Stanna på dina fötter: Hur man följer upp efter ett sportevenemang

Idrottarna har fångat andan och alla folkmassorna har lämnat. Du kanske tror att det är dags för dig att stänga ner allt och lägga upp fötterna, men du har fel.

Spelet är inte över för dig.

Det är dags att rulla upp ärmarna igen och börja planera din uppföljning. Detta är din chans att göra förhållandet med dina deltagare större, få värdefull information och planera för framtida sportevenemang.

Följ dessa fem steg för att göra dina deltagare till fans.

1. Säg tack

Du har haft ett bra evenemang, och ett tack är i ordning.

Att hålla i ett sportevenemang involverar många människor: idrottare, personal, sponsorer och fans. Att tacka dem kan vara en av de viktigaste handlingarna du gör efter evenemanget. Det blir ett stort steg mot att bygga och upprätthålla relationen.

Först, se till att du använder sociala medier. Få ut ditt tack omedelbart efter evenemanget. Skicka en tweet, posta på Instagram, och uppdatera din Facebook.

Du vill också skicka ut något med lite mer personlig känsla. Skicka ut ett brev eller e-post och tacka alla personligen om du har tid och resurser att göra det.

Deltagarna

Det här är de personer du anordnar evenemanget för, så skicka dem ett stort tack för att det blev en succé.

Här är några saker att inkludera i ditt meddelande till dem:

• Berätta för dem vilken otrolig atmosfär de har skapat.
• Inkludera bilder och media från dagens evenemang.
• Ge dem några nummer (sportfans älskar statistik).
• Få dem glada över framtida evenemang (eventuellt en rabatt).

Idrottarna

Oavsett om de är löpare, fotbollsspelare eller darts spelare, det är anledningen till att folk kom.

Saker att inkludera:

• Tacka för deras utmärkta prestanda.
• Berätta för dem om närvaro numren.
• Låt dem veta att du hoppas kunna inkludera dem i framtida evenemang.

Sponsorerna

De hjälpte till att göra ditt evenemang genom att förse dig med resurserna för att finansiera det.

Saker att inkludera:

• Tacka för deras engagemang.
• Skicka dem några deltagare och intäktsuppgifter du har.
• Låt dem veta att deras hjälp gjorde evenemanget möjligt.
• Berätta för dem att du hoppas kunna arbeta med dem igen i framtiden.

Personalen och volontärerna

Utan dessa skulle du aldrig ha fått till ditt evenemang utan problem.

Saker att inkludera:

• Tacka för allt hårt arbete.
• Låt dem veta att deras bidrag ledde till ett bra evenemang.
• Erbjud att ge dem en skriftlig rekommendation för deras nästa evenemang.
• Föreslå att hålla kontakten för framtida sportevenemang som du kan organisera.

Tips: Om du är rädd för att låta för generisk, kolla in dessa kreativa sätt att säga tack.

2. Gör en efter-evenemanget täckning

Du har tweetat upp en storm under evenemanget, och det borde inte sluta när det är klart. Det är ett sportevenemang, så täckning efter-evenemanget är ett måste.

Sociala medier är oerhört viktiga för alla sportevenemang, för det gör det verkligen enkelt för fansen att hålla sig uppdaterad.

Du bör ha media redo och att gå till direkt efter evenemanget. Fans vill återuppleva alla de bästa bitarna.

Att dela en video av det vinnande målet kan få dem att prata om ditt evenemang i veckor.

Känn dig fri att bli kreativ med din efter-evenemanget täckning:

• Förbered intervjuer med idrottare och dela dem.
• Skapa en infografisk.
• Bjud in en lokal tidning eller en lokal radiostation för att prata om ditt evenemang.

Det här är en utmärkt chans för dig att driva ytterligare kampanjer. Om du har produkter eller varor, är det dags att sälja. Dina fans kommer att vara mycket mer mottagliga medan de fortfarande är höga från evenemanget.

Slutligen, använd denna möjlighet att börja trumma upp spänningen för ditt nästa evenemang. Om du redan har ett spelschema lagt, se till att låta dem veta när och var.

3. Samla feedback

Feedback kommer att vara avgörande för att utveckla och planera framtida evenemang.

Du kommer att vilja få feedback från dina deltagare och dina idrottare. Dessa två perspektiv är integrerade för att växa ditt evenemnag.

De grundläggande frågorna att ställa:

• Vad tyckte du var bra med evenemanget?
• Had du trevligt under evenemanget?
• Vad tycker du kan förbättras?
• Vad skulle du vilja se i framtida evenemang?

Du måste också ställa specifika frågor. Så här kommer du till hjärtat av saker du behöver veta. Skräddarsy dina frågor till dina deltagare och idrottare.

Urvals frågor för att fråga dina deltagare:

• Vad tyckte du om lokalen?
• Hur var utsikten från din plats?

Exempel på frågor att ställa dina idrottare:

• Vad tyckte du om bytesplatserna?
• Har du vad du behövde för att göra ditt bästa?

Använd detta som en möjlighet att få feedback om saker som är viktiga för dig. Detta hjälper dig att utveckla dina framtida evenemang.

Tips: Kolla in vår guide om gratis evenemangsundersöknings verktyg för att hjälpa dig att samla in feedback.

4. Utvärdera

När allt är sagt och gjort, är det dags att luta sig tillbaka och utvärdera framgången för ditt evenemang.

Ha en öppen diskussion med ditt team. Detta hjälper dig att upptäcka potentiella dolda problem och komma fram med nya idéer.

Notera vad du ville uppnå och vad dina mål var. Hur bra blev det när du har det slutliga resultatet?

Vill du sälja tusen biljetter? Nå, hur många sålde du?

Om du inte sålde tillräckligt, kan du titta på vad människor tycker behöver förbättras. Använd detta för att komma fram till en plan för att förbättra de områdena.

Kanske sålde du mer än du förväntade dig. Toppen! Titta nu på vad människor vill ha i framtiden. Skapa en plan för hur du kan implementera dessa idéer.

Tänk på några av de logistiska frågorna och vad som gick rätt och fel. Var platsen lämplig för ändamålet? Kom med en plan på hur du kan förbättra dessa till nästa gång.

Med varje evenemang lär du dig något nytt. Det här är tiden att börja bygga på det lärandet.

Tips: Kolla in vår guide för att utvärdera ditt evenemang, så du är säker på att täcka alla baser och fånga de små detaljerna.

5. Planera ditt nästa evenemang

Du har lyckats organisera ditt första framgångsrika evenemang, och du är lite erfaren. Nu är det dags att ta allt du har lärt dig och sätta det i bruk.

Genom din feedback och utvärderingsprocess har du identifierat några befintliga eller potentiella problem. Beväpnad med alla dessa nyfunna insikter kan du forma ditt nästa evenemang för att bli större och bättre.

Du behöver inte få det perfekt, men du måste få den lite närmare perfektion.

Tips: Kolla in dessa evenemangsplanerings webbplatser för att hjälpa dig med ditt nästa evenemang.

Dela dina frågor och erfarenheter

Missade vi något i uppföljningsprocessen? Ge oss en fråga i kommentarerna här nedan.

Om du har erfarenhet av att följa upp efter ett sportevenemang, var god och dela den med oss!