Hur du hittar rätt evenemangsapp för incheckning

Som arrangör är det ditt jobb att säkerställa en smidig incheckning av gästerna på ditt evenemang. Gästregistrering är ett av de viktigaste elementen att få rätt. Det är ofta den första interaktionen med dina deltagare. Ditt mål bör vara att göra processen smidig, felfri och mindre tidskrävande.

Det är där evenemangsappar för incheckningar kommer in.

Smartphone appar erbjuder ett snabbare sätt att registrera gäster vid varje evenemang. De minskar antalet anställda och är ett enkelt alternativ för att gästerna kan registrera sig online så att de kan undvika långa köer.

Det är säkert att säga att evenemangsappar för incheckningar omvandlar traditionella evenemangs incheckningar…och på ett bra sätt.

Läs vidare för att lära dig mer om…

• Fördelarna med evenemangsappar för incheckning
• Vad ska du leta efter i evenemangsappar för incheckning
• Evenemangsappar för incheckning som vi rekommenderar

Är du redo för att effektivisera din gästregistrering? Nu kör vi.

Fördelarna med evenemangsappar för incheckning

Evenemangsappar för incheckning är en ett-stopp lösning för din evenemangsregistrering. Från att skapa en självregistreringssida, att sälja biljetter, att marknadsföra, svara på vanliga frågor, till incheckningar på plats, så erbjuder de praktiskt taget allting.

1. Första intrycket

Smartphone appar tillåter arrangörerna att göra ett bra första intryck. Som man brukar säga, du får aldrig en ny chans till att göra ett första intryck. Inchecknings appar ger dina gäster en positiv upplevelse från början.

2. Reducera papper

Inchecknings appar reducerar också behovet av papperslistor. Anta att ditt företag planerar 10 stora evenemang varje år. Då kan du föreställa dig hur mycket papper som krävs för att skriva ut namnen på alla gäster. En app sänker kostnaden för utskrifter till nästan noll. Slutligen undviker du att pappers gästlistor blir felplacerad.

3. Förändringar i sista minuten

Evenemangsappar för incheckning gör det också enkelt för oväntade gäster. När allt kommer omkring vill du inte hålla upp kön och registrera nya gäster i sista minuten. Fler avancerade appar ger också gäster möjlighet att begära ändringar för boende, maten och andra aktiviteter.

4. Ökad produktivitet

Evenemangsappar för incheckning ökar produktiviteten med 27% enligt en studie från Frost & Sullivan. De minskar också behovet av extra personal, vilket minskar din totala evenemangsbudget också.

5. Insikter om deltagare

Appar för incheckning ger dig också insikter om dina deltagare. När du väl vet vem som är registrerad för ditt evenemang, kan du använda den informationen för att marknadsföra framtida evenemang. Vissa evenemangsappar med bredare funktionalitet kan till och med ge dig en värdefull återkoppling om talaren, lokalen, kvaliteten på maten och andra aspekter av evenemanget.

Vad ska du leta efter i en evenemangsapp för incheckning

När du väljer en incheckningsapp är det viktigt att förstå om det kommer att erbjuda dina gäster en 5-stjärnigt upplevelse eller inte.

Fel biljettskanner kan göra incheckningen stressig och resultera i olyckliga gäster. Du vill inte att dina gäster ska missa början av ditt evenemang bara för att din biljettskanner inte fungerade.

Låt oss titta på några kvaliteter av en bra evenemangsappar för incheckning av gäster.

QR-koder

En bra incheckningsapp skannar QR-koden direkt från en Android- eller iOS-enhet och erbjuder anpassade QR-koder för incheckning.

Synkronisera

Din incheckningsapp ska erbjuda synkronisering i realtid av information så att dubbla inmatningsuppgifter sparas till ett minimum. Höghastighetsspårning hjälper också vid flera tillträdespunkter till evenemanget.

Flexibilitet

Kännetecknet för en bra app är mångsidighet och flexibilitet. Se om den kan skanna olika biljettyper, såsom giltigt pass för utomhusevenemang. Det ska också kunna behandla kreditkortsförsäljning för registrering under själva evenemangsdagen.

Kostnadseffektiv

Det borde vara självklart att appen måste vara prisvärd och lätt att använda. Du vill inte vara nedslagen med tekniska problem under dagen för själva evenemanget.

Frågor att ställa dig själv

Här är några allmänna frågor som du borde ställa dig själv när du bedömer lämpligheten för en given evenemangsapp för incheckning:

• Hur många biljetter kan den skanna per sekund?
• Hur mycket kostar den?
• Behöver det någon extra utrustning?
• Vad är din backup plan om WiFi är nere?
• Hur bra synkroniserar den data?
• Kommer den med programvara för att förhindra biljett duplicering?
• Hur många typer av biljetter kan den skanna?
• Kan du skapa egna QR-koder?

Vilken evenemangsapp för incheckning ska du välja?

Million-dollar frågan är vilken evenemangsapp för incheckning du ska välja. Det finns många utmärkta alternativ som garanterar en snabb registreringsprocess. Låt oss ta en snabb titt på de fem bästa på marknaden idag.

1. Cvent OnArrival

OnArrival by Cvent lovar att eliminera stress med smidiga incheckningar. Appen tillåter arrangörerna att synkronisera gästdata via Cvent Event Management plattform.

Den har också ett läge med självbetjäning som gör att deltagare kan registrera, betala, checka in och skapa egna märken. Appen kräver en Bluetooth-anslutning för att fungera och använder skannbara streckkoder. Det är enkelt att konfigurera och ansluta telefonen till en iPad och en kompatibel skrivare.

2. Billetto

Billetto (det är vi!) Erbjuder en annan enkel och gratis incheckningsapp för Android och iOS. Evenemangsarrangörer kan göra sina mobiltelefoner och tabletter till bärbara biljettskannrar i ett ögonblick.

Det kompletterar Billettos biljettsida som gör det möjligt för arrangörer att skapa en evenemangssida för att sälja biljetter. Biljetterna skickas sedan till deltagarna. Det är upp till dem att antingen skriva ut eller visa dem vid ingången på sina telefoner.

3. ScanAttendee by Eventdex

ScanAttendee är en mobil evenemangsapp. Den har ett robust på-sidan och online-registreringsgränssnitt, hämtning av appar, evenemangsappar, deltagande incheckning och B2B matchmaking-lösning.

Appen tillåter även arrangörerna att skriva ut märken och lägga till nya deltagares namn på gästlistan på ett problemfritt sätt.

4. Boomset

Den här incheckningsappen erbjuder många funktioner som realtidsrapportering, nätverk, ledning och smidiga incheckningar. Boomsets avancerade funktioner gör det möjligt för gästerna att registrera sig och ändå ändra sitt evenemangschema.

Det är en bra programvara för gratis incheckningar som också hjälper arrangörer att lägga till fler namn på listan på några sekunder. Den mest anmärkningsvärda funktionen är selfie-läget. Gäster kan ta en selfie när de checkar in och skriva ut den direkt på sina märken.

5. Social Tables

Social Tables har en gratis spårare för evenemangsdeltagare som används av Dow Jones, Forbes och Blizzard Entertainment när de är värd för stora evenemang. Det är en molnbaserad app med enkel evenemangsregistrering.

Den kostnadsfria incheckningsappen hjälper team att samarbeta på en enda plattform var som helst. Det ger tillgång till information om deltagare och håller den säker i molnet.

Vilken är den rätta incheckningsappen för dig?

Incheckningsappar är den nya i evenemangshanterings branschen. Om du inte använder en, ligger du steget efter.

Det kommer snart en dag när frågan inte handlar om huruvida du använder en incheckningsapp eller ej. Det handlar om vilken app du använder och varför.

Låt oss veta vilken din favorit evenemangsapp för incheckning är i kommentarerna här nedan!