by Hur man hanterar publik under evenemang beror till stor del på folkmassan. Vissa folkmassor är lugna. Andra gillar att festa hårt. Så hårt att de tar sönder saker.
Det kan vara svårt att förbereda sig för det okända. Men, med rätt publikhanteringsstrategier kan du minska risken för att ditt evenemang ska bli en dålig upplevelse.
I den här guiden går vi igenom…
- Vilka evenemang som behöver publikhantering
- Varför det är så viktigt
- Tips för hur du hanterar publiken under evenemang
- Guider, appar och företag som hjälper dig
Det är dags att skapa en fast plan för evenemangshantering så att du är beredd på vad som helst.
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och hålla evenemang. Skapa en evenemangssida och börja sälja billjetter på bara 5 minuter.
SKAPA EVENT >>
Vilka evenemang måste tänka på publikhantering?
Publikhantering blir vanligtvis bara relevant när ditt evenemang drar en stor publik. Om du planerar en liten träff med familj och vänner, kommer det inte att vara några problem att hantera en publik.
Men när du börjar organisera dessa typer av stora evenemang blir det mer relevant:
- Musikkonserter och festivaler
- Idrottsevenemang och turneringar
- Internationella företagskonferenser
Varför är publikhantering viktigt?
Människor agerar annorlunda när de ingår i en stor grupp av ansiktslösa individer. Starka känslor som glädje, ilska och spänning kan snabbt spridas och bli farliga.
Brist på publikhantering kan leda till förstörelse av egendom, personskada och allmän hooliganism. Läs denna omfattande lista över publik-katastrofer för att se hur dåligt saker kan gå.
Tips för effektiv publikhantering under evenemang
Som du ser kan folkmassorna vara farliga om de inte hanteras korrekt. Så låt oss dyka in i några publikhanteringsstrategier som hjälper dig att undvika en katastrof under ditt evenemang.
1. Känn din publik
Fotbollsmatcher och tunga metal-festivaler kommer att ha lite mer action än akademiska konferenser och mässor. Vet vilka dina deltagare är och hur de agerar i folkmassor.
2. Planera i förväg
Hur du hanterar folkmassorna under ditt evenemang bör vara en del av din evenemangsplaneringsprocess. När du har valt en plats kan du börja tänka på hur människor rör sig.
3. Informera berörda parter
När du har en uppfattning om vem, när och var kan du börja kontakta alla som kommer att påverkas av ditt evenemang och vilka som behöver veta vilken typ av publik att förvänta sig.
Se till att kontakta följande:
- Nödtjänster
- Evententreprenörer
- Lokala myndigheter
- Grannföretag
- Platshantering
De kommer att kunna hjälpa dig att uträtta praktiken i publikhantering, eftersom de troligtvis har erfarenhet av liknande event tidigare.
4. Gör en riskbedömning
Riskbedömningar för hälsa och säkerhet vid ditt evenemang är en integrerad del av planeringen av din publikhanteringsstrategi. Identifiera potentiella faror och planera hur man ska hålla människor borta från dem.
5. Ha en akutplan
Saker kan gå fel oavsett hur noggrant du har planerat ditt evenemang. Det är därför du alltid ska ha en beredskapsplan för när de gör det.
Du bör ha en plan för några av dessa värsta scenarier:
- Vädret förändras plötsligt
- Brännbara föremål tar eld
- Ett slagsmål bryter ut mellan deltagare
- Någon fångas med att stjäla
- Alla får panik och människor trampar på varandra
Räkna ut det bästa sättet att hantera dessa situationer så att du inte tappar kontrollen om de händer.
Tips: Läs vår guide om hur du skapar en evenemangsplan som hjälper dig att ta fram dina egna.
6. Använd många skyltar
Du kan undvika att behöva svara på många frågor under dagen om du använder rätt evenemangsskyltning. Se till att dina deltagare kan hitta runt och vet var de inte ska gå.
Har stora skyltar som kan avläsas på avstånd för följande:
- Registreringsköer
- Toaletter
- Rökplatser
- Endast-personal-rum
- Potentiella faror
7. Avgränsa de olika områdena
Använd barrikader, konor, rep eller stolpar för att visa var människor ska stå i kö för biljetter och registrering. Gör tydligt var huvudevenemanget är och stäng av de områden du ska använda.
8. Begränsa tillgången till alkohol
Alkohol är en bra isbrytare, men den kan också bryta en hel del andra saker om den konsumeras i stora mängder av en exalterad publik. Beroende på din publik kanske du vill överväga att införa vissa gränser.
9. Kontrollera deltagare
Om du tror att det finns en chans att några av dina deltagare kommer att försöka få något olagligt in på ditt evenemang, kan du överväga att låta säkerhetsteamet kontrollera alla när de kommer.
Tips: Titta på den här detaljerade guiden för säkerhet för evenemang för tips om kontrollering av deltagare och mer.
10. Effektivisera incheckningen för att minska köerna
Ett säkert sätt att få människor irriterade är att få dem att vänta. Långa köer kan förvandla annars civiliserade evenemangsdeltagare till sina polära motsatser.
Här är några sätt att effektivisera incheckningsprocessen:
- Ha flera incheckningspunkter
- Använd en biljettapp som Billetto
- Tilldela kundinriktad personal för att hantera registreringar
- Använd streckkodsskannrar eller RFID-chip
Tips: Vår guide om hur du hanterar gästers incheckning vid evenemang hjälper dig att minska stressen av långa köer.
11. Ha rätt personal antal
Du kan inte göra det på egen hand, så se till att du har anställt rätt personal antal i förhållande till storleken på mängden du förväntar dig.
Det borde finnas publikvärdar för att visa människor runt. Hela teamet bör känna till platsens layout. De borde också ha ett bekvämt sätt att kommunicera med varandra, till exempel walkie-talkies eller gruppchatt på allas telefon.
Placera din personal strategiskt runt platsen och se till att du täcker viktiga intressepunkter:
- Ingångar
- Incheckningsköer
- Biljettköpsfönster
- Sittplatser
- Gästservice skrivbord
- Presentationsrum
12. Hyr säkerhet
Stora evenemang kräver vanligtvis ett tredjeparts säkerhetsföretag som är utbildat för att ta itu med stora folkmassor, stökiga beteenden och farliga situationer.
Säkerhetspersonalen du anställer bör hantera följande:
- Kontrollering av deltagare för smidighet
- Bryta upp fysiska konfrontationer
- Kontakta larmtjänst
13. Be alla att rapportera misstänkt beteende
Din säkerhetspersonal kommer inte att vara överallt hela tiden, så du måste rekrytera fler ögon. Be ditt team och evenemangsdeltagare att rapportera något skumt eller misstänkt till säkerhetvakterna.
14. Ha ett sätt att varna alla
Det är lätt för din röst att tystas ner av en stökig folkmassa, så du behöver andra former av kommunikation om du behöver varna dem om något viktigt. Överväg att använda ett PA-system för att förstärka ditt meddelande eller varna deltagare via din evenemangsapp om möjligt.
15. Granska din strategi
När ditt evenemang är slut, granska din publikhanteringsstrategi. Tala med ditt team och säkerhetsföretag och fråga vad som fungerade bra och vad som kunde förbättras.
Företag och verktyg som hjälper dig att hantera publiken
Det finns massor av resurser och utbildade yrkesverksamma där ute som hjälper dig med publikhantering och säkerhet.
Här är några av de mest populära leverantörerna av säkerhetstjänster i Storbritannien:
Du kan också hitta många användbara guider på branschorganisationens webbplatser:
Slutligen så finns det ett antal av programvaror för publikstyrning:
Billetto är en biljettplattform som hjälper dig att hantera, marknadsföra och hålla evenemang. Skapa en evenemangssida och börja sälja billjetter på bara 5 minuter.
SKAPA EVENT >>
Kom ihåg, barn: Säkerhet först!
Stora evenemang kan vara väldigt roliga, särskilt när de involverar hög musik och mycket alkohol. Men det är en bra idé att ha ett team av vuxna runt omkring för att se till så att alla förblir säkra.
Förhoppningsvis kommer dessa publikhanteringsstrategier att hjälpa dig att se till att alla har en bra upplevelse vid ditt nästa evenemang.
Har du erfarenheter och åsikter om hur du hanterar folkmassorna under evenemang? Ge oss dina tankar i kommentarerna nedan!
Lämna ett svar