Så här planerar du ett sportevenemang: 7 beprövade steg

Ett bra sportevenemang erbjuder många olika fördelar till samhället. Du kan använda den för insamling, skapa medvetenhet och främja samhällets sammanhållning.

Att planera event är den svåra delen. Du måste vara i kontroll från det ögonblick du tänker tanken, till analysen efter eventet.

Detta kan vara ganska utmanande, speciellt om du inte har någon erfarenhet. Eller om evenemanget innehåller flera sportaktiviteter.

Vill du att eventet bli en riktig framgång? Här är precis vad du kan göra.

1. Förbered en detaljerad plan

Planera bra. För att göra det måste du ha experter ombord. Ha ett team av pålitliga volontärer och specialister.

Några av de saker du behöver adressera i detta skede är:

• Målet för evenemanget
• Dess genomförbarhet
• Lagar som reglerar sådana event
• Längd av tid (t.ex. en dag, några dagar, en vecka och så vidare)
• En grov uppskattning av budgeten
• Beräknat antal deltagare
• Identifiera potentiella sponsorer om du behöver några

Tips: För inspiration, ta en titt på denna ”Checklista för sportevent” av Kent Sports.

2. Ställ in datum, tid och plats

Detta är mer avgörande än de flesta inser. Det finns en mängd faktorer att överväga.

Hur kommer vädret att vara? Är alla deltagare tillgängliga? Har du tillräckligt med tid för att få i ordning allt? Finns det stora sportevenemang i grannskapet som kan skymma ditt event?

Ta din tid med detta. (Ingen vits är avsedd.)

Därefter, närma dig hanteringen av dina föredragna platser och fråga om deras tillgänglighet.

Innan du avslutar affären, bekräfta att platsen har alla nödvändiga faciliteter för sportevenemanget. Och se till att deras ledning låter dig använda dem. Du vill inte hyra en plats utan en simbassäng när simning är en av dina huvudaktiviteter.

Kontrollera om de har separata omklädningsrum för damer och herrar. Eller om du tillfälligt kan konvertera vad som är tillgängligt för att tillgodose detta.

Tips: För råd om att välja rätt eventdatum, ta en titt på den här guiden.

3. Förfina den ursprungliga planen

Till denna punkt har vi arbetat med de grova idéer som genererades i det första mötet, med experter och volontärer.

Med datumet och platsen bokad är det dags att få planen mer förfinad. Det innebär att du anger de specifika detaljerna, t.ex. vilka typer av turneringar som ska spelas.

Låt oss använda fotboll som ett exempel. Kommer det bli en utslags turnering? Fullskaliga matcher eller modifierade? Hur många lag kommer att spela?

Applicera detta på alla sportaktiviteter som kommer att äga rum. Att fokusera på detaljer hjälper dig att få en tydligare bild av de leveranser och tjänster du behöver.

För att vara effektivare, gör en lista över nödvändiga varor och deras priser. På så sätt blir det svårare för dig att förbise något.

4. Övertyga sponsorerna

Du har nu en detaljerad plan och budget. Nu har du en bra position att närma dig de sponsorer du identifierade. Berätta för dem om evenemanget, målen, varför de skulle vara den perfekta sponsorn, och vad du behöver ifrån dem.

Det finns inget utrymme för fel. Saker som din kommunikationsstil, tillvägagångssätt, tillförlitlighet och punktlighet räknas. Se till att du är tydlig med vad du behöver ifrån dem. Var beredd att motivera din förfrågan.

Det finns alltid chans att den potentiella sponsorn kommer att säga nej och tvinga dig att gå vidare med andra. I sådana fall, ruska upp dig själv och gå vidare till nästa.

Tips: För att lära dig mer om att få sponsorer till ett evenemang, läs vår detaljerade guide.

5. Skapa dagens program

Det är dags att skapa ett detaljerat program för dagen. Schemaläggning kommer att bli en svår uppgift, speciellt om eventet har flera aktiviteter.

Först överväg de anställda. Sportevenemang är ofta familjeorienterade. De lockar ett stort antal familjer med barn, vissa kommer från långt borta. För deras skull, försök att försäkra dig om att nyckelaktiviteterna blir klara före skymningen.

Olika aktiviteter och deltagare kan också dela utrustning och funktionärer. Observera sådana uppgifter. Undvik att schemalägga dem samtidigt och orsaka konflikter.

Helst ska du hylla sponsorerna i programmet. Förhandla med dem och kom överens om den marknadsföringsinformation som ska användas.

Tips: För att göra ditt arbete lite enklare, använd ett gratis onlineverktyg för att hjälpa dig att designa ditt program.

6. Anordna varor och funktionärer

Få alla de leveranser du behöver för evenemanget i god tid. Leveranserna kan skilja sig från ett event till ett annan. I allmänhet behöver du saker som:

• Resultattavlor
• Visselpipor
• Racket
• Nät
• Bollar
• Första hjälpen-kit
• Affischer
• Troféer
• Certifikat

Begränsad finansiering är en av de viktigaste utmaningarna för evenemangsplanerare i dag. Spara lite pengar genom att hyra några av de hållbara föremålen.

Lokalförvaltningen kan inneha en del av den utrustning du behöver. Närma dig dem och fråga om du kan låna eller hyra.

Om tävlingen ska bli professionell, få professionella domare och funktionärer. Se till att de inte blir konflikter. Ingen borde vara ansluten till något av lagen i turneringen. Detta bidrar till att undvika illojal konkurrens.

Godkänn det belopp du ska betala dem på förhand.

Tips: GGS International har ett urval av sportutrustning att köpa eller hyra för ditt evenemang.

7. Dubbelkolla allt

Bekräfta att alla nödvändiga föremål och utrustning är tillgängliga. Se till att de är i gott skick. Detsamma gäller för funktionärer och volontärer.

Se till att det finns några personer som kan utföra grundläggande första hjälpen. Dessutom bör de kunna upptäcka tecken på sjukdom som farlig andfåddhet. Ha en ambulans och ambulans personal på vänteläge. Distribuera en lista med nödnummer bland deltagare.

Därefter kontakta alla deltagande individer och lag för att bekräfta deras närvaro. Se till att de skriver på ett allmänt avstående. Detta skyddar dig lagligt i händelse av skada.

Om det finns särskilda regler för evenemanget, informera dem därefter. Dessutom ge dem en hjälplinje som de kan ringa till med frågor och kommentarer.

Njut av sportevenemanget, men…

… glöm inte att du är ansvarig.

Som arrangör ska du ha kul, precis som alla andra. Det är okej att jubla och ta minnesvärda bilderna.

Men glöm inte ens för en minut att du är ansvarig för alla deltagare. Din verkliga framgång är att köra eventet ända till slutet och med minsta missöde. Va nåbar under hela evenemanget. Var uppmärksam på att upptäcka utmaningar eller nödsituationer.

Vi har snart en guide om hur man hanterar sportevenemang under själva dagen. Så stanna kvar.