Gör det bra under kvällen! 8 tips för att vara värd för ett musikevent

Det sägs att ”det kommer att bli bra under kvällen” är något som du säkert kommer att höra mycket när du är värd för ditt musikevent. Du måste tro på att allt kommer att lösa sig under kvällen. Att ta rätt organisatoriska steg kommer att hjälpa samt att ha en tydlig plan för dagen är viktigt.

Nu har du lyckats planera och marknadsföra ditt musikevent. Det finns tid att titta på den faktiska processen under själva dagen.

Även om det är omöjligt att simulera exakt vad som kommer att hända under dagen finns det planer och händelser som du kan införa. Vi utforskar dessa i våra tips för att vara värd för ett musikevent.

1. Sätt upp utrymmet

Det utrymme du har tilldelats för evenemanget är din domän. Detta inkluderar scenen och området för åskådare. Oavsett om du använder en källare på en pub eller lokal med tusen sittplatser så fundera på hur det behöver sättas upp (och vilket arbete kommer att vara involverat).

Scenen

Utrymmet inkluderar också scenutrustning. Om teknisk personal på en plats har ett visst sätt att göra saker, kan detta tas ur dina händer. Om inte, så kommer det att vara upp till dig och din personal att fixa scenen och göra den redo för artisterna.

Tips! För överväganden av scenuppsättning från ett publikperspektiv, kolla in det här när du sätter upp din eventscen.

Belysning

Om du behöver skaffa din egen belysning, tänk på om du ska göra en DIY-installation eller hyra ett visst belysningsföretag.

Ljud

Ställ in det på ett sätt som räknar med hur spelningen kommer att låta. Detta är förmodligen det viktigaste. Det finns en anledning till att vi testar ljudet på förhand: det är det perfekta sättet att se till att allt körs (och låter) som det ska.

Tips: För att vara säker på att du har testat ljudet på din plats effektivt, kolla in den här fullständiga guiden om testljud.

Sittplatser och visningsområden

Du borde ha tränat rejält dagen före konsert oavsett om du kommer att ha sittande eller stående åskådare. Detta kommer sannolikt att beslutas av lokalen. Konserten kommer också att spela en roll. En metal-spelning kommer förmodligen inte vara lika populär om det finns sittplatser. Metal-fans brukar tycka om en ”pit”.

Om du har bokat en orkester ensemble kan dina gäster förvänta sig sittplatser.

På dagen ska du se till att visningsområdet är klart i god tid före eventuella gäster anländer. Kontrollera att försiktighetsåtgärder som stängsel har införts.

Om du har tur kommer den tekniska personalen på platsen att ansvara för att förbereda visningsområdet. Detta kommer att innebära en mindre sak att oroa sig för.

2. Många händer gör ljus(ish) arbete

Gå inte ensam. Även om du är värd för ett event i liten skala, bör du ta med dig människor för att hjälpa dig. Vänner kommer sannolikt att vara glada att komma med. Varna dem om det blir något fel, då kan de behöver hjälpa till.

På samma sätt, se till att evenemanget är korrekt bemannat, inklusive:

• En ljudingenjör för blandmusiken
• Teknisk personal för transport och montering av utrustning
• Säkerhetspersonal
• Biljettpersonal

Kolla vad platsen tillhandahåller och vilka av dessa jobb som är ditt ansvar. Att ha brist på kroppar leder ofta till stress och fel. Även läkare gör fler misstag när de är stressade. Lämna det inte till chansen.

3. Ha en springlista och detaljerade tidpunkter

Personliga färdigheter är viktiga om du organiserar en event. Musikevent innebär att hantera kreativa människor. Det finns många kopplingar mellan kreativitet och oreda, så du kanske måste vara ”mamma” åt människor lite och hålla tiden för dem.

Lämna ledig tid

Av denna anledning, lämna en tidsbuffert för allting. Anländ tidigt och be utförare att göra detsamma. Få ditt ljud att checkat och försök att ligga steget före. Alla har sitt eget sätt att göra saker, men ljudkontroller bör ske några timmar innan showen börjar. Även om du förväntar dig att showen börjar kl.17:30, be bandet att vara där klockan 17:00.

Det är också viktigt att kontrollera tidsbegränsningar med lokalen. Vilken tid kan du börja? Hur lång tid måste evenemanget svara slut? Upprätta dessa i förväg.

4. Ta en verktygslåda och ett krispaket

Att behöva gå och få tag på något med kort varsel kan vara ett stort besvär under dagen för ett evenemang. Ta en verktygslåda (bokstavligen ta verktyg om du behöver använda dem för att reparera någonting). Fyll det med saker du kan behöva i en kris.

Vad ska finnas i paketet?

Saker som ska ingå i ett krispaket inkluderar silvertejp, laddare, pengar, sax, anteckningsblock, ett första hjälpen kit och mycket mer.

Specifika musikartiklar för att ta i en krisutrustning inkluderar:

• Reservsträngar för alla instrument
• Reservkablar inklusive XLR-kablar och 1/4 tums jackkablar
• En stämmare
• Öronproppar för att skydda hörseln om förändringar måste göras nära en högtalare
• Trumpinnar
• Reservbatterier för övervakningssystem, stämmare och annan utrustning som behöver dem
• Förlängningssladd om du behöver extra strömuttag
• Elektrisk tejp
• Ett multifunktionsverktyg eller en schweizisk armékniv
• Reservförändring och kontanter
• Markörer, pennor och papper
• Handdukar eller pappershanddukar

Det finns scenarier där alla dessa artiklar kan komma till nytta vid ditt musikevent. Du kan få plats med allt i en låda. Även om det finns saker du kan skaffa med kort varsel, anta att du inte har tid att gå och göra inköp.

Tips: Du kan hitta en lista med objekt som du kan behöva i den här listan med allmänt glömda eventplanerings detaljer.

Springare

Om du har glömt att ta med någonting, så är det vårt tips att ta med hjälpmedel kan vara väldigt användbart. Även en assistent utan musikalisk expertis kan springa ut och köpa saxar om du behöver dem.

Tips: Den här guiden täcker stort sett allt du behöver på scenen och hjälper dig att bestämma vad som behöver ingå i ditt krispaket.

5. Tänk på vad andra behöver

När du värd för ett musikevent måste du vara…nå, en värd!

Det betyder att människor kommer att vända sig till dig när de behöver något. Det betyder inte att du kommer att behöva ta hand om dem som barn, men att tillhandahålla saker som alla behöver är avgörande.

Till exempel, se till att det finns gott om vatten backstage samt snacks, extra laddare, reservkontakter, te- och kaffefaciliteter och saker att göra när det är lugnare. WiFi för bandet kommer också att hjälpa dem att bli underhållna.

Riders

Många människor låta artister ha krav. Det här detaljerade sakerna de vill ha eller förvänta sig att ha i sina omklädningsrum.

För stora band och artister kan det väl vara så att en rider är inbyggd i kontraktet som de skriver på för uppträdandet. Det finns gott om berömda berättelser om band som har ett skratt och skämt med sina krav. (Kolla in några exempel på riders från riktiga turnéer.)

Detta kan vara dyrt. Det finns en chans att den utövande försöker prova sin lycka och be om en back med hantverksöl eller en flaska dyr whisky. Men en rider ser till att alla kostbehov är uppfyllda. Det är också lämpligt att ha en teknisk rider. Detta hjälper den tekniska personalen att vara på samma sida vad gäller artistens behov.

Tips: För mer information om riders och hur du är smart med dem för dina artister, kolla in den här guiden.

6. Förvänta dig det oväntade

Det kanske inte låter som mycket av ett ”tips” men det här är viktigt. Chanserna att allt går precis som planerat är små, men det är okej om du redan har tänkt på allt.

Bli inte allt för fäst vid en idé om hur händelsen behöver gå. Motgångar är nästan oundvikliga. Till exempel…

Dem som inte dyker upp

Band eller artister kanske inte dyker upp. Vissa musiker har rykte om sig att vara opålitliga. I en show med några band är det inte så stor sak. Om du förlorar någon med kort varsel, se om du kan få en soloartist med sen varsel eller erbjuda andra band längre uppträdanden.

Oenigheter och konflikter

Ego-attacker, meningsskiljaktigheter och personlighetskonflikter. Många kreativa människor är ganska outtalade och till och med upproriska. Färdigheter vad gäller människor är ett måste.

Utrustningsproblem

Utrustningen kan gå fel under själva eventet. Utan förberedelse kan du bli kvar med en trasig mikrofon vilket i sin tur kan leda till en katastrof. Ha reservdelar av vital utrustning (se #4), och diskutera tanken att dela ut redskap om något går fel.

Sjukdom

Du kan inte utesluta sjukdom eller skada. Ett förstahjälpen kit kan behövas om ditt band gillar att få igång publiken.

Långa köer

Om säkerheten är långsam och du hamnar med en stor kö, se om du kan skicka ut ett supportband för att roa dem under tiden.

Dåligt väder

Om vädret är dåligt, var redo att torka golv så mycket som möjligt och ha rätt säkerhetsskyltar för att försäkra dig om att du inte är ansvarig om det händer en olycka.

Tips: Här är en utmärkt genomgång av saker som kan gå fel och hur man hanterar dem.

7. Håll kommunikationen enkel

Kommunikationen borde vara tydlig i eventets planeringsstadium, men saker kan snabbt glida ur händerna den dag då alla springer runt. Välj ett gruppkommunikationsverktyg. Detta kommer att se till att du inte behöver vidarebefordra meddelanden till flera personer.

Gruppchattar

WhatsApp är ett bra verktyg för detta. Team och anställda blir mer produktiva med en gruppchatt. WhatsApp är en plattform som kan användas på vilken smartphone som helst. Den låter dig också veta om andra redan har sett meddelandena.

Bombardera inte folk med för mycket info i en gruppchatt. Använd det mer för väsentliga saker. Ändringar i tiderna och om något behöver springas och köpas, viktig information om hälsa och säkerhet, och tekniska detaljer. Dessa bör sändas till alla, så ingen missar.

En-till-en

Som arrangör måste du också göra mycket av en-till-en kommunikation. Detta inkluderar att låta band veta om de behöver vara klara vid en viss tid eller be en tekniker att kontrollera en felaktig utrustning. Håll denna typ av kommunikation utanför gruppchattar.

8. Var flexibel, var lugn

Vi vet. Lättare sagt än gjort. Det kan vara svårt att vara lugn och eventplanering är ett mycket svårt jobb om du inte är det.

Viktiga färdigheter för att hantera detta är kreativ problemlösning. Flexibilitet kan vara en svår färdighet att lära sig, speciellt om du är ett kontrollfreak.

Men kom ihåg: Flexibilitet betyder inte att du inte har en plan. Det betyder att vara beredd på förändring.

Tips: För tips om hantering av stress, läs igenom dessa mycket användbara tips för att hålla sig lugn under ett event.

Fånga dagen

Utan att försöka låta som en motivationstalare är det viktigt att börja dagen med känslan över att du har kontroll.

Om saker stör dig i förväg, gör allt du kan för att fixa dem.

På det sättet, när den stora dagen kommer, vet du att du kan gå ut och göra det till en stor framgång!