Det är lätt att planera event när pengar inte är ett problem. Men i verkligheten är budgeten alltid en viktig faktor i eventplanering.
Vi har sammanställt en snabbguide för att hjälpa dig att förstå hur du får sponsorer för ett event. Det hjälper dig med research- och kommunikationsaspekterna för att skaffa finansiering.
Vi kommer går igenom…
- Varför företag sponsrar event
- Hur du hittar sponsorer för ditt evenemang
- Hur du pitchar ditt event
- De olika typerna av eventsponsorer
Efter att ha läst detta kommer du veta exakt hur du får sponsorer för ett event.
Varför företag sponsrar event
Det är viktigt att förstå varför företag sponsrar event. På det sättet vet du hur man säljer evenemanget till dem så att de köper det.
Sponsorer sponsrar normalt ett event av något av följande skäl:
- Marknadsföring och varumärkesmedvetenhet
- Nå nya målgrupper
- Ledarskap och affärsutveckling
- Företagens sociala ansvar
Oavsett deras anledning att sponsra ditt event, vill de ha en mätbar avkastning på deras investering. Det är upp till dig att visa dem hur de kommer att dra nytta av att sponsra ditt event.
Hur hittar du sponsorer för ditt evenemang
De potentiella sponsorerna du borde närma dig beror på ditt evenemang och din publik. Det måste vara en bra match mellan alla tre för att det ska fungera.
Viktigast av allt, du måste erbjuda sponsorerna något unikt. Här nedan följer några av de steg du bör ta för att säkra en sponsor för ditt event.
1. Undersök potentiella sponsorer
Det kommer att göra alla efterföljande steg enklare om du undersöker potentiella sponsorer grundligt. Börja med företag inom din nisch och se om de redan sponsrar event.
Du kan också omvända det. Titta på event som liknar ditt och se vilka företag som sponsrade dem. De kommer sannolikt att sponsra framtida event av samma slag.
Tips: SponsorMyEvent är en bra resurs för att hitta potentiella sponsorer.
2. Skapa ett sponsorförslag för evenemang
När du väl har listat de potentiella sponsorerna är det dags att skapa ett pålitligt förslag. Ditt sponsorförslag ska skräddarsys för varje enskilt företag.
Ditt förslag bör innehålla följande:
- Vem du är och varför du är trovärdig
- Vad eventet handlar om
- Vilken typ av publik kommer det att locka till sig
- Framstående talare och sponsorer
- Vad företaget kommer att få ut av sponsringen
- Nyckeltal (antal deltagare, sociala media statistik m.m)
Ditt förslag bör inte vara det första du kastar på potentiella sponsorer. Du vill värma upp dem först.
Tips! Använd den här gratis sponsringsförslags mallen från PandaDoc för att komma igång.
3. Ta reda på vem du ska prata med
När du har fått ihop ett rejält förslag är det dags att närma dig den potentiella sponsorn.
Det är vanlig praxis att skicka ett mail… men företag är översvämmade med e-post. Så hur ser du till att din e-post inte går förlorad i högen?
Först och främst, undvik ”info@” -adresser som pesten. Det är där alla försäljningsmail dör.
För det andra, ring aldrig upp företaget och be om marknadsavdelningen. Du kommer att upplevas som en nybörjare och skickas vidare till ”info@” e-postadressen.
Istället, gå igenom LinkedIn och se om du kan lista ut vem som tar hand om sponsringen av event. Det kommer troligtvis att vara någon från marknadsavdelningen.
Notera några lovande namn och börja ring.
Be om att prata med ett av namnen på listan och fråga om en e-postadress om de inte är inne. Bry dig inte om att lämna ett meddelande i röstbrevlåda, för det fungerar sällan.
De flesta företag undviker att ha personliga e-postadresser på deras hemsida för att undvika spam. Marknadsföringspersoner kommer emellertid ofta att intervjuas av online-medier och har sina e-postadresser på sina webbplatser.
Alternativt kan du försöka gissa rätt e-postadress. Ibland är det lika enkelt som förnamn.efternamn@företag.com. Andra gånger är det deras initialer.
4. Skriv ett öppnings email
Vid den här tiden kan du fortfarande inte vara 100% säker på vilken person som är rätt. Därför sammanställer du ett enkelt öppnings email:
”Hej [Namn på personen du skickar till]. Jag letar efter den person som har hand om sponsring av event och hoppades att du kunde peka mig i rätt riktning? Med vänliga hälsningar.”
Skicka det här till alla personer på din lista. Chansen är att en av dem kommer att berätta för dig vem du ska maila.
Tips # 1: Kom ihåg att byta ut ”[namn på den person du skickar till dig]” i ditt e-postmeddelande med personens faktiska namn.
Tips # 2: Se till att du förstår reglerna för GDPR-överensstämmelse innan du skickar kalla e-postmeddelanden.
5. Skriv det aktuella e-postmeddelandet
Nu när du vet vem du ska närma dig, är du redan huvud och axlar före andra säljare.
Du behöver fortfarande skriva en tvingande ämnesrad. Men chansen att din e-post öppnas är betydligt högre.
Du har deras förnamn, så öppna upp ditt meddelande med det. Var inte rädd för att namnge kollegan som hänvisade dig till dem.
Håll det kort och informativt. Det visar att du respekterar deras tid.
Markera varför du kontaktar dem specifikt och vad de kommer att få ut av att engagera sig. Lägg sedan till ditt sponsringsförslag för evenemanget.
6. Uppföljning
Det är troligt att du inte hör tillbaka omgående. Det är bra, personen är förmodligen upptagen. Ge det en vecka och följ sedan upp.
Hur du följer upp är en smakfråga. Ett andra e-postmeddelande kan göra skillnad, men ofta kan ett snabbt samtal bli effektivare.
Det behöver inte ta mer än en minut av deras tid. Säg helt enkelt:
”Hej, hoppas du mår bra. Jag skickade ett mail förra veckan och undrar om du har haft tid att läsa det. Tack, hejdå.”
Det är allt. Var inte en olägenhet.
Om de inte återkommer till dig inom en rimlig tidsram, gå vidare till nästa potentiella sponsor. Spola bort och upprepa.
De olika typerna av evenemangssponsorer
En jämn sponsring är inte alltid bara en summa pengar. Ett företag kan sponsra ditt event på andra sätt.
1. Finansiell sponsring
Finansiell sponsring är den vanligaste typen av sponsorer för event. Företaget får oftast en logotyp att placera på ditt evenemangs webbplats och vid evenemanget själv.
2. Produkt- eller service sponsring
Istället för att betala kontanter kan ett företag erbjuda att tillhandahålla produkter eller tjänster. Dessa kan inkludera drycker, mat eller till och med evenemanget själv.
3. Media sponsring
Medieannonsering kan vara dyr, vilket är anledningen till att media sponsring är värdefull. Företaget kan erbjuda att betala för det i utbyte mot att det nämns i samband med evenemanget.
4. Influencers sponsring
Influencers sponsring liknar media sponsoring. I det här fallet är sponsorn media snarare än någon som betalar för det. Influencers inkluderar bloggare, kändisar eller sociala media personligheter.
Det är upp till dig…
Det finns mycket mer till att sponsra event, men du förstår nu grunderna. Gör rätt forskning, sätt ihop ett värdeförslag och sälj det till rätt person.
Observera att det inte kommer att fungera varje gång. Det är ett nummer spel. Det finns många faktorer som påverkar huruvida ett företag kan eller kommer att sponsra ditt evenemang.
Men håll dig till dessa steg, och du har redan ökat dina chanser att säkra sponsorer.
Glad jakt!