Hur man planerar ett musikevent: 5 steg till en lyckad spelning

Musikevent är några av de mest spännande event att vara en del av. Det är lätt att anta att allt är ”rock and roll” och händer naturligt, men att veta hur man planerar ett musikevent är nyckeln. Mycket organisation och planering är faktiskt vad som driver kreativiteten och de roliga.

Vi har sammanställt några viktiga steg för att hjälpa dig att planera ett musikevent. Vi har också inkluderat specifika tips och resurser du kan använda.

Dessa steg är inte särskilt glamorösa. Men fråga någon musik förespråkare: De kommer att berätta allt som sparar tid och påskyndar processen.

1. Ange din budget

Det finns anledning till att budgetering är det första tipset på den här listan. De pengar du måste spendera kommer att diktera de flesta av de besluten du fattar. Om du inte anger en budget, kommer du nästan garanterat att överskrida den.

Du behöver inte spendera en förmögenhet. Massor av legendariska spelningar har satts upp i pubar med band som de flesta i publiken inte hört talas om.

Det viktiga är att utreda hur mycket pengar du har råd att spendera. På det här sättet kommer du inte att vara utan tillgångar. Ett lyckat event kommer till och med att sluta med vinst (eller åtminstone bryta jämnt).

 

Budgeten för varje spelning varierar något. Tänk på hur många personer du hoppas kunna komma till evenemanget. Vad är ett realistiskt pris för biljetter? Din budget bör aldrig överstiga vad du planerar att sälja. Annars kommer det att sluta med att du förlorar pengar.

2. Hitta rätt ställe

Mötet är en stor del av konserten. Det ger atmosfär. Vissa människor besöker religiöst samma evenemangsplatser och är fans av rymden lika mycket som bandet.

Google är definitivt användbart för att hitta arenor, men det finns andra metoder.

Hemsidor som Venuefinder är användbara: De har redan samlat viktiga detaljer som tillgängligheten för funktionshindrade och kontaktuppgifter. Det finns också många icke-musikställen där. Se till att platsen är lämplig för konserter, annars kommer du att slösa tid på att komma i kontakt.

En annan bra metod är ”omvända tekniska” spelningar. Titta på liknande spelningar i området. Kontrollera platsen som anges. Härifrån kan du hitta relevanta kontakter på platsen. Bands in Town är en webbplats där tusentals evenemang kan sökas och utforskas efter valt område.

Visst måste en plats ha alla nödvändiga faciliteter. Men det måste också ha den lilla atmosfären du kanske inte behöver för — säg — en konferens. Tänk inte bara på platsens kapacitet, faciliteter och plats, utan det rykte de har för musiken.

3. Registrera banden och artisterna

Detta steg är utbytbart med att hitta en plats. Du planerar förmodligen ett musikevent eftersom du redan har band och artister i åtanke. Om inte, var beredd på den svåra (men givande) uppgiften att hitta och boka dina musiker.

Omfattningen av ditt musikevent är ett stort övervägande här. Band som precis har börjat kommer säkert att vara glada att spela på pubar och klubbar. De små spelningarna i början av en karriär är den rätta vägen för musiker.

Spendera inte en förmögenhet när du bokar artister som är dyra om du börjar i en liten skala.

Å andra sidan, tänk på bandet eller band som medför fans. Minst ett av banden på din lista borde få med sig många egna fans. Att hyra tre okända band för en lokal med en kapacitet på 1000 personer är ett recept på katastrof.

Att hitta band kräver lite arbete. Detta är särskilt sant om du inte har något i åtanke.

En sökning på Google ger resultat som funktion och bröllopsband. Dessa är kostsamma och kommer att spela cover versioner av låtar. Det är nog inte vad du tänker på för ditt musikevent.

Den bästa metoden är att gå dit musiker hänger, både online och offline.

Offline

Kontrollera gig-annonser för vilka band som spelar lokalt. Lokala träningsrum och arenor är ett bra ställe att hitta namn och genrer av vissa band. Fråga runt bland dina vänner, särskilt de som anser sig vara entusiaster.

Online

Twitter, Soundcloud och Facebook är alla användbara platser att söka. Reverb Nation har en funktion som låter dig söka efter plats. Det här är en livräddare om du letar efter lokala band. Fråga artisterna om hur man bokar dem och kontrollera tillgängligheten.

Bands in Town är bra för att hitta arenor, men det har också massor av spelningar. Detta kan ge dig en lista med band att utforska för ditt eget event.

The unsigned guide är en musikkatalog som är en mycket detaljerad och har användbara resurser för alla som arbetar inom musikbranschen. De har en lista med över 70 bokningsagenter och kontaktuppgifter för dem alla. Det är inte gratis att få tillgång till, men om du är seriös med att hitta nya talanger är det värt £4,99 i månadsavgift.

Var noga med att boka band som är i liknande genrer för att inte göra dina kunder missnöjda. Det är tidskrävande, men att hitta artister är roligt också.

4. Planera utrustning och teknik

Det finns all chans att du inte behöver hantera utrustning och ljudingenjörer när du bokar en konsert, men det är bäst att kolla.

Medan många arenor kommer att ha sitt eget PA-system och personal att köra den, se till att du frågar. Se om du behöver hyra eller köpa något mer.

Du bör alltid be de utövande för en lista över vilken särskild utrustning de behöver (som de inte planerar att ta med sig). Fastställ vem som installerar utrustningen och vem som kör blandningsdisken på natten. Kommunikation är nyckeln här.

Heat on the Street har skapat en checklista för event som hjälper dig att hålla reda på alla produktionskostnader och överväganden.

5. Överväg eventlogistik

Logistik är ett ganska brett ämne. Om du är den kreativa typen, kommer själva ordet förmodligen att vara riktigt störande.

Vissa saker måste alltid diskuteras och bli väl övervägt i god tid före spelningen. Följande lista visar några av de logistiska aspekterna du behöver tänka på för att se till att allt går smidigt. Se till att du:

• Bokar platsen på ett datum som passar alla parter, inklusive artister.
• Skapar marknadsföringskanaler som eventsidor, inbjudningar och affischer.
• Ange en tidslinje för dagen, inklusive när artisterna och personalen behöver anlända.
• Planera säkerhet och dörrpersonal för att hantera den dagliga biljettförsäljningen. (Fråga lokalen om du förväntas tillhandahålla personal.)
• Följ hälso- och säkerhetsprotokollet. Lokalen kommer att kunna hjälpa till med detta, men du bör varna artister, personal och deltagare. Denna artikel har några utmärkta tips om hälsa och säkerhet för event.
• Sortera dina priser och biljetter. Biljettförsäljningen görs mycket lättare med hjälp av en plattform som Billetto. Du kan skapa flera biljettkategorier och ställa in maximal kapacitet så att du inte behöver oroa dig för överförsäljning.
• Kontrollera om det är licenshänsyn eller några förbud. Ställ in en fast tid du måste slutföra. Skapa en löpande ordning. Utövare kan bli frestade att överskrida, varna dem så att detta inte är möjligt. Berätta för dem att PA-systemet kan avbrytas.

Få grunderna spikade

När du får erfarenhet av att planera ett musikevent kommer du inse att det finns mycket att tänka på. Ovanstående tips är bra utgångspunkter för att du ska ha grundläggande grunder.

När du närmar dig eventet måste du överväga allt från marknadsföring till deltagare. Håll dig uppdaterad för mer detaljerade inlägg om att marknadsföra och arrangera musikevent här i bloggen.