Guide till att vara värd för ett privat event (i 9 steg)

Du har lyckats planera ditt privata event, och nu har dagen äntligen kommit. Även om det utan tvekan kommer att bli en bra tid, finns det fortfarande många saker att tänka på som värd.

Läs vidare för att få reda på hur du…

• Ser till att platsen har bra åtkomst och skyltar
• Organiserar borden och sittplatserna
• Har bra stämning med musik och belysning
• Tillmötesgår alla talare eller underhållare
• Testar all teknisk utrustning
• Startar evenemanget på rätt sätt
• Skapar minnen och dela dem på nätet

När allt är sagt och gjort, har du skapat ett minnesvärt privat event för dina gäster.

1. Se till att det finns bra åtkomst till platsen

Eftersom du är värd för en privat evenemang finns det en chans att ditt utrymme blir mindre tillgängligt än andra i lokalen.

Därför är det en bra idé att kontrollera platsens åtkomst som första sak. Om någon av dina gäster har speciella behov, se till att de har åtkomst till ingången, toaletterna och själva utrymmet.

Även om det finns tillräcklig tillgång, är det inte alltid lätt att hitta sig fram i en ny byggnad. Hjälp dina gäster genom att placera ut några skyltar för att guida dem.

Här är områden som du kan placera skyltar som peka mot:

• Ingången
• Det huvudsakliga evenemangsrummet
• Nödutgångar
• Toaletter
• Garderober
• Platser att röka på

Du borde naturligtvis fråga lokalen för tillstånd att hänga upp några skyltar.

Tips: Här är lite inspiration för eventskyltar.

2. Ordna borden och sittplatserna

Du kan ha flera alternativ när det gäller bord och sittplatser på ditt privata event. Vissa event, som ett affärsmöte, kommer att kräva specifika bordslayouter och sittplatser.

Ha alltid eventformatet och komforten hos gästerna i åtanke när du ordnar borden och platserna. Vi kommer att gå igenom några överväganden här nedan.

Bordslayouten

Borden brukar komma i tre former: kvadratisk, rektangulär och rund. Den sista formen är det svåraste att arbeta med, men det ser bra ut.

Här är några av sätten du kan konfigurera bordslayouten:

• U-format arrangemang
• Seminarier arrangemang
• Teater arrangemang
• Cabaret arrangemang

Kontrollera alltid med lokalen om du kan möblera om borden för att passa ditt evenemangsformat.

Bordsdekorationer

Beroende på tillfälle för ditt privata event vill du kanske att borden ska dekoreras. Det kan vara överflödigt för ett företagsevenemang men viktigt för ett bröllop eller en födelsedag.

Den vanligaste typen av bordsdekorationer är blommor. Men även här finns det en rad olika alternativ. Fråga lokalen om de erbjuder cirkulära displayer eller långa och låga displayer.

Bordsplan

Bestäm i förväg om du vill ha en bordsplan eller inte. Det kan vara bra att ha en om det finns vissa personer du vill ska ansluta till varandra.

Bordsplaner kan vara ett bra sätt att introducera två affärsmän till varandra. Det kan också fungera för familjeåterförening… så länge du inte försöker tvinga medlemmar som inte gillar varandra att bli sams.

Sittplatser (och sittplatsdekorationer)

Varför matbordsstolar är så obekväma kommer för alltid att vara ett mysterium. Kanske har det något att göra med den unika visionen av designen av matbordsstolar.

Men det är värt att tänka på hur länge dina gäster kommer att spendera på sina platser. Om ditt event är långt, kan det vara värt att fråga lokalen om de har bekväma sittplatser tillgängliga.

3. Ha bra stämning med musik och belysning

Ljus och ljud kan ge mycket för atmosfären. Eftersom ditt event är privat, kommer du inte att störa resten av lokalen genom att ändra dem.

Frågan är huruvida platsen har faciliteter för att ändra dem eller ej. Fråga om de har dimbara ljus och ett sätt för dig att spela lite vacker bakgrundsmusik.

Tips: Spotify har några bra spellistor tillgängliga för alla tillfällen.

4. Tillmötesgå några underhållare eller talare

Om du har bokat några artister, talare eller musiker för ditt event, se till att de tas väl omhand .

Om de anländer tidigt, bjud dem på några förfriskningar. De kan också kräva ett separat utrymme att packa upp, klä, förbereda eller bara för att lämna sin utrustning.

5. Kontrollera all teknisk utrustning

Om ditt event innebär någon teknisk utrustning, se till att prova det innan gästerna anländer. Du vill inte att ett tal ska avbrytas av en mikrofon som inte fungerar.

Se till att du testar…

• Mikrofonen
• Ljudsystemet
• Projektor
• Spotlights
• IT-systemet

Tips: Det är också praktiskt att ha en säkerhetsplan för eventuella tekniska problem som kan uppstå.

6. Förbered välkomstdrinkar och smårätter

Gästerna är precis runt hörnet, men det finns ytterligare en sak du behöver förbereda innan de anländer. Se till att välkomstdrinkarna och smårätterna är klara och redo att tas ut.

Om du är värd för ett privat event för affärsmän kanske du också har några marknadsföringsmaterial att sätta upp. Se till att alla skyltar och banderoller från sponsorer är tydligt synliga.

7. Hälsar gästerna välkomna

De är här! Tiden är inne för vara den bästa värd eller värdinna världen någonsin har skådat. Det här är din tid att stråla.

Ditt första och främsta ansvar som en privat event värd är att se till att alla har det bra. Det innebär att introducera gäster till varandra och underlätta samtal.

När gästerna anländer är det också en bra tid för dig att köra igenom dagordningen för evenemanget. Även om det bara är en middagsfest, kan du förbereda gästerna på vad dem kan förvänta sig.

8. Ta bilder och uppmuntra delning

Bilder, annars hände det inte. Det är alltid en bra idé att ta bilder eller spela in videoklipp från ditt event. Om inget annat, så blir det ett bra minne om en bra tid.

För dig som evenemangs arrangör kan det tjäna ett sekundärt syfte. Det finns ingen bättre form av marknadsföring än bilder och videoklipp från ett lyckat evenemang.

Om evenemanget är formellt är det praktiskt att anställa en professionell fotograf för att göra jobbet för dig. På så sätt kan du fokusera på ditt jobb som värd, vilket ofta är mer än tillräckligt.

Slutligen bör du uppmuntra dina gäster att ta egna bilder och dela dem på sina sociala medier. På så sätt blir dina gäster dina bästa förespråkare.

9. Se till att alla kommer hem säkert

När festligheterna är sluta är det dags att säga adjö till alla. Se till att alla gästerna kommer hem säkert och hjälp dem att beställa en taxi om det behövs.

Kom ihåg att tacka alla för att dem har kommit, och var inte rädd för att fråga om lite feedback om hur du lyckades. Det kommer att vara ovärderligt för att organisera framtida privata evenemang.

Dagen är över!

Dina gäster bör lämna eventet väldigt nöjda… och du kommer förmodligen att känna dig väldigt utmattad.

Klappa dig själv på axeln för ett bra jobb. Nu är det bara ett steg kvar för dig att slutföra innan du kan koppla av.

Läs vidare för att ta reda på hur du följer upp efter ditt privata event.