event sponsring

by Frederik Nielsen on maj 26, 2019 Lämna ett svar

Hur man skapar ett framgångsrikt sponsringsförslag för evenemang

Pengar är en stor faktor när det gäller att organisera ett evenemang. Du vet det, vi vet det, och företag vet det—det är därför de hoppar på möjligheten att sponsra evenemang!

I den här artikeln kommer vi att täcka…

De grundläggande frågorna du bör ställa dig själv innan du närmar dig en sponsor
Hur man undersöker potentiella sponsorer för evenemang
Hur du närmar dig dem när du har en kortlista
Grundelementen och strukturen i ett sponsringsförslag för evenemang

Redo för att få dem där pengarna? Låt oss köra!

Definiera ditt evenemangs varumärke och mål

Innan du kan skriva ett sponsringsförslag för evenemang (eller kontakta potentiella sponsorer i första hand) måste du ha en tydlig definition av dig, ditt evenemang och dina mål.

Detta kommer inte bara att hjälpa dig att begränsa din kortlista med potentiella sponsorer, utan det kommer också att hjälpa dem att förstå vad du kan erbjuda i åtgälld för deras sponsring.

Här nedan är några viktiga frågor du kan fråga dig själv för att hjälpa till att definiera ditt varumärke och dina mål. Det kommer att hjälpa till att göra sponsorerna tillfreds när du skickar ditt förslag.

1. Evenemangets varumärke

Vilken typ av evenemang organiserar du? Vilka är dina mål, dina värderingar och din affärsfilosofi? Ha en tydlig definition av ditt personliga varumärke som evenemangsarrangör.

2. Målgrupp

Vem riktar sig dina evenemang mot? Är de professionella kostymer som gillar nätverksevenemang och konferenser? Eller är de rockstar-wannabes som spelar luftgitarr på festivaler?

3. Professionell bakgrund

Vad är din professionella bakgrund? Har du en historia om att anordna framgångsrika evenemang tidigare? Har du arbetat inom ett område som har givit dig överförbara färdigheter?

4. Unika försäljningsställen

Vad skiljer dig från varje annan arrangör som vill att någon ska hälla pengar i deras projekt? Har du några unika försäljningsställen som gör dig, ja, unik?

5. Partnerskapsförmåner

Vad brukar folk få ut genom att ha ett partnerskap med dig? Får de mer försäljning? Känns deras personal inspirerade? Kommer företagen att se bra ut om de nämnas sida vid sida med ditt namn?

Sponsorförslag för evenemang: Vad får sponsorer ut genom att ha partnerskap med dig? — Vad får sponsorerna ut av att samarbeta med dig?

Hur sponsrar du potentiella sponsorer för evenemang?

När du har en tydlig definition av ditt varumärke, målgrupp och unika försäljningsställen kan du börja undersöka och närma dig potentiella sponsorer.

Här är några sätt du kan undersöka sponsorer för evenemang:

Hitta företag som har sponsrat liknande evenemang. (De kommer sannolikt att sponsra igen.)
Gör en lista över konkurrenter till dessa företag. (De vill inte bli utelämnade.)
Fråga förgående deltagare vilka varumärken de använder. (Dessa märken vill nå din publik.)
Undersök din målgrupp för att upptäcka vad de gillar. (De varumärken de använder kommer att vara bra kandidater att närma sig.)
Använd Sponsor My Event för att hitta företag som är redo och villiga att sponsra evenemang.

Hur närmar du dig potentiella sponsorer?

Du borde nu ha en lista över potentiella sponsorer som du kan närma dig. Men vänta, hur kan du närma dig dem utan ett sponsringsförslag för evenemang?

Vänta lite nu.

Vad du är på väg att göra är att i huvudsak att göra försäljningssamtal och skicka försäljningsemails. Ingen gillar det. (Tills de köper, efter det så kommer dem älskar dig.) Men du är inte där än.

Först måste du ta reda på vem den rätta personen att prata med är. Den ”rätta personen” är den som har handväskorna, och de är notoriskt svåra att få tag på.

Det tar lite tid att gå igenom olika online artiklar och LinkedIn-profiler, samt ringa och maila portvaker och kollegor innan du kommer till den personen.

Lyckligtvis har vi sammanställt en utmärkt guide om hur man gör just det. (Öppna den här länken under en annan flik och kom tillbaka hit för att få reda på hur du skriver ditt förslag.)

Hur du skriver ditt sponsringsförslag för evenemang

Nu kommer vi till dem praktiska detaljerna. Ett sponsringsförslag, även kallat ”pitch deck”, är en skriftlig försäljningspresentation. Som sådan finns det inga svåra och snabba regler om hur man skriver den.

Det måste bara sälja ditt evenemang.

När du väl har gått förbi portvakten och nått rätt person i företaget har de antingen bett dig skicka över ett förslag eller skapat ett möte med dig.

Om du har blivit ombedd att skicka över ett förslag i förväg, kommer ett enkelt Word-dokument eller PDF att göra jobbet.

Om du har blivit ombedd att träffa dem personligen, bör du förbereda en PowerPoint.

Låt oss ta reda på hur du skriver ett sponsringsförslag för evenemang.

1. Beskriv evenemanget i ett nötskal

Evenemanget är köttet av den läckra måltiden, du kommer att betjäna potentiella sponsorer om du ser dem som investering.

Se till att den här första delen innehåller alla relevanta uppgifter som kan intressera sponsorerna:

Evenemangets namn
Datum och tid
Talare och underhållare
Catering och leverantörer
Lokal och plats
Vad gör ditt evenemang så speciellt (dvs USP)

Dina potentiella sponsorer kan också vara intresserade av evenemangets historia eller bakgrund (om du har ordnat ett liknande evenemang tidigare).

Slutligen kommer de att vara intresserade av varför du gör vad du gör. Vad är syftet med evenemanget, och vad är ditt uppdrag som arrangör?

2. Presentera din målgrupp

Den typ av evenemang du organiserar kommer att ge en indikation på vem det är riktat mot. Den andra delen av ditt förslag är där du kan utplåna exakt vem din målgrupp är.

Här är några detaljer du borde inkludera (ju mer desto bättre):

Åldersgrupp
Kön
Intressen
Yrke
Inkomstnivå
Teknisk kunskap

Eftersom det visuella elementet i ditt sponsringsförslag också kommer att spela en roll i hur det mottas, bör du överväga att sätta ihop en iinformationsgrafik för din målgrupp.

Tips: Läs vår guide om hur du identifierar din målgrupp så att du vet exakt vad du ska inkludera.

3. Visa upp dina spårningsregister

Kom du ihåg när vi diskuterade dina professionella spårningsregister tidigare? Nu är det dags att visa upp vad du har åstadkommit och de resultat du har producerat tidigare.

Det är bra att du har en utmärkt idé för ett evenemang. Det är också bra att din målgrupp överlappar med deras. Men varför borde de lita på dig med sina pengar?

Ditt professionella spårningsregister visar att du vet vad du gör. Om du vill att folk ska investera i ditt evenemang måste du visa en lämplig trovärdighetsnivå.

Tips: Ta en titt på hur man skapar ett CV för en evenemangsplanerare, så att du kan spika ditt spårningsregister.

4. Beskriv din process

Du har förklarat begreppet evenemang, vem den riktar sig till, och varför du är den bästa personen att organisera den. Du har gjort den berättande delen, och nu måste du visa.

Skissa exakt hur du ska utföra din plan steg för steg. Det gör att dina sponsorer kan se om du faktiskt vet vad du pratar om och om du är realistisk.

Tänk dig att du skriver en affärsplan som du vill använda för att ansöka om ett lån från banken. Det är samma princip att du frågar banken för pengar eller försöker få sponsorskap.

Slutligen bör tidslinjen också inkludera dina marknadsföringsinsatser. Detta gör att sponsorerna kan se hur mycket exponering för den mycket eftertraktade målgruppen du kommer att ge dem som en del av affären.

Tips: Använd den här guiden för att arrangera tidslinjer för evenemang som en ram för din egen tidslinje.

5. Föreslå några sponsringspaket

När du har gjort ett tvingande fall för ditt evenemang, målgruppen och ditt register, är det dags att visa dina potentiella sponsorer hur de kan komma följa med på resan.

Du bör sätta ihop sponsringspaket som hjälper till att avslöja deras varumärke och få dem mer affärer.

Dina paket kan innehålla saker som (klicka på varje alternativ för att se ett exempel):

Tips: Läs vår guide om sponsringsidéer för evenemang för att hitta inspiration för ditt förslag.

Sponsringsförslagsmallar för evenemang

Om du är överväldigad av all information som du behöver inkludera i ditt sponsringsförslag för evenemang, oroa dig inte: Det är inte nödvändigt att återuppfinna hjulet.

Det finns ett antal färdiga—och, ännu viktigare, gratis—sponsringssidor för sponsringsförslag som du kan använda och tweaka för att passa ditt evenemang.

Better Proposals är ett utmärkt exempel på en smidig och professionell mall som du kan använda. Du kan också gå vidare till template.net och hitta över 13 sponsringsförslags mallaratt arbeta med.

Redo för några investerare?

Grattis, du är på väg att säkra pengar till ditt nästa evenemang. Kom ihåg att anpassa varje förslag. Alla gillar en personlig känsla.

Har du någon erfarenhet av att skicka ut sponsringsförslag? Dela med dig i kommentarerna här nedan!

by Frederik Nielsen on maj 16, 2019 Lämna ett svar

13 idéer för evenemangssponsorer som dem kommer att älska

Du har upptäckt hur mycket sponsring av evenemang kan göra för dig. Nu behöver du bara några idéer för evenemangssponsorer som du kan sälja till berörda parter.

I den här guiden kommer vi att täcka tretton utmärkta idéer som du kan använda som en del av sponsringspaket eller fristående sponsringar.

1. Gratis Wi-Fi

En WiFi-anslutning är ett absolut måste vid de flesta evenemang. Det kommer inte bara att låta dig live streama ditt evenemang, utan dina gäster kan också använda det för att dela sina historier på sociala medier.

Idéer för evenemangssponsorer: Sponsrade WiFi — WiFi är ett måste på ditt evenemang – sponsra det.

Men WiFi är också en utmärkt möjlighet att få en sponsor ombord för ditt evenemang. Få dem att marknadsföra deras varumärke med en stänksida när gästerna ansluter.

Tips: Läs mer om fördelarna med sponsrad WiFi på evenemang.

2. Laddnings stationer

Ett annat måste vid evenemang är en plats för gästerna att ladda sina telefoner och tabletter. Du kan inte lita på att människor ska ta med sig egna strömbanker, så se till att du har ställt upp en laddnings station.

Laddnings stationen behöver inte äta upp din evenemangsbudget. Få ett företag att sponsra det och låt dem täcka det i deras varumärke så att gästerna vet vem som tog med sig allt.

Tips: Kolla in dessa blogginlägg för attse hur sponsrade laddnings stationer som ser ut i praktiken.

3. Swag-väskor

Swag-väskor har varit en häftklammer på konferenser och mässor sedan…nå, sedan för alltid. Även om det kan verka som ett oordentligt och något daterat koncept, så gör det fortfarande underverk: Swag-väskor är fortfarande ett av de mest populära idéerna för evenemangssponsorer.

Goodie bags är bra för att involvera flera sponsorer på en och samma gång. En sponsor kan presentera ett anteckningsblock med deras vaumärke eller en snodd, och en annan sponsor kan ge väskan själv.

Tips: Ta en titt på dessa exempel på swag-väskor för inspiration.

4. Webbplats bannerannonser (eller sociala medier täckta annonser)

Ett riktigt enkelt men otroligt effektivt sätt att marknadsföra dina sponsorer är att presentera dem på din webbplats med en bannerannons.

Alternativt kan du erbjuda sponsorer ett utrymme på ditt evenemangs Facebook-sida eller Twitter-profilens bildskärm.

Tips: För att göra saker ännu enklare kan du styra dina sponsorer till Canva där de enkelt kan göra ett omslagsfoto.

5. Live streaming

Vi har skrivit mycket om live streaming av evenemang på den här bloggen. Det är en utmärkt möjlighet att öka publikens räckvidd och producera mycket bra marknadsföringsmaterial samtidigt.

Har dina sponsorer tagit hand om live streaming.

Men visste du att du inte behöver live streama evenemanget själv? Varför inte ge den uppgiften till en sponsor och få dem att engagera sig direkt med dina tittare?

Tips: Kolla in dessa idéer för att ge värde till sponsorer i samband med live streams.

6. Catering

Nästan alla delar av ditt evenemang kan sponsras. Det inkluderar även maten. Dina evenemangsponsorer kan täcka evenemangsservicen och märka menyerna.

Tips: Du kan hjälpa dina sponsorer genom att föreslå några bra cateringfirmor för dem.

7. Interaktiva väggar

Om du är tekniskt kunnig, varför inte krydda ditt evenemang med en interaktiv vägg? De kan användas för enkla visuella bilder, eller så kan du inkludera spel och tävlingar i dem.

Interaktiva väggar är garanterad att fånga människors uppmärksamhet, och de är ett bra sätt att se till att din sponsors varumärke ses allmänt. När det gäller idéer för evenemangssponsorer, få är så märkbara som en hel vägg.

Tips: Titta på dessa interaktiva väggidéer för att hitta egen inspiration.

8. Fotobås

Fotobås blir aldrig gamla. De blir bara mer avancerade. Förr i tiden kunde du bara ta dumma bilder av dig själv och din besättning tillsammans på en tight plats.

Idag finns det massor av alternativ för att förbättra dina gästers upplevelse. Moderna fotobås kan lägga till filter, hashtags och ja, sponsorernas varumärke.

Tips: Den här artikeln tittar på hur fotobås sponsring fungerar i praktiken.

9. Vinylomslag

Vinylomslag kan göra vilket föremål som helst till en marknadsförings övning. Du kan täcka golvet, din bil, trappan, hissen, entréplatsen…men bli inte för galen med det.

Erbjudandet sponsrar möjligheten till att skapa ett visuellt tilltalande vinylomslag som du kan positionera någonstans med mycket fotfall. Se bara till att det matchar ditt övergripande evenemangsvarumärke.

Tips: Undersök några tryckbutiker som specialiserar sig på vinylomslag för att se vilka alternativ du har.

10. Personliga uniformer

Under vissa evenemang kan din personal ha på sig märkta uniformer. Dessa gör det enkelt för gäster att identifiera medlemmar i evenemangsteamet.

Idéer för evenemangssponsorer: Använd din evenemangspersonal för att marknadsföra dina sponsorer. — Använd din evenemangspersonal för att marknadsföra dina sponsorer.

Men ditt varumärke är inte den enda logotypen du kan passa på en T-shirt eller uniform. Dela en del av utrymmet med dina sponsorer. (Låt inte ditt team se ut som Formel 1-körare)

Tips: Leta efter klädföretag som kan hjälpa dig att designa personalens kläder med unika varumärken.

11. Signatur cocktails

Om ditt evenemang är av glamorös stil, bör du definitivt överväga att lägga till signatur cocktails i mixen. Gissa vart vi ska med det här?

Sponsrade välkomstdrinkar eller cocktails efter middagen kan vara ett bra sätt för dina sponsorer att uppmärksamma sitt varumärke utan att uppfattas som motbjudande.

Tips: Om du inte är säker på vilken typ av dryck som passar blandningen, kolla in dessa cocktail recept.

12. Utbrytnings område

Om du organiserar en affärskonferens eller mässa så kan ditt evenemang dra nytta av ett utrymnings område. Det kommer att låta dina gäster få sin hållning, slappna av och prata.

Det är också ett utmärkt tillfälle för sponsorer att sätta in sina varumärken på ett icke-påträngande sätt. De kan sponsra hela området eller bara delar av det.

Tips: Läs om hur du kan skapa ett bra utrymnings område för ditt evenemang.

13. Officiell sponsring

Många evenemang har en officiell sponsor, som kommer att nämnas varje gång evenemanget marknadsförs. Officiella sponsorer bör därför vara närvarande på all marknadsföringssäkerhet.

På grund av det inblandade arbetet bör du se till att detta är ditt premium sponsringspaket och ta betalt enligt det.

Tips: Titta på dessa sponsringspaket för evenemang för att se vad du kan erbjuda din officiella sponsor.

Redo att närma dig sponsorer?

Nu när du har massor av idéer att arbeta med, är det dags att hämta telefonen och ringa några potentiella sponsorer.

Om du inte är säker på hur du ska gå till väga, gå vidare till vår guide om hur du närmar dig sponsorer och berätta för dem om alla om dina många sponsringsidéer för evenemang.

by Frederik Nielsen on februari 22, 2019 Lämna ett svar

Så här får du sponsorer till ett evenemang: En snabb guide till eventsponsorer

Det är lätt att planera event när pengar inte är ett problem. Men i verkligheten är budgeten alltid en viktig faktor i eventplanering.

Vi har sammanställt en snabbguide för att hjälpa dig att förstå hur du får sponsorer för ett event. Det hjälper dig med research- och kommunikationsaspekterna för att skaffa finansiering.

Vi kommer går igenom…

Varför företag sponsrar event
Hur du hittar sponsorer för ditt evenemang
Hur du pitchar ditt event
De olika typerna av eventsponsorer

Efter att ha läst detta kommer du veta exakt hur du får sponsorer för ett event.

Varför företag sponsrar event

Det är viktigt att förstå varför företag sponsrar event. På det sättet vet du hur man säljer evenemanget till dem så att de köper det.

Sponsorer sponsrar normalt ett event av något av följande skäl:

Oavsett deras anledning att sponsra ditt event, vill de ha en mätbar avkastning på deras investering. Det är upp till dig att visa dem hur de kommer att dra nytta av att sponsra ditt event.

Hur hittar du sponsorer för ditt evenemang

De potentiella sponsorerna du borde närma dig beror på ditt evenemang och din publik. Det måste vara en bra match mellan alla tre för att det ska fungera.

Viktigast av allt, du måste erbjuda sponsorerna något unikt. Här nedan följer några av de steg du bör ta för att säkra en sponsor för ditt event.

1. Undersök potentiella sponsorer

Det kommer att göra alla efterföljande steg enklare om du undersöker potentiella sponsorer grundligt. Börja med företag inom din nisch och se om de redan sponsrar event.

Du kan också omvända det. Titta på event som liknar ditt och se vilka företag som sponsrade dem. De kommer sannolikt att sponsra framtida event av samma slag.

Tips: SponsorMyEvent är en bra resurs för att hitta potentiella sponsorer.

2. Skapa ett sponsorförslag för evenemang

När du väl har listat de potentiella sponsorerna är det dags att skapa ett pålitligt förslag. Ditt sponsorförslag ska skräddarsys för varje enskilt företag.

Ditt förslag bör innehålla följande:

Vem du är och varför du är trovärdig
Vad eventet handlar om
Vilken typ av publik kommer det att locka till sig
Framstående talare och sponsorer
Vad företaget kommer att få ut av sponsringen
Nyckeltal (antal deltagare, sociala media statistik m.m)

Ditt förslag bör inte vara det första du kastar på potentiella sponsorer. Du vill värma upp dem först.

Tips! Använd den här gratis sponsringsförslags mallen från PandaDoc för att komma igång.

3. Ta reda på vem du ska prata med

När du har fått ihop ett rejält förslag är det dags att närma dig den potentiella sponsorn.

Det är vanlig praxis att skicka ett mail… men företag är översvämmade med e-post. Så hur ser du till att din e-post inte går förlorad i högen?

Först och främst, undvik ”info@” -adresser som pesten. Det är där alla försäljningsmail dör.

För det andra, ring aldrig upp företaget och be om marknadsavdelningen. Du kommer att upplevas som en nybörjare och skickas vidare till ”info@” e-postadressen.

Istället, gå igenom LinkedIn och se om du kan lista ut vem som tar hand om sponsringen av event. Det kommer troligtvis att vara någon från marknadsavdelningen.

Så här får du sponsorer för ett evenemang: Använd LinkedIn.

Notera några lovande namn och börja ring.

Be om att prata med ett av namnen på listan och fråga om en e-postadress om de inte är inne. Bry dig inte om att lämna ett meddelande i röstbrevlåda, för det fungerar sällan.

De flesta företag undviker att ha personliga e-postadresser på deras hemsida för att undvika spam. Marknadsföringspersoner kommer emellertid ofta att intervjuas av online-medier och har sina e-postadresser på sina webbplatser.

Alternativt kan du försöka gissa rätt e-postadress. Ibland är det lika enkelt som förnamn.efternamn@företag.com. Andra gånger är det deras initialer.

4. Skriv ett öppnings email

Vid den här tiden kan du fortfarande inte vara 100% säker på vilken person som är rätt. Därför sammanställer du ett enkelt öppnings email:

”Hej [Namn på personen du skickar till]. Jag letar efter den person som har hand om sponsring av event och hoppades att du kunde peka mig i rätt riktning? Med vänliga hälsningar.”

Skicka det här till alla personer på din lista. Chansen är att en av dem kommer att berätta för dig vem du ska maila.

Tips # 1: Kom ihåg att byta ut ”[namn på den person du skickar till dig]” i ditt e-postmeddelande med personens faktiska namn.

Tips # 2: Se till att du förstår reglerna för GDPR-överensstämmelse innan du skickar kalla e-postmeddelanden.

5. Skriv det aktuella e-postmeddelandet

Nu när du vet vem du ska närma dig, är du redan huvud och axlar före andra säljare.

Du behöver fortfarande skriva en tvingande ämnesrad. Men chansen att din e-post öppnas är betydligt högre.

Du har deras förnamn, så öppna upp ditt meddelande med det. Var inte rädd för att namnge kollegan som hänvisade dig till dem.

Håll det kort och informativt. Det visar att du respekterar deras tid.

Markera varför du kontaktar dem specifikt och vad de kommer att få ut av att engagera sig. Lägg sedan till ditt sponsringsförslag för evenemanget.

Att emaila på ett smart sätt är hur man får sponsorer till ett event.

6. Uppföljning

Det är troligt att du inte hör tillbaka omgående. Det är bra, personen är förmodligen upptagen. Ge det en vecka och följ sedan upp.

Hur du följer upp är en smakfråga. Ett andra e-postmeddelande kan göra skillnad, men ofta kan ett snabbt samtal bli effektivare.

Det behöver inte ta mer än en minut av deras tid. Säg helt enkelt:

”Hej, hoppas du mår bra. Jag skickade ett mail förra veckan och undrar om du har haft tid att läsa det. Tack, hejdå.”

Det är allt. Var inte en olägenhet.

Om de inte återkommer till dig inom en rimlig tidsram, gå vidare till nästa potentiella sponsor. Spola bort och upprepa.

De olika typerna av evenemangssponsorer

En jämn sponsring är inte alltid bara en summa pengar. Ett företag kan sponsra ditt event på andra sätt.

1. Finansiell sponsring

Finansiell sponsring är den vanligaste typen av sponsorer för event. Företaget får oftast en logotyp att placera på ditt evenemangs webbplats och vid evenemanget själv.

Logotyp-placering är ett av de vanligaste sätten att återbetala eventsponsorer.

2. Produkt- eller service sponsring

Istället för att betala kontanter kan ett företag erbjuda att tillhandahålla produkter eller tjänster. Dessa kan inkludera drycker, mat eller till och med evenemanget själv.

3. Media sponsring

Medieannonsering kan vara dyr, vilket är anledningen till att media sponsring är värdefull. Företaget kan erbjuda att betala för det i utbyte mot att det nämns i samband med evenemanget.

4. Influencers sponsring

Influencers sponsring liknar media sponsoring. I det här fallet är sponsorn media snarare än någon som betalar för det. Influencers inkluderar bloggare, kändisar eller sociala media personligheter.

Det är upp till dig…

Det finns mycket mer till att sponsra event, men du förstår nu grunderna. Gör rätt forskning, sätt ihop ett värdeförslag och sälj det till rätt person.

Observera att det inte kommer att fungera varje gång. Det är ett nummer spel. Det finns många faktorer som påverkar huruvida ett företag kan eller kommer att sponsra ditt evenemang.

Men håll dig till dessa steg, och du har redan ökat dina chanser att säkra sponsorer.

Glad jakt!