriska funktioner) och vad är en trevlig bonus? Detta hjälper dig att prioritera evenemangshanterings programvarorna enligt dina specifika behov.

Om du inte är helt säker på det här, oroa dig inte.

När du börjar undersöka olika applikationer får du en uppfattning om de olika funktionerna som finns tillgängliga. Kanske hittar du något du aldrig ens visste existerade.

2. Hur mycket vill du spendera?

Det finns inget konsekvent svar när det gäller ”rätt” pris för evenemangshanterings program. Det är en bra idé att utreda hur mycket du är beredd att betala innan du börjar titta på dina alternativ.

Vissa programvaruverktyg för evenemangshantering är prenumerationsbaserade, medan andra använder en betalningsberättigande modell. Priserna för dessa kan variera kraftigt. De dyrare verktygen erbjuder i allmänhet mer när det gäller funktioner och användbarhet.

Om du letar efter en gratis evenemangshanterings programvara finns det många verktyg för att hålla dig upptagen. Dessa kan hjälpa dig att hantera saker tills du är redo att flytta till en betald modell.

Tips: Här är en detaljerad titt på de olika typerna av betalningsalternativ.

3. Hur många personer kommer att använda programvaran för evenemangshantering?

Om du är en individ eller ett litet företag, kanske det inte är meningsfullt att använda en programvara som tillgodoser ett stort företag med många rörliga delar.

På samma sätt, om din programvara ska inkludera kundregistreringar eller biljettförsäljning, kommer det att behöva hantera en lämplig volym av människor.

Tips:Här är en fantastisk guide som går igenom de viktigaste frågorna att ställa när du väljer rätt evenemangshanterings verktyg.

Hur du snabbt upptäcker ett evenemangshanterings program

Internet är en underbar sak, eller hur?

För nu, men glöm inte att göra en Google-sökning.

Gå direkt till sidan ”Event Management” på SoftwareAdvice. Här hittar du en omfattande lista med ett dussintals programvaruverktyg för evenemangshantering. Varsågod!

För varje verktyg kan du ta reda på följande information utan att behöva klicka vidare:

• Ett snabbt utdrag om mjukvaran
• En uppfattning om prisintervallet (betygsatt i dollar tecken)
• Vad plattformarna är kompatibla med
• Vilken affärsstorlek dem är lämpliga för (små/medelstora/stora)
• Stjärnklassificering med en länk till recensioner

Härifrån kan du göra en av två saker:

1. Läs igenom alla olika listor och notera om något sticker ut. (Det fanns 75 listor nu, vid tiden för skrivandet, så det kan ta lite tid att gå igenom dem alla.)
2. Använd de praktiska filtrena överst för att ta bort alla evenemangshanterings program som definitivt inte passar dina behov. Du kan filtrera efter pris, betyg, storlek och bransch.

Självklart så är SoftwareAdvice inte det enda stället att hitta en sökbar lista över evenemangshanterings program. Här är några andra du kan försöka:

• Capterra
• EventMB
• GetApp
• G2 Crowd

Alla dessa erbjuder ett bra sätt att upptäcka, sortera och filtrera genom relevant programvara.

Så här utvärderar du evenemangshanterings program

Så småningom kommer du att sluta med en lista med programvaror som passar dina grundläggande krav. Men hur smalnar du ner den ännu mer? Genom att titta på:

Funktionsblandning

Programvaran för evenemangshantering kan variera kraftigt när det gäller vilka funktioner den erbjuder. Gratis program för evenemangshantering kommer sannolikt att ha mer begränsade funktioner än vad du betalar en bra bit av pengar för.

Du måste behålla din ”måste ha” lista för att objektivt kunna mäta vilken programvara som passar bäst. Behöver du verkligen alla klockor och visselpipor som det kan erbjuda?

Även om ett program kan låta riktigt häftigt, finns det ingen anledning att betala för saker som du verkligen inte kommer att använda.

Tips: Kolla in den här guiden för att hjälpa dig att utvärdera vilka funktioner som kan vara användbara.

Rykte

Du skulle inte boka hotell utan att läsa några recensioner. Detsamma gäller för inköp av evenemangshanterings program.

Bara för att det ser bra ut på papper betyder det inte nödvändigtvis att det är det. Ta reda på vilka erfarenheter andra evenemangsplanerare har haft.

Enkel användning

Det finns ingen poäng med att investera pengar i något som kommer att bli en smärta senare.

Du vill att din evenemangshanterings programvara ska vara enkel att förstå för alla i ditt team. Det betyder att ditt valda programvara ska vara:

• Intuitivt att räkna ut
• Enkelt att navigera
• Laddar snabbt (t.ex. när du växlar mellan menyer)
• Nuvarande data och statistik i en lättfördelbar vy
• …och så vidare

Att läsa några av erfarenheterna från andra användare (se ”Reputation”) ger dig ofta en tydlig bild av hur lätt det är att använda.

Lyckligtvis finns det många jämförelseposter där ute för att göra ditt liv enklare.

Tips: Kolla in den här fantastiska jämförelsen av de 10 bästa evenemangshanterings verktygen.

Finns det en gratis provperiod?

Vissa företag som Cvent och EventMobi ger dig ett gratis test, så att du kan uppleva dess evenemangshanterings programvara online innan du beslutar dig.

Detta är ett bra alternativ, särskilt om du har problem med att bestämma dig mellan några verktyg. Ett försök kommer normalt endast att vara 2-4 veckor, så se till att du får ut det mesta ut av det.

Tips: Läs mer om de viktigaste faktorerna att hålla koll på.

Hittar du vad du letar efter?

Förhoppningsvis har den här guiden hjälpt dig lite när det gäller att leta efter rätt program för hantering av evenemang.

Det kan ta några försök och fel innan du hittar den perfekta applikationen. Men när du gör det blir kommer det både bli mycket enklare och mycket roligare att anordna evenemang.

Lycka till!