Billetto Blog

Go out more.

Sportevenemang

by on Lämna ett svar

Stanna på dina fötter: Hur man följer upp efter ett sportevenemang

Idrottarna har fångat andan och alla folkmassorna har lämnat. Du kanske tror att det är dags för dig att stänga ner allt och lägga upp fötterna, men du har fel.

Spelet är inte över för dig.

Det är dags att rulla upp ärmarna igen och börja planera din uppföljning. Detta är din chans att göra förhållandet med dina deltagare större, få värdefull information och planera för framtida sportevenemang.

Följ dessa fem steg för att göra dina deltagare till fans.

1. Säg tack

Du har haft ett bra evenemang, och ett tack är i ordning.

Att hålla i ett sportevenemang involverar många människor: idrottare, personal, sponsorer och fans. Att tacka dem kan vara en av de viktigaste handlingarna du gör efter evenemanget. Det blir ett stort steg mot att bygga och upprätthålla relationen.

Först, se till att du använder sociala medier. Få ut ditt tack omedelbart efter evenemanget. Skicka en tweet, posta på Instagram, och uppdatera din Facebook.

Du vill också skicka ut något med lite mer personlig känsla. Skicka ut ett brev eller e-post och tacka alla personligen om du har tid och resurser att göra det.

Deltagarna

Det här är de personer du anordnar evenemanget för, så skicka dem ett stort tack för att det blev en succé.

Här är några saker att inkludera i ditt meddelande till dem:

  • Berätta för dem vilken otrolig atmosfär de har skapat.
  • Inkludera bilder och media från dagens evenemang.
  • Ge dem några nummer (sportfans älskar statistik).
  • Få dem glada över framtida evenemang (eventuellt en rabatt).

Idrottarna

Oavsett om de är löpare, fotbollsspelare eller darts spelare, det är anledningen till att folk kom.

Saker att inkludera:

  • Tacka för deras utmärkta prestanda.
  • Berätta för dem om närvaro numren.
  • Låt dem veta att du hoppas kunna inkludera dem i framtida evenemang.
Hur man följer upp efter ett sportevenemang: Tack alla inblandade.
Tack alla inblandade.

Sponsorerna

De hjälpte till att göra ditt evenemang genom att förse dig med resurserna för att finansiera det.

Saker att inkludera:

  • Tacka för deras engagemang.
  • Skicka dem några deltagare och intäktsuppgifter du har.
  • Låt dem veta att deras hjälp gjorde evenemanget möjligt.
  • Berätta för dem att du hoppas kunna arbeta med dem igen i framtiden.

Personalen och volontärerna

Utan dessa skulle du aldrig ha fått till ditt evenemang utan problem.

Saker att inkludera:

  • Tacka för allt hårt arbete.
  • Låt dem veta att deras bidrag ledde till ett bra evenemang.
  • Erbjud att ge dem en skriftlig rekommendation för deras nästa evenemang.
  • Föreslå att hålla kontakten för framtida sportevenemang som du kan organisera.

Tips: Om du är rädd för att låta för generisk, kolla in dessa kreativa sätt att säga tack.

2. Gör en efter-evenemanget täckning

Du har tweetat upp en storm under evenemanget, och det borde inte sluta när det är klart. Det är ett sportevenemang, så täckning efter-evenemanget är ett måste.

Sociala medier är oerhört viktiga för alla sportevenemang, för det gör det verkligen enkelt för fansen att hålla sig uppdaterad.

Du bör ha media redo och att gå till direkt efter evenemanget. Fans vill återuppleva alla de bästa bitarna.

Att dela en video av det vinnande målet kan få dem att prata om ditt evenemang i veckor.

Känn dig fri att bli kreativ med din efter-evenemanget täckning:

Det här är en utmärkt chans för dig att driva ytterligare kampanjer. Om du har produkter eller varor, är det dags att sälja. Dina fans kommer att vara mycket mer mottagliga medan de fortfarande är höga från evenemanget.

Slutligen, använd denna möjlighet att börja trumma upp spänningen för ditt nästa evenemang. Om du redan har ett spelschema lagt, se till att låta dem veta när och var.

3. Samla feedback

Feedback kommer att vara avgörande för att utveckla och planera framtida evenemang.

Du kommer att vilja få feedback från dina deltagare och dina idrottare. Dessa två perspektiv är integrerade för att växa ditt evenemnag.

De grundläggande frågorna att ställa:

  • Vad tyckte du var bra med evenemanget?
  • Had du trevligt under evenemanget?
  • Vad tycker du kan förbättras?
  • Vad skulle du vilja se i framtida evenemang?

Du måste också ställa specifika frågor. Så här kommer du till hjärtat av saker du behöver veta. Skräddarsy dina frågor till dina deltagare och idrottare.

Urvals frågor för att fråga dina deltagare:

  • Vad tyckte du om lokalen?
  • Hur var utsikten från din plats?

Exempel på frågor att ställa dina idrottare:

  • Vad tyckte du om bytesplatserna?
  • Har du vad du behövde för att göra ditt bästa?

Använd detta som en möjlighet att få feedback om saker som är viktiga för dig. Detta hjälper dig att utveckla dina framtida evenemang.

Tips: Kolla in vår guide om gratis evenemangsundersöknings verktyg för att hjälpa dig att samla in feedback.

4. Utvärdera

När allt är sagt och gjort, är det dags att luta sig tillbaka och utvärdera framgången för ditt evenemang.

Ha en öppen diskussion med ditt team. Detta hjälper dig att upptäcka potentiella dolda problem och komma fram med nya idéer.

Notera vad du ville uppnå och vad dina mål var. Hur bra blev det när du har det slutliga resultatet?

Vill du sälja tusen biljetter? Nå, hur många sålde du?

Om du inte sålde tillräckligt, kan du titta på vad människor tycker behöver förbättras. Använd detta för att komma fram till en plan för att förbättra de områdena.

Hur man följer upp efter ett sportevenemang: Utvärdera hur alla gjorde.
Utvärdera hur alla gjorde.

Kanske sålde du mer än du förväntade dig. Toppen! Titta nu på vad människor vill ha i framtiden. Skapa en plan för hur du kan implementera dessa idéer.

Tänk på några av de logistiska frågorna och vad som gick rätt och fel. Var platsen lämplig för ändamålet? Kom med en plan på hur du kan förbättra dessa till nästa gång.

Med varje evenemang lär du dig något nytt. Det här är tiden att börja bygga på det lärandet.

Tips: Kolla in vår guide för att utvärdera ditt evenemang, så du är säker på att täcka alla baser och fånga de små detaljerna.

5. Planera ditt nästa evenemang

Du har lyckats organisera ditt första framgångsrika evenemang, och du är lite erfaren. Nu är det dags att ta allt du har lärt dig och sätta det i bruk.

Genom din feedback och utvärderingsprocess har du identifierat några befintliga eller potentiella problem. Beväpnad med alla dessa nyfunna insikter kan du forma ditt nästa evenemang för att bli större och bättre.

Du behöver inte få det perfekt, men du måste få den lite närmare perfektion.

Tips: Kolla in dessa evenemangsplanerings webbplatser för att hjälpa dig med ditt nästa evenemang.

Dela dina frågor och erfarenheter

Missade vi något i uppföljningsprocessen? Ge oss en fråga i kommentarerna här nedan.

Om du har erfarenhet av att följa upp efter ett sportevenemang, var god och dela den med oss!

by on Lämna ett svar

6 effektiva strategier för att marknadsföra ditt sportevenemang

Du vill att ditt evenemang fylls med dina måldeltagare. Du vill att de ska ta lite tid av sina liv och att fortsätta att komma till framtida evenemang.

Detta är bara möjligt om du framgångsrikt marknadsför evenemanget till en publik som kopplar samman med temat och syftet.

I sportevenemang är insatserna ännu högre. Närvaro är inte bara en mätare: Det bestämmer direkt evenemangets framgång. Du behöver många åskådare och deltagare.

Att fylla platsen till kapacitet med bara ett par deltagande lag är ett misslyckande.

Fans är lika viktiga, inte bara för att fylla platserna utan för att skapa en atmosfär av konkurrenskraft.

Så hur kan du framgångsrikt marknadsföra ett sportevenemang för att få rätt slags deltagande?

Låt oss ta reda på det.

1. Skapa ett slående namn för evenemanget

Din evenemangsbevakning börjar med evenemangets namn: Det är den första interaktionen som potentiella deltagare kommer att ha med ditt evenemang.

Ta tid till att välja ett namn som är både slående och ger en antydan om vad ditt evenemang handlar om.

Brainstorma med ditt team eller sponsorer för att komma med en lista över potentiella namn. Om du känner dig fast, använd en sportföretags namngenerator för att komma igång.

Håll det enkelt. Sportevenemang som Super Bowl, VM och OS har enkla namn. Ändå har de vuxit till igenkännliga varumärken över hela världen.

Tips: Här är en bra guide för att komma på evenemangets namn.

2. Använd affischer för evenemanget

I den digitala eran är det lätt att avvisa affischer som ett sätt att marknadsföra evenemang. När allt kommer omkring kan de inte nå lika bred publik som reklam på sociala medier och andra digitala plattformar, eller hur?

Fel.

Affischer är fortfarande bland de mest effektiva sätten att annonsera sportevenemang på: Minst 18% av de som ser affischannonser deltar i det annonserade evenemanget.

Affischer är fortfarande ett bra sätt att marknadsföra ett sportevenemang
Affischer är inte dött ännu Gör så att din står ut.

Andra fördelar med att använda affischer är:

  • De är billigare än många andra former av tryckta annonser.
  • På grund av deras slående visuella natur lämnar affischer ett varaktigt intryck.
  • Affischer kommer att fortsätta att marknadsföra evenemanget så länge de lämnas intakta.

Nyckeln är att placera affischer på rätt plats för att locka till sig relevant publik. Prova platser som:

  • Arenor
  • Gym
  • Idrottshallar
  • Fotbollsplaner
  • Tennisbanor
  • Baskett parker
  • Skolor
  • …och så vidare

Konsultera med dina evenemangssponsorer och andra intressenter för att bestämma vilken information och grafik som ska inkluderas i affischen.

Tips: Om du inte arbetar med en professionell grafisk designer, kan du hitta utmärkta sportaffischmallar som kan hjälpa dig.

3. Arbeta med influencers

Sportfans och potentiella deltagare kommer att relatera bättre till ditt sportevenemang om de hör om det från en person som är bebodd i fältet.

För ett lokalt sportevenemang kan dina influencers vara lokala spelare, tränare, sport reportrar eller till och med noterbara fans.

Ta reda på om det finns forum eller sociala medier där sådana personligheter kommunicerar regelbundet. Gå med i forumet och se om du kan få dem att intressera sig i ditt evenemang. Kanske kan de sprida meddelandet till sina fans?

Om du riktar dig mot en mycket bredare publik, kommer dina fitness influencerseller sport influencers att öka din räckvidd. Konsultera guider som hjälper dig attvälja och arbeta med sport influencers på ett effektivt sätt.

Att sortera genom listor av influencers manuellt kan vara svårt och ansträngande. Lyckligtvis finns det sökportaler som specifikt syftar till att hjälpa dig att hitta relevanta influencers. Använd dem för att hitta de mest lämpliga för din publik och evenemang.

Oavsett vem du väljer att arbeta med, se till att de har korrekt information och kan nå dig snabbt för att förtydliga.

Tips: Ta upp det här genom att lära dig hur du effektivt kan arbeta med sport influencers.

4. Marknad på sociala medier

Kampanjer på de viktigaste sociala medierna kommer att avslöja ditt sportevenemang till en bred publik.

Använd sociala medier för att marknadsföra ditt sportevenemang
Försumma inte sociala medier när du marknadsför sportevenemang.

Använd följande tips för att effektivt marknadsföra ditt sportevenemang på sociala medier.

Skapa en evenemangswebbplats eller en sida

Evenemangs webbplatsen eller sidan kommer att vara din huvudsakliga plattform för att marknadsföra evenemanget och interagera med din målgrupp (se mer i steg 6). Det kommer också att tillåta dig att skicka anpassade annonser på Twitter, Facebook och Instagram.

Skapa en enkel men slående hashtag

Kom ihåg att ha en minnesvärd hashtag för evenemanget. Hashtags skapar buzz och gör det enklare att spåra samtal om evenemanget. Se om du kan rida på axlarna på populära sportrelaterade hashtags som:

  • #sports
  • #training
  • #active
  • #footboll (eller en sport som är relevant för ditt specifika evenemang)

Tips: För inspiration, kolla på vikten av hashtag-innovation i sport.

Använd tävlingar där du ger bort biljetter eller varor

Att ha tävlingar för biljetter är ett bra sätt att öka närvaron och få folket att diskutera ditt sportevenemang. Du kan också arbeta med sponsorer för att ge bort märkesvaror. Några passande idéer för varor inkluderar:

  • Sportkläder
  • Sportutrustning
  • Vattenflaskor
  • Fitnessband
  • Solstolar

Tips: Överväg att beställa reklamartiklar med ditt evenemangs eller varumärkeslogo på den.

Bygg upp en förväntan genom att lägga ut teaserinnehåll

Du kan släppa teasers för det kommande sportevenemanget i form av:

  • Bakom kulisserna bilder av utrustningen och lokal förberedningar
  • Intervjuer med nyckelaktörer och deltagare
  • Jämförelser med konkurrerande lag och spelarstatistik
  • …och så vidare

Om du är på Facebook (och du är), så är här en bra guide till marknadsföring till Facebook-sportfans.

Tips: Du kan användagratisverktyg för att automatisera social media hantering.

5. Sponsorer kan själva driva sin kampanj

Sportmarknadsföring handlar inte bara om att använda dina reklamsponsorer under sportevenemang.

Sponsorer kan också köra kampanjer för att popularisera evenemanget före dagen. Typiska sponsorer är faktiskt mycket bra för att skapa en buzz kring evenemang och främja sitt eget varumärke.

Hur man marknadsför ett sportevenemang med sponsorer
Sponsorer kan vara ganska effektiva när man marknadsför sportevenemang.

De flesta sponsorer kommer att skapa sin egen oberoende marknadsföringsstrategi. Du kan dock samarbeta med sponsorerna om dina marknadsföringsaktiviteter.

Ge dem tillgång till sociala medier sidor, influencers, biljettkontor och andra parter som är involverade i marknadsföringsprocessen.

Beroende på arrangemanget kan sponsorerna marknadsföra evenemanget som helhet eller specifika aktiviteter och idrottare.

Tips: För att få ut det mesta av denna parallella marknadsföring, se till att dina sponsorer skickar ett gemensamt budskap.

6. Dra nytta av online biljettförsäljnings plattformar

Att köpa biljetter på ett visst fysiskt ställe är lite besvärligt. 69% av brittiska medborgare rapporterade att de skulle delta i fler evenemang om de kunde köpa biljetter online. Du står därför för att få en högre evenemangs närvaro om du tillhandahåller en online plattform för potentiella deltagare att köpa biljetter på.

Dessutom kan det ta mycket tid och resurser att sälja biljetter fysiskt. (Observera att du också måste granska biljettförsäljningsrekorden fysiskt efter evenemanget.)

Du kan göra processen enklare genom att sälja biljetter via en pålitlig online biljettförsäljnings sida. Sådana webbplatser kommer också att avslöja ditt evenemang till deras befintliga publik.

Se till att du lämnar informationen om biljettplatsen eller appen i alla dina kampanjmaterial.

Tips: För mer inspiration när det gäller att marknadsföra ditt sportevenemang, ta en titt på fitnessbranschens bästa marknadsföringskampanjer.

Marknadsför mycket, men var klok

Att veta dessa strategier är bara det första steget till en framgångsrik marknadsföringskampanj. Du måste vara kreativ när du tillämpar dem. Få ut det mesta av alla kampanj möjligheter som presenterar sig.

Till exempel, om en berömd idrottare eller lag registerar sig, se om du kan använda deras namn för att marknadsföra evenemanget (med tillåtelse, förstås).

Dessa tips hjälper dig att framgångsrikt marknadsföra ett sportevenemang, även med en liten budget.

Om du tillämpar rätt kombination av PR-strategier, kommer du att locka kvalitativa idrottsmän att delta och tillräckligt med fans för att hålla atmosfären laddad.

by on Lämna ett svar

Den ultimata guiden till ett framgångsrikt sportevenemang

Välkommen till den ultimata guiden för ett framgångsrikt sportevenemang! Här går vi igenom allt du behöver veta för att få bollen att rulla, komma ut svängande, och göra poäng med dina deltagare.

Vad du lär dig i den här guiden

  • Hur du planerar varje aspekt av ditt sportevenemang.
  • Olika sätt som du kan marknadsföra på för att sälja biljetter.
  • Dina ansvarsområden som värd under dagen.
  • Hur du omvandlar dina deltagare till fans.

1. Planera ditt sportevenemang

Planeringsfasen handlar om att se den stora bilden och sedan nollställa det obetydliga. Inte bara behöver du formulera en budget och en tidslinje, utan du måste också tänka på idrottare och sponsorer.

Låt oss ta en titt på vad som är inblandat i planeringsprocessen:

Den stora bilden

Din plan bör innehålla mål och genomförbarhet av evenemanget, hur mycket tid måste du ha för att utföra och rekrytera potentiella idrottare och sponsorer.

Datum, tid och plats

När du har fått den stora bilden är det dags att ställa in vissa deadlines för dig själv. När kan du säkra lokalen och har den alla de faciliteter du behöver?

Repetera och förfina

När du har ställt in vissa deadlines är det dags att se om din stora bildplan behöver repeteras och justeras.

Sponsring

Med en plan på plats är det dags att leta efter lite finansiering och närma sig potentiella sponsorer.

Schema

Skapa ett schema för allt som behöver hända under dagen och överväg att göra det familjevänligt.

Tillbehör

Du kan inte dra av ett sportevenemang utan några varor, så skriv ner allt du behöver, inklusive bollar, troféer, visselpipor och resultattavlor.

Hälsa och säkerhet

Nu är det också en bra tid att överväga några av de risker som är förknippade med sport och hur du planerar att hantera dem om olyckor skulle inträffa.

Den ultimata guiden till ett framgångsrikt sportevenemang: Planera för allt, inklusive de leveranser du behöver.
Planera för allt, inklusive de leveranser du behöver.

Vad gör du nu

Vi har täckt alla dessa punkter mer i detalj i vår guide om hur du planerar ditt sportevenemang.

Ytterligare läsning: Så här planerar du ett sportevenemang: 7 beprövade steg.

2. Marknadsför ditt sportevenemang

Sport är enormt i marknadsföring, så du kommer att få mycket konkurrens på det området. Men du har också många möjligheter att få ut ordet via de många olika kanalerna.

Namn

Innan du marknadsför ditt evenemang är det viktigt att du kommer fram med ett häftigt evenemangsnamn. Se till att det är lätt att komma ihåg och är enkelt att stava.

Affischer

Affischer är idealiska för att marknadsföra ditt evenemang på gym, sportsalar och andra platser där potentiella deltagare kan se dem.

Influencers

Om ditt evenemang är litet och lokalt, eller en större turnering, bör du utnyttja influencers för att hjälpa dig att marknadsföra det.

Sociala medier

Skapa en hemsida för ditt evenemang och marknadsför det på nätet med en anpassad hashtag som folk kan använda för att få veta mer.

Sponsorer

Eventuella sponsorer som du får ombord kommer sannolikt att marknadsföra evenemanget, så se till att du pratar med dem om din strategi.

Biljettförsäljning

Ditt liv kommer att bli mycket lättare om du använder en biljettplattform för att marknadsföra evenemanget.

Sätt upp affischer där potentiella deltagare kommer att se dem.
Sätt upp affischer där potentiella deltagare kommer att se dem.

Vad gör du nu

Du har just läst en kort översikt över de många sätten du kan marknadsföra ditt sportevenemang. Gå vidare till vår dedikerade artikel om kampanjer för sportevenemang för att lära dig mer.

Ytterligare läsning: 6 Effektiva strategier för att marknadsföra ditt sportevenemang.

3. Vara värd för ditt sportevenemang

Dagen för evenemanget är utan tvekan den mest hektiska delen av din planeringsresa. Du måste se till att alla har det bra, gör viktiga meddelanden och hantera risker.

Väder

Om ditt sportevenemang är utomhus, var noga med att du dubbel kollar väderprognosen på dagen.

Briefing

Håll ett möte med ditt evenemangsteam och ge varje medlem en kopia av evenemangsschemat.

Hälsa och säkerhet

Dubbel kontrollera att det finns ett första hjälpen kit, och att någon vet hur man använder det.

Teknisk utrustning

Installera och testa all teknisk utrustning som du behöver för att ge meddelanden, till exempel en mikrofon och ett ljudsystem.

Sportutrustning

Införskaffa all sportutrustning som du ska levererar, till exempel mål, visselpipor och resultattavlor.

Förfriskningar

Se till att idrottarna har gott om vatten och hälsosamma mellanmål för när de kommer.

Priser

De priser du tilldelar de vinnande laget ska vara polerade och finnas synliga för visning.

Registrering

Håll flikar på vem som är på evenemanget genom att skapa en registreringstabell för deltagare och idrottare.

Innehållet

Alla sportfans tycker om att se höjdpunkterna i det evenemanget de gick på, så se till att du har någon som kan ta några bilder och videor.

Sociala medier

Visa din evenemangs hashtag tydligt så att alla deltagare vet var de ska lägga upp bilder och videor när de vill dela med sig på sociala medier.

Utdelningsceremonin

Få ut dina bästa offentliga talande-färdigheter när du tilldelar priserna till det vinnande laget.

Packa ihop

Se till att platsen är städad när evenemanget är över och alla har gått hem.

Den ultimata guiden till ett lyckat sportevenemang: Se till att allt går enligt regelboken.
Se till att allt går enligt regelboken.

Vad gör du nu

Det finns mycket att hålla koll på när du är värd för ett sportevenemang. Därför har vi skrivit en omfattande guide till hur du håller stressen nere till ett minimum.

Ytterligare läsning: 12 poäng för en vinst: Hur man är värd för ett sportevenemang.

4. Uppföljning efter ditt sportevenemang

Spelet kan vara över för idrottare och deltagare, men inte för dig som evenemangets arrangör. Uppföljningen är där du påminner alla om hur episkt evenemanget var.

Säg tack

Det skulle inte finnas något evenemang utan fansen, idrottsmännen, sponsorerna och ditt team. Se till att du tackar dem alla ordentligt för att dem kom och hjälpte dig.

Lägg upp material efter evenemanget

Nu är det dags att dela allt bra innehåll du har samlat in från dagen på sociala medier och till din e-postlista.

Samla in feedback

När du samlar in feedback, kom ihåg att ställa specifika frågor så att du har värdefull information som du kan använda för att förbättra nästa evenemang.

Utvärdera

Med återkopplingen i handen ska du utvärdera evenemanget som helhet tillsammans med ditt team.

Planera

När utvärderingen har gjorts har du en bra position att planera ditt nästa sportevenemang.

Den ultimata guiden till ett framgångsrikt sportevenemang: Tack alla som är involverade i ditt evenemang.
Tacka alla som är involverade i ditt evenemang.

Vad gör du nu

Du kan läsa mer om vilka specifika frågor som ska ställas när du samlar in feedback (och mycket mer) i vår guide om hur man följer upp efter ett sportevenemang.

Ytterligare läsning: Slappna inte av ännu: Hur man följer upp efter ett sportevenemang.

Sammanfatta

Poäng! Du har nu samlat in all den kunskap du behöver för att ha ett framgångsrikt sportevenemang. Känner du dig exalterad? Du borde!

Viktigt att ta med sig

Här är några av de viktigaste punkterna som vi har täckt i den här guiden:

  • Var försiktig när du planerar ditt evenemang.
  • Marknadsför evenemanget på de kanaler dit sportfans går för att hålla sig uppdaterade.
  • Förbered och delegera så mycket som möjligt under evenemangets dag.
  • Samla in feedback så att du kan förbättra ditt nästa sportevenemang.

Det är alla folks! Låt oss veta hur det går för dig i kommentarerna här nedan!

by on Lämna ett svar

Så här planerar du ett sportevenemang: 7 beprövade steg

Ett bra sportevenemang erbjuder många olika fördelar till samhället. Du kan använda den för insamling, skapa medvetenhet och främja samhällets sammanhållning.

Att planera event är den svåra delen. Du måste vara i kontroll från det ögonblick du tänker tanken, till analysen efter eventet.

Detta kan vara ganska utmanande, speciellt om du inte har någon erfarenhet. Eller om evenemanget innehåller flera sportaktiviteter.

Vill du att eventet bli en riktig framgång? Här är precis vad du kan göra.

1. Förbered en detaljerad plan

Planera bra. För att göra det måste du ha experter ombord. Ha ett team av pålitliga volontärer och specialister.

Några av de saker du behöver adressera i detta skede är:

  • Målet för evenemanget
  • Dess genomförbarhet
  • Lagar som reglerar sådana event
  • Längd av tid (t.ex. en dag, några dagar, en vecka och så vidare)
  • En grov uppskattning av budgeten
  • Beräknat antal deltagare
  • Identifiera potentiella sponsorer om du behöver några

Tips: För inspiration, ta en titt på denna ”Checklista för sportevent” av Kent Sports.

2. Ställ in datum, tid och plats

Detta är mer avgörande än de flesta inser. Det finns en mängd faktorer att överväga.

Hur kommer vädret att vara? Är alla deltagare tillgängliga? Har du tillräckligt med tid för att få i ordning allt? Finns det stora sportevenemang i grannskapet som kan skymma ditt event?

Ta din tid med detta. (Ingen vits är avsedd.)

Idrottsevenemangs tid
Få timingen rätt.

Därefter, närma dig hanteringen av dina föredragna platser och fråga om deras tillgänglighet.

Innan du avslutar affären, bekräfta att platsen har alla nödvändiga faciliteter för sportevenemanget. Och se till att deras ledning låter dig använda dem. Du vill inte hyra en plats utan en simbassäng när simning är en av dina huvudaktiviteter.

Kontrollera om de har separata omklädningsrum för damer och herrar. Eller om du tillfälligt kan konvertera vad som är tillgängligt för att tillgodose detta.

Tips: För råd om att välja rätt eventdatum, ta en titt på den här guiden.

3. Förfina den ursprungliga planen

Till denna punkt har vi arbetat med de grova idéer som genererades i det första mötet, med experter och volontärer.

Med datumet och platsen bokad är det dags att få planen mer förfinad. Det innebär att du anger de specifika detaljerna, t.ex. vilka typer av turneringar som ska spelas.

Låt oss använda fotboll som ett exempel. Kommer det bli en utslags turnering? Fullskaliga matcher eller modifierade? Hur många lag kommer att spela?

Applicera detta på alla sportaktiviteter som kommer att äga rum. Att fokusera på detaljer hjälper dig att få en tydligare bild av de leveranser och tjänster du behöver.

För att vara effektivare, gör en lista över nödvändiga varor och deras priser. På så sätt blir det svårare för dig att förbise något.

4. Övertyga sponsorerna

Du har nu en detaljerad plan och budget. Nu har du en bra position att närma dig de sponsorer du identifierade. Berätta för dem om evenemanget, målen, varför de skulle vara den perfekta sponsorn, och vad du behöver ifrån dem.

Det finns inget utrymme för fel. Saker som din kommunikationsstil, tillvägagångssätt, tillförlitlighet och punktlighet räknas. Se till att du är tydlig med vad du behöver ifrån dem. Var beredd att motivera din förfrågan.

Det finns alltid chans att den potentiella sponsorn kommer att säga nej och tvinga dig att gå vidare med andra. I sådana fall, ruska upp dig själv och gå vidare till nästa.

Tips: För att lära dig mer om att få sponsorer till ett evenemang, läs vår detaljerade guide.

5. Skapa dagens program

Det är dags att skapa ett detaljerat program för dagen. Schemaläggning kommer att bli en svår uppgift, speciellt om eventet har flera aktiviteter.

Först överväg de anställda. Sportevenemang är ofta familjeorienterade. De lockar ett stort antal familjer med barn, vissa kommer från långt borta. För deras skull, försök att försäkra dig om att nyckelaktiviteterna blir klara före skymningen.

Olika aktiviteter och deltagare kan också dela utrustning och funktionärer. Observera sådana uppgifter. Undvik att schemalägga dem samtidigt och orsaka konflikter.

Helst ska du hylla sponsorerna i programmet. Förhandla med dem och kom överens om den marknadsföringsinformation som ska användas.

Tips: För att göra ditt arbete lite enklare, använd ett gratis onlineverktyg för att hjälpa dig att designa ditt program.

6. Anordna varor och funktionärer

Få alla de leveranser du behöver för evenemanget i god tid. Leveranserna kan skilja sig från ett event till ett annan. I allmänhet behöver du saker som:

  • Resultattavlor
  • Visselpipor
  • Racket
  • Nät
  • Bollar
  • Första hjälpen-kit
  • Affischer
  • Troféer
  • Certifikat

Begränsad finansiering är en av de viktigaste utmaningarna för evenemangsplanerare i dag. Spara lite pengar genom att hyra några av de hållbara föremålen.

Utrustning för sportevenemang
Se till att rätt utrustning är på plats.

Lokalförvaltningen kan inneha en del av den utrustning du behöver. Närma dig dem och fråga om du kan låna eller hyra.

Om tävlingen ska bli professionell, få professionella domare och funktionärer. Se till att de inte blir konflikter. Ingen borde vara ansluten till något av lagen i turneringen. Detta bidrar till att undvika illojal konkurrens.

Godkänn det belopp du ska betala dem på förhand.

Tips: GGS International har ett urval av sportutrustning att köpa eller hyra för ditt evenemang.

7. Dubbelkolla allt

Bekräfta att alla nödvändiga föremål och utrustning är tillgängliga. Se till att de är i gott skick. Detsamma gäller för funktionärer och volontärer.

Se till att det finns några personer som kan utföra grundläggande första hjälpen. Dessutom bör de kunna upptäcka tecken på sjukdom som farlig andfåddhet. Ha en ambulans och ambulans personal på vänteläge. Distribuera en lista med nödnummer bland deltagare.

Därefter kontakta alla deltagande individer och lag för att bekräfta deras närvaro. Se till att de skriver på ett allmänt avstående. Detta skyddar dig lagligt i händelse av skada.

Om det finns särskilda regler för evenemanget, informera dem därefter. Dessutom ge dem en hjälplinje som de kan ringa till med frågor och kommentarer.

Njut av sportevenemanget, men…

… glöm inte att du är ansvarig.

Som arrangör ska du ha kul, precis som alla andra. Det är okej att jubla och ta minnesvärda bilderna.

Men glöm inte ens för en minut att du är ansvarig för alla deltagare. Din verkliga framgång är att köra eventet ända till slutet och med minsta missöde. Va nåbar under hela evenemanget. Var uppmärksam på att upptäcka utmaningar eller nödsituationer.

Vi har snart en guide om hur man hanterar sportevenemang under själva dagen. Så stanna kvar.