Gästincheckning vid evenemang: 7 smarta sätt att hantera gästinmatning

Det finns goda skäl till att förbättra gästincheckning vid dina evenemang. Ingången är den första kontakten med din publik. Det är din chans som evenemangsarrangör att göra ett bra första intryck på dina gäster.

Ett smidigt incheckningsflöde håller spänningsnivåerna höga—och längden på kön mindre. Det sätter också tonen för vad som ska komma.

Omvänt kan ett negativt intryck skada ditt rykte innan evenemanget ens har börjat. Långa väntetider kan dämpa atmosfären du har försökt så hårt att skapa.

Som en arrangör är det många saker att tänka på för att säkerställa en jämn hantering av köerna.

Viktiga överväganden när du checkar in gäster vid evenemang

Innan vi kommer in i ”hur” du kan checka in dina gäster så finns det några förberedelser som du behöver ta en titt på först.

1. Sätt upp punkter för entréerna

Mer än en incheckningsdisk bör vara tillgänglig för gästerna, speciellt om vi pratar tusentals deltagare.

Det kräver en plats som har flera dörröppningar eller entrépassager. Ju tidigare publiken kan komma förbi ingångspunkten, desto gladare blir de.

Tips: Läs vår guide om hur du hittar den perfekta lokalen så att du kan få hjälp med det här i förväg.

2. Ha flera incheckningar

Flera incheckningar förhindrar svärmning av gäster vid en enda punkt. En lång kö gör att evenemangsarrangörer ser inkompetenta ut. Målet bör vara att minimera köerna så snart som möjligt.

3. Välj de rätta personerna för jobbet

Som en evenemangsarrangör är ett av dina jobb att anställa rätt personer för att hantera evenemangets gästlista. Någon med goda färdigheter ska hantera ansikte mot ansikte registreringar. En teammedlem som är exceptionellt noggrann bör hantera pappersarbetet. Och så vidare.

4. Ha tillräckligt med arbetskraft

Varje entré bör ha minst en individuell som checkar in gästerna. Vid catering till stora folkmassor är det också viktigt att ha mer än en person till jobbet, vid en nödsituation.

5. Ha en back-up plan när du arbetar med programvara

Appar och programvaror har en tendens att krascha när du minst förväntar dig det—eller vill ha det. Vad händer då? Har alltid en back-up plan, vare sig det är en personlig hotspot om WiFi går ner eller håller ett pappersark för att räkna in de incheckade gästerna.

6. Välj rätt resurs

Se till att du använder det snabbaste sättet att registrera deltagare för att förhindra eventuella förseningar. Pappersarken är gamalt, men får jobbet gjort. Men du kanske vill kolla namn på en digital lista i en app istället.

Tips: Kolla in vår biljettapp för att se om det är en lösning som kan fungera för ditt evenemang.

7. Sortera ut giveaways

Ska du ge dina gäster ett armband, drickbiljetter, goodie bags eller annat material när de kommer in? Om du har, sortera dessa i förväg för att hålla flödet av människor så gott det går och undvika köer.

8. Håll skyltarna enkelt

Hatar vi inte alla köhoppare? De kan förstöra allas humör på några sekunder. Som evenemangsarrangör vill du inte ha det. För att hindra någon från att gå före i linjen, sätt upp en enkel och rak skyltning.

Tips: Läs vår guide till evenemangsskyltar för att få en bättre förståelse för vad som fungerar och vad som inte gör det.

Evenemangsinchecknings förloppet

Inchecknings förloppet för evenemanget innehåller många uppgifter från att hälsa gästerna välkomna till att checka in dem vid dörrarna och ge dem evenemangsprogrammet.

Det kan verka enkelt: fråga gästerna om deras namn, kolla upp dem på listan eller systemet och ge dem programmet till evenemanget.

Så enkelt som det kan tyckas så finns det oförutsedda omständigheter som kan bli ett problem för den annars enkla incheckningen.

1. Evenemangskrascher

Föreställ dig någon utan en inbjudan eller en biljett som försöker få tillträde till evenemanget. Inte bara kommer ett sök efter deras namn på listan vara ett dödsfall, men de kommer också att hålla linjen och slösa allas tid.

Tips: Du kan förbereda dig för det här genom att läsa mer om hur du håller evenemangskrascher borta.

2. Utdelning av material

Om du planerar att lämna ut märken, armband eller kort vid ingången, var noga med att sortera ut det på förhand. Vid beställning av personliga material, skapa ett separat bord för att rikta gästerna framåt.

Tips: I den här artikeln beskrivs hur du kan hålla ditt evenemangsmaterial organiserat.

3. Oväntade (men välkomna) gäster

Gjorde en högprofilerad gäst en ”plus-ett”? Bad en gäst om ursäkt för att missa RSVP-deadlinen? Vill han eller hon registrera just nu?

Alla dessa kan hindra processen för smidig incheckning för andra gäster vid ditt evenemang. Diskutera hur du ska hanterar sådana förfrågningar med din evenemangshanterare före evenemanget. Detta sparar tid under dagen.

Idéer för gästincheckning vid evenemang

Det finns många sätt att checka in gäster vid evenemang, allt från traditionella penna och pappersmetoder till de mer avancerade metoderna för tekniskt kunniga evenemangsplanerare.

1. Manuell incheckning

Även om det inte värdesätts så mycket idag är manuella incheckningar fortfarande mycket praktiska och kostnadseffektiva för små folkmassor. Det handlar om att använda en enkel penna och en tryckt gästlista.

2. RFID

RFID-armband har blivit populärt under senare tid. De behöver en NFC-aktiverad surfplatta eller smartphone för skanning. De använder en deltagares information och låter dem komma in i begränsade områden. RFID-armband hjälper också arrangörerna att hålla koll på fottrafiken.

3. Incheckningskiosker

Självregistreringskiosker tillåter individuella incheckningar utan hjälp från din evenemangspersonal. Registranter kan använda sina QR-koder för att checka in sig och undvika att stå i köer.

4. Tabletter

En tekniskt kunnig demografisk kommer att uppskatta tabletter monterade på en piedestal eller bord. Dessa tillåter självregistrering med ett lättanvänt gränssnitt. De är också lätta att flytta runt och tar upp mycket lite utrymme.

5. Turnstiles

Turnstiles är idealiska när de flesta av dina evenemang äger rum på samma plats. De levereras med en inbyggd streckkodsläsare, vilket möjliggör enkel skanning. De behöver inte någon bemanning, heller. Eftersom de inte kräver någon manuell kontroll, är dessa bra för VIP-evenemang som välgörenhetsgalor.

6. Evenemangsappar

Evenemangsappar gör registreringsprocessen problemfri. Vissa kanske har ett eget incheckningsalternativ inbyggt för att underlätta processen ytterligare. De sänker behovet av logistik som köer och registreringsdiskar. Sådana applikationer är perfekta när man hanterar stora folkmassor, eftersom gästerna kan skanna biljetter på sina telefoner.

Tips: Kolla in vår lista över de bästa evenemangsapparna så att du vet vilken du vill välja för ditt evenemang.

7. Streckkodsläsare

Streckkodsläsare är handdatorer som skannar QR-koder och streckkoder. De är enstaka enheter som är avsedda för skanningsbiljetter och kan hjälpa till att skanna många streckkoder samtidigt.

Gör dig redo för incheckningen

Incheckning kan vara stressigt, men de behöver inte vara det. Vi hoppas med de här tipsen och riktlinjerna att det går bättre att hantera evenemangsinloggningar.

Låt oss veta i kommentarerna hur du hanterar incheckningspunkter och dela det som fungerar bäst för dig.