Hur man skapar ett framgångsrikt sponsringsförslag för evenemang

Pengar är en stor faktor när det gäller att organisera ett evenemang. Du vet det, vi vet det, och företag vet det—det är därför de hoppar på möjligheten att sponsra evenemang!

I den här artikeln kommer vi att täcka…

• De grundläggande frågorna du bör ställa dig själv innan du närmar dig en sponsor
• Hur man undersöker potentiella sponsorer för evenemang
• Hur du närmar dig dem när du har en kortlista
• Grundelementen och strukturen i ett sponsringsförslag för evenemang

Redo för att få dem där pengarna? Låt oss köra!

Definiera ditt evenemangs varumärke och mål

Innan du kan skriva ett sponsringsförslag för evenemang (eller kontakta potentiella sponsorer i första hand) måste du ha en tydlig definition av dig, ditt evenemang och dina mål.

Detta kommer inte bara att hjälpa dig att begränsa din kortlista med potentiella sponsorer, utan det kommer också att hjälpa dem att förstå vad du kan erbjuda i åtgälld för deras sponsring.

Här nedan är några viktiga frågor du kan fråga dig själv för att hjälpa till att definiera ditt varumärke och dina mål. Det kommer att hjälpa till att göra sponsorerna tillfreds när du skickar ditt förslag.

1. Evenemangets varumärke

Vilken typ av evenemang organiserar du? Vilka är dina mål, dina värderingar och din affärsfilosofi? Ha en tydlig definition av ditt personliga varumärke som evenemangsarrangör.

2. Målgrupp

Vem riktar sig dina evenemang mot? Är de professionella kostymer som gillar nätverksevenemang och konferenser? Eller är de rockstar-wannabes som spelar luftgitarr på festivaler?

3. Professionell bakgrund

Vad är din professionella bakgrund? Har du en historia om att anordna framgångsrika evenemang tidigare? Har du arbetat inom ett område som har givit dig överförbara färdigheter?

4. Unika försäljningsställen

Vad skiljer dig från varje annan arrangör som vill att någon ska hälla pengar i deras projekt? Har du några unika försäljningsställen som gör dig, ja, unik?

5. Partnerskapsförmåner

Vad brukar folk få ut genom att ha ett partnerskap med dig? Får de mer försäljning? Känns deras personal inspirerade? Kommer företagen att se bra ut om de nämnas sida vid sida med ditt namn?

Hur sponsrar du potentiella sponsorer för evenemang?

När du har en tydlig definition av ditt varumärke, målgrupp och unika försäljningsställen kan du börja undersöka och närma dig potentiella sponsorer.

Här är några sätt du kan undersöka sponsorer för evenemang:

• Hitta företag som har sponsrat liknande evenemang. (De kommer sannolikt att sponsra igen.)
• Gör en lista över konkurrenter till dessa företag. (De vill inte bli utelämnade.)
• Fråga förgående deltagare vilka varumärken de använder. (Dessa märken vill nå din publik.)
• Undersök din målgrupp för att upptäcka vad de gillar. (De varumärken de använder kommer att vara bra kandidater att närma sig.)
• Använd Sponsor My Event för att hitta företag som är redo och villiga att sponsra evenemang.

Hur närmar du dig potentiella sponsorer?

Du borde nu ha en lista över potentiella sponsorer som du kan närma dig. Men vänta, hur kan du närma dig dem utan ett sponsringsförslag för evenemang?

Vänta lite nu.

Vad du är på väg att göra är att i huvudsak att göra försäljningssamtal och skicka försäljningsemails. Ingen gillar det. (Tills de köper, efter det så kommer dem älskar dig.) Men du är inte där än.

Först måste du ta reda på vem den rätta personen att prata med är. Den ”rätta personen” är den som har handväskorna, och de är notoriskt svåra att få tag på.

Det tar lite tid att gå igenom olika online artiklar och LinkedIn-profiler, samt ringa och maila portvaker och kollegor innan du kommer till den personen.

Lyckligtvis har vi sammanställt en utmärkt guide om hur man gör just det. (Öppna den här länken under en annan flik och kom tillbaka hit för att få reda på hur du skriver ditt förslag.)

Hur du skriver ditt sponsringsförslag för evenemang

Nu kommer vi till dem praktiska detaljerna. Ett sponsringsförslag, även kallat ”pitch deck”, är en skriftlig försäljningspresentation. Som sådan finns det inga svåra och snabba regler om hur man skriver den.

Det måste bara sälja ditt evenemang.

När du väl har gått förbi portvakten och nått rätt person i företaget har de antingen bett dig skicka över ett förslag eller skapat ett möte med dig.

Om du har blivit ombedd att skicka över ett förslag i förväg, kommer ett enkelt Word-dokument eller PDF att göra jobbet.

Om du har blivit ombedd att träffa dem personligen, bör du förbereda en PowerPoint.

Låt oss ta reda på hur du skriver ett sponsringsförslag för evenemang.

1. Beskriv evenemanget i ett nötskal

Evenemanget är köttet av den läckra måltiden, du kommer att betjäna potentiella sponsorer om du ser dem som investering.

Se till att den här första delen innehåller alla relevanta uppgifter som kan intressera sponsorerna:

• Evenemangets namn
• Datum och tid
• Talare och underhållare
• Catering och leverantörer
• Lokal och plats
• Vad gör ditt evenemang så speciellt (dvs USP)

Dina potentiella sponsorer kan också vara intresserade av evenemangets historia eller bakgrund (om du har ordnat ett liknande evenemang tidigare).

Slutligen kommer de att vara intresserade av varför du gör vad du gör. Vad är syftet med evenemanget, och vad är ditt uppdrag som arrangör?

2. Presentera din målgrupp

Den typ av evenemang du organiserar kommer att ge en indikation på vem det är riktat mot. Den andra delen av ditt förslag är där du kan utplåna exakt vem din målgrupp är.

Här är några detaljer du borde inkludera (ju mer desto bättre):

• Åldersgrupp
• Kön
• Intressen
• Yrke
• Inkomstnivå
• Teknisk kunskap

Eftersom det visuella elementet i ditt sponsringsförslag också kommer att spela en roll i hur det mottas, bör du överväga att sätta ihop en iinformationsgrafik för din målgrupp.

Tips: Läs vår guide om hur du identifierar din målgrupp så att du vet exakt vad du ska inkludera.

3. Visa upp dina spårningsregister

Kom du ihåg när vi diskuterade dina professionella spårningsregister tidigare? Nu är det dags att visa upp vad du har åstadkommit och de resultat du har producerat tidigare.

Det är bra att du har en utmärkt idé för ett evenemang. Det är också bra att din målgrupp överlappar med deras. Men varför borde de lita på dig med sina pengar?

Ditt professionella spårningsregister visar att du vet vad du gör. Om du vill att folk ska investera i ditt evenemang måste du visa en lämplig trovärdighetsnivå.

Tips: Ta en titt på hur man skapar ett CV för en evenemangsplanerare, så att du kan spika ditt spårningsregister.

4. Beskriv din process

Du har förklarat begreppet evenemang, vem den riktar sig till, och varför du är den bästa personen att organisera den. Du har gjort den berättande delen, och nu måste du visa.

Skissa exakt hur du ska utföra din plan steg för steg. Det gör att dina sponsorer kan se om du faktiskt vet vad du pratar om och om du är realistisk.

Tänk dig att du skriver en affärsplan som du vill använda för att ansöka om ett lån från banken. Det är samma princip att du frågar banken för pengar eller försöker få sponsorskap.

Slutligen bör tidslinjen också inkludera dina marknadsföringsinsatser. Detta gör att sponsorerna kan se hur mycket exponering för den mycket eftertraktade målgruppen du kommer att ge dem som en del av affären.

Tips: Använd den här guiden för att arrangera tidslinjer för evenemang som en ram för din egen tidslinje.

5. Föreslå några sponsringspaket

När du har gjort ett tvingande fall för ditt evenemang, målgruppen och ditt register, är det dags att visa dina potentiella sponsorer hur de kan komma följa med på resan.

Du bör sätta ihop sponsringspaket som hjälper till att avslöja deras varumärke och få dem mer affärer.

Dina paket kan innehålla saker som (klicka på varje alternativ för att se ett exempel):

• Webbplats banners
• Live stream övertagande
• Drycker och catering
• Swag väskor och broschyrer
• Funktioner för evenemangsappar

Tips: Läs vår guide om sponsringsidéer för evenemang för att hitta inspiration för ditt förslag.

Sponsringsförslagsmallar för evenemang

Om du är överväldigad av all information som du behöver inkludera i ditt sponsringsförslag för evenemang, oroa dig inte: Det är inte nödvändigt att återuppfinna hjulet.

Det finns ett antal färdiga—och, ännu viktigare, gratis—sponsringssidor för sponsringsförslag som du kan använda och tweaka för att passa ditt evenemang.

Better Proposals är ett utmärkt exempel på en smidig och professionell mall som du kan använda. Du kan också gå vidare till template.net och hitta över 13 sponsringsförslags mallaratt arbeta med.

Redo för några investerare?

Grattis, du är på väg att säkra pengar till ditt nästa evenemang. Kom ihåg att anpassa varje förslag. Alla gillar en personlig känsla.

Har du någon erfarenhet av att skicka ut sponsringsförslag? Dela med dig i kommentarerna här nedan!