Billetto Blog

Go out more.

ideell organisation

by on Lämna ett svar

8 idéer för hur du följer upp ditt välgörenhetsinsamlings evenemang

Du har samlat in pengar för en välgörenhet och lyckats organisera ett riktigt bra event. Förhoppningsvis hade alla en bra tid och lämnade med mer medvetenhet för en bra sak.

Festligheterna må vara över, men ditt jobb är inte det.

Genom att följa upp efter ditt välgörenhetsevenemang går du huvudsakligen in i en bonusrunda med insamlingen. Det är dags att göra några av dina evenemangsdeltagare till givare.

Den här guiden kommer att gå igenom…

  • Dina resultat
  • Sammanfatta evenemangsbudgeten
  • Skapa innehåll från eventmaterialet
  • Tacka alla och dela dina resultat
  • Samla in feedback och diskutera med ditt team

I slutet kommer du att vara på en mycket bättre plats för att konvertera dina deltagare till givare.

1. Förbered dig på att följa upp

Uppföljningen efter evenemanget bör vara en del av din evenemangsplanering. Du kan utarbeta ett ”tack”- meddelande i förtid och bara fylla i det tomma efter eventet.

Tips: Använd en uppföljnings email för att hjälpa dig att se hur ditt ska se ut.

2. Titta på numren

Innan du skickar ut uppföljnings e-postmeddelanden, bör du titta på siffrorna. Uppnådde du de mål du ställde för evenemanget?

Oavsett om ditt mål var att samla in pengar eller sprida medvetenhet, borde du analysera den data du har samlat in.

Du kan mäta din framgång baserat på…

  • Hur många biljetter du sålde
  • Hur många personer som deltog (om det var ett gratis event)
  • Sociala medier och pressmeddelanden
  • Hur många givare du signade upp
  • Hur mycket pengar du samlade in totalt

Vad alla vill se är hur de bidrog till en bra sak. Förse dem med siffror och fakta så att de får en känsla för skillnaden de har gjort.

Det uppmuntrar dem till att stödja dig ytterligare.

Tips: Använd dessa framgångsrika resultat för att hjälpa dig att spåra din prestation.

3. Sammanfatta din budget

När festen är över är det dags att stänga böckerna. Välgörenhetsorganisationer är under intensiv granskning när det gäller budgetering eftersom pengarna ska stödja en bra sak.

Om du har lyckats hålla fast vid budgeten blir det dock en ganska enkel uppgift.

Några av de siffror du måste lägga till är…

  • Hur många biljetter du sålde
  • Alla mat och dryck du har sålt
  • Varor och försäljning
  • Företags sponsorskap
  • Donationer gjorda under dagen
Uppföljning efter välgörenhetsevenemanget: Titta på siffrorna och dela dina resultat.
Titta på siffrorna och dela dina resultat.

Och dra av kostnader som…

  • Platsuthyrning
  • Cateringkostnader
  • Talare- och underhållningsavgifter
  • Marknadsföringskostnader

Jämför de slutliga siffrorna för att hjälpa dig att avgöra huruvida du mötte den ursprungliga budgetplanen eller ej. Det kommer att vara användbart för budgeteringen för framtida välgörenhetsevenemang.

Dessutom är det också ett bra sätt att visa potentiella givare att du hanterar pengarna på ett ansvarsfullt sätt.

Tips: Använd den här guiden för att hjälpa dig att beräkna inkomsterna och utgifterna för ditt välgörenhetsevenemang.

4. Skapa innehåll från eventet

Du hade en fotograf som dokumenterade välgörenhetsevenemanget du just organiserade… eller hur? Nu borde du ha en massor av bilder och videoklipp på hårddisken.

Om du har live streamat eventet bör du redan ha videon på dina sociala medier. Men du kan fortfarande bli kreativ med den.

Ett av de bästa sätten att använda detta material är att skapa höjdpunkter som lyfter fram videon. Du kan kombinera klipp och stillbilder, samt fotografier relaterade till den välgörenhet du stöder.

Du bör också skicka stillbilder med talarnas citat från evenemanget på dina sociala medier. Det kommer att uppmuntra dem att dela det med sina anhängare, vilket innebär mer exponering för dig.

Visuellt innehåll är ett särskilt bra sätt att nå nya givare för ändamålet. Inte alla är fascinerade av fakta och siffror – vissa föredrar att se mer konkreta resultat.

Tips! Om du inte vet hur du redigerar videor kan du hitta en volontär videoredigerare online.

5. Tacka alla för deras bidrag

Du bör tacka alla för all hjälp med att göra evenemanget till en framgång. Det kommer att lägga till en personlig känsla och öka sannolikheten för att göra deltagarna till framtida givare.

Var noga med att skicka ett stort ”tack” till…

  • Evenemangsdeltagarna
  • Högtalare och underhållare
  • Platsen och försäljarna
  • Sponsorer och givare
  • Evenemangsteamet

Du behöver inte skicka ut hundratals handskrivna meddelanden. Men det är trevligt att tacka vissa nyckelpersoner, som dina stora givare, personligen.

Tips: Titta på de här ”insamlings” citaten för att hitta inspiration för ditt mail.

6. Dela dina resultat (och berätta en historia)

Alla kommer att vara intresserade av vad välgörenhetsevenemanget uppnådde. Ditt uppföljnings email ska innehålla så mycket relevant information som möjligt.

Bombardera inte människor med komplicerad statistik och siffror, utan ge dem en bred översikt över siffrorna. Visa dem hur stor skillnad deras stöd har gjort.

Här är några av resultaten du kan dela efter eventet:

  • Hur mycket pengar och medvetenhet du har samlat in
  • Press utklipp och media omnämnanden
  • Sociala medier engagemang och aktier

Den viktigaste delen är att du markerar vad alla dessa resultat betyder för orsaken. Vad kan de göra med alla extra medel och uppmärksamhet?

Berätta en historia om välgörenheten och hur stödet har hjälpt. Använd det för att visa vad ytterligare finansiering från givarna kan göra?

Tips: Läs om hur du kan mäta framgångsrika insatser och inkludera några ytterligare resultat.

7. Samla in feedback från alla

En av de viktigaste delarna av uppföljningen av eventet är att be om feedback. Alla involverade kommer att kunna ge dig värdefulla insikter som du kan använda för framtida evenemang.

Att be om feedback hjälper inte bara dig, utan det kommer också att göra att gäster och sponsorerna känner att de är en mer integrerad del av evenemanget.

Du kan skicka ett feedbackformulär och be deltagare att betygsätta ditt event på en skala från ett till fem. Men du bör också inkludera ett kommentarsfält där de kan ge dig mer detaljerad feedback.

Uppföljning efter välgörenhetsevenemanget: Samla in feedback och använd det för framtida event.
Samla in feedback och använd det för framtida event.

Om du vill att de är mer specifika, fråga dina deltagare…

  • Vad de älskade med evenemanget
  • Hur du kan förbättra nästa event
  • Om de skulle vara intresserade av liknande event
  • Om de skulle överväga att donera till välgörenheten

Tips: Använd en webbplats som SurveyMonkey för att skapa ditt eget anpassade feedbackformulär.

8. Debriefa ditt team

Den sista och avslutande delen av din uppföljning är att hålla ett debrief möte. Du borde redan ha en allmän uppfattning om vad som fungerade och vad som inte fungerade.

Om du inte gör det är det dags att fråga…

  • Uppnådde du ditt mål?
  • Vad gick rätt?
  • Vad gick fel?
  • Hur kan du förbättra det?

Nu är det dags att gå mer djupgående med ditt team och göra feedbacken till en god användning. Se om du kan öka de positiva och minska de negativa för ditt nästa evenemang.

Använd möjligheten att upprepa resultaten från eventet som just hände. Du borde få ditt evenemangsteam exalterat inför nästa välgörenhetsinsamling.

Tips: Läs den här guiden om hur du ska debriefa ditt evenemangsteam.

För att sammanfatta

Du har nu framgångsrikt följt upp efter ditt välgörenhetsevenemang. Förhoppningsvis har det resulterat i glada givare, sponsorer och evenemangsmedlemmar.

Viktigast av allt är att du förhoppningsvis har gjort ett viktigt bidrag till en bra sak. Och den feedback du har fått bör ge dig en idé för nästa event.

På tal om nästa event, försök att slå till medan järnet är varmt. Du har hjälpt evenemangsmedlemmarna att ta det första steget mot att bli givare.

Nästa steg är upp till dig!

by on Lämna ett svar

Hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang (i 9 steg)

Dagen för ditt välgörenhetsevenemang är äntligen här. Men vet du ens hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang?

Om inte, så kommer den här guiden att förklara hur man ska…

  • Uppdatera sitt team
  • Förbereda platsen
  • Fixa logistiken
  • Förbereda scenen och utrustningen
  • Hälsa gästerna välkomna
  • Bevaka eventet
  • Städa upp och uppdatera

Tiden är inne för att få in lite donationer, så låt oss börja.

1. Uppdatera ditt team

Ditt volontärteam är ryggraden i ditt välgörenhetsevenemang. Det är viktigt att du spenderar lite tid på att fokusera på dina gemensamma mål för att skapa laganda.

Det är viktigt att alla är på samma sida innan allt börjar. Se till att du har ett lagmöte och går igenom vad varje medlem gör.

Här är några ämnen att diskutera under mötet:

  • Hur man hälsar och registrerar gästerna
  • Sociala media aktiviteter (som live streaming)
  • Schemat för dagen
  • Vad man ska göra vid en nödsituation

Du bör skriva ut ett evenemangsprogram för dig själv och ditt team. På så sätt vet alla när dörrarna är öppna, talarna pratar och middagen serveras.

Tips: Du kan enkelt göra ett program med en av dessa gratis mallar.

2. Förbered platsen

Det är en bra idé att förbereda platsen före evenemangets dag. Det kan dock finnas omständigheter där det inte är möjligt, till exempel om platsen används för en annan funktion.

Du bör själv ta hand om att dekorera platsen, så att det är i linje med temat. Se till att det inte finns något sätt att undgå den välgörenhet du samlar in pengar till.

Om du har några marknadsföringsmaterial tillgängligt, använd dem så mycket som möjligt. Om du har fått extra material från sponsorer och givare, se till att du lägger upp dem också.

Hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang: Gör några sista minuten dekorationer och sittplatser.
Gör några sista minuten arrangemang vad gäller dekorationer och sittplatser.

Du kan också behöva arrangera sittplatser så att det passar formatet för ditt event. Om du gör presentationer eller är värd för ett liveband måste du organisera platserna i enlighet med detta.

Om din budget tillåter det, planera för en evenemangsarkitekt att göra jobbet på morgonen av ditt event. Försök hitta en dekoratör som specialiserar sig på att hjälpa välgörenhetsorganisationer – de ger dig en bättre deal.

Tips: Använd den här katalogen av evenemangsarrangörer och funktionsplanerare för att hjälpa dig att hitta en dekoratör.

3. Förbered logistik och kontrollera med leverantörer

Checka in med någon tredje part för ditt event på dagen. Se till att alla talare, underhållare, cateringfirman och dekoratören är i tid.

Det är också klokt att kolla väderprognosen om ditt event är utomhus. Det kan ändras på direkten, så se till att du och leverantörerna kan förbereda i enlighet därmed.

Du kan också ta hänsyn till förseningar i transport genom att kolla Google Traffic. På så sätt kan du organisera för att alla ska gå tidigare, så att de med säkert kommer i tid.

Du måste också bekräfta parkering och tillgång till platsen. Se till att du tilldelar vissa lagmedlemmar att träffa evenemangsleverantörerna när de anländer.

4. Förbered scenen och teknisk utrustning

Om ditt event innehåller talare eller live underhållning, bör du förbereda scenen. Se till att den är upphöjd, synlig och har all rekvisita för eventet.

Du bör också testa den tekniska utrustningen för att undvika problem under evenemanget. Se om du kan göra en fullständig teknisk repetition innan gästerna anländer.

Här är en del av utrustningen som du bör se till att testa:

  • Mikrofoner
  • Ljudsystemet
  • Scenbelysning
  • Projektorer
  • Datorer

Det är också en bra idé att ha lediga kablar till allt om några slutar fungera.

Tips: Läs om hur man kontrollerar ljudet och förbereder scenbelysningen för event.

5. Hälsa gästerna välkomna

Alla dina gäster kommer inte komma fram under samma tidpunkt. Därför är det smart att öppna dörrarna 30-60 minuter innan allt startar, så att dem som är lite försenade har en liten buffert.

Det kommer att vara gäster som kommer på pricken. Du bör se till att det finns saker för dem att göra medan de väntar på att eventet ska börja.

Du kan ge dem välkomstdrycker och förbereda ett kort välkomsttal. Du kan spendera tiden med tacka alla för dem har kommit och du kan prata om den välgörenhet du stöder.

Hur man är värd för ett välgörenhetsinsamlings evenemang: Ha några välkomstdrinkar redo för tidiga ankomster.
Ha några välkomstdrinkar redo för tidiga ankomster.

Om ditt välgörenhetsevent är mer formell, kan du be gästerna att registrera sig. Det är också ett bra sätt att samla kontaktuppgifter så att du kan marknadsföra framtida event.

Tips: Här är en lista över välkomstdrinkar som du kan servera när du hälsar gästerna välkomna.

6. Ta bilder och videor

Bilder och videoklipp från dagen kommer att vara guld värt när det gäller att säkra flera givare för ändamålet efter eventet.

Gör ditt bästa för att arrangera en fotograf eller videograf att vara på plats. På samma sätt som vid evenemangsdekorationen kan det vara smart att hitta en fotograf som redan är van med välgörenhetsevent.

Om det inte går att rekrytera en professionell fotograf, fråga någon från ditt team. Amatörfilmer är bättre än inga videor alls.

Om du är på sociala medier (varför skulle du inte vara?) Kan du också live streama eventet. Var bara medveten om att vissa plattformar kommer att ha en tidsgräns på 1-4 timmars streaming.

Tips: Du kan läsa dessa tips till en lyckad eventvideo för att få ut det mesta av din bevakning.

7. Uppmuntra delning på sociala medier

Sociala media borde vara en integrerad del av ditt varumärkesarbete. Inkludera länkar till relevanta sociala media konton varhelst välgörenhet eller event nämns.

Det behöver inte vara dina personliga konton. Om du vill fokusera på den välgörenhet du samlar in för, få deras tillåtelse att marknadsföra sina profiler.

Det kommer att hjälpa dem att öka medvetenheten, vilket innebär att fler människor kommer att registrera sig för att stödja dem.

Skapa en selfie-zon där gästerna kan ta bilder på sig själva. Du bör också uppmuntra dem till att använda din evenemangs hashtag när de lägger upp dem online.

Det är oerhört kraftfullt om du kan få deltagare att hjälpa dig att marknadsföra evenemanget på sociala medier. Det är som att ha ett extra digitalt street team.

8. Städning

När eventet är slut är det dags att städa upp. En del av dina förberedelser för evenemanget bör innehålla en plan för rengöring så att alla kan komma hem i god tid.

Identifiera närliggande avfallsbehållare och platser där du kan återvinna papper, plast och glas. Ta reda på om det finns några bra sätt att ta hand om återstående mat.

Tips: Använd denna checklista för att städa upp efter stora event.

9. Be om feedback under dagen

Tacka dina gäster för de har kommit, dina sponsorer och givare för att de har supportat, samt ditt team för deras ansträngningar. Ditt team kommer särskilt att uppskatta lite igenkännande för sitt hårda arbete.

Men varför inte slå två flugor i en smäll?

Använd möjligheten att fråga alla vad de tyckte om evenemanget. Det behöver inte vara formell eller detaljerad feedback, bara några tips.

Det kommer att göra två saker. Först kommer det att ge dig en allmän uppfattning om hur det gick. Sen kommer det mentalt att förbereda alla för att ge mer detaljerad feedback när du mailar dem efter eventet.

Tips: Använd den här listan med frågor för att få en uppfattning om vad du ska fråga människor under själva dagen.

Du gjorde det!

Gratulera dig själv för att du har lyckats organisera ett välgörenhetsevenemang. Förhoppningsvis har du samlat in mycket pengar och spridit lite medvetenhet om en bra sak.

Om du har följt den här guiden vet du redan vad du ska göra härnäst. Du får mycket visuellt innehåll från ditt evenemang som du kan använda för att sprida ytterligare medvetenhet online.

Klappa dig själv på axeln… och gör dig redo att följa upp med alla som deltog i ditt event.

by on Lämna ett svar

20 sätt att marknadsföra ett välgörenhetsevent

Vill du veta hur man marknadsför ett välgörenhetsevent när din budget är begränsad? Då har du kommit till rätt ställe.

Vi kommer att gå igenom…

  • Hur du koncentrerar dina ansträngningar och utgifter på rätt ställe
  • De många olika sätten du kan marknadsföra ditt evenemang gratis online
  • Några av sätten du kan få människor att stödja dig

Redo att samla ihop stöd för ditt evenemang? Låt oss hitta det.

Övergripande marknadsföringsstrategier för välgörenhetsevent

Din övergripande marknadsföringsstrategi borde ha ett välgörande ändamål i centrum. Ett bra ändamål är ett utmärkt tillfälle att få lokalsamhället tillsammans. Använd den vinkeln när du marknadsför ditt evenemang.

1. Ha ditt mål i åtanke

Glöm inte vad det är du försöker uppnå med ditt välgörenhetsevent. Är det att samla in pengar, sprida medvetenhet eller något annat? Att hålla ditt mål i fokus hjälper dig att rikta dina utgifter. Om du har planerat ditt välgörenhetsevenemang väl borde du redan ha en klar uppfattning om ditt huvudmål.

2. Hitta din publik

Din målgrupp kommer att bero på välgörenheten eller ändamålet. Vissa människor är mer benägna att stödja ditt ändamål än andra. Om ditt ändamål är att stödja cancerforskning, kan din publik vara familjer och vänner för cancerpatienter.

3. Tänk på din budget

Budgetar är alltid snäva när det gäller eventplanering. Det kanske är särskilt viktigt att du inte slösar bort ett öre när det går till en bra orsak. Var realistisk med din marknadsbudget och gör en nödfond.

4. Var selektiv om var du annonserar

Du bör ta reda på var du kan nå din publik och koncentrera dig på dessa kanaler. Använder de främst Facebook? Läser de ett visst nyhetsbrev? Det är bättre att fokusera än att sprida ut sig för tunt.

5. Skapa ett marknadsföringsschema

Du bör börja marknadsföra ditt evenemang så långt i förväg som möjligt. Använd en planeringsmall för att skapa ett program för din marknadsföring.

6. Annonsera syftet med evenemanget

Människor är angelägna om att veta var pengarna går, så förklara skillnaden de kan göra genom att delta i ditt event. Ge några konkreta exempel när du marknadsför eventet. En grön orsak kan till exempel vara att plantera ett träd för varje person som deltar i evenemanget.

7. Övervaka och anpassa

Marknadsföring kan snabbt bli dyrt, så håll ett öga på dina utgifter. Ser du resultaten du vill ha, eller behöver du ändra ditt tillvägagångssätt?

Hur man marknadsför ett välgörenhetsevent online

Online marknadsföring är det bästa sedan skivat bröd till välgörenhetsorganisationer. Om ditt mål är att sträcka ut din budget och donera så mycket som möjligt, så kommer du att älska priset på onlinemarknadsföring: Gratis.

1. Facebook

Facebook är ett bra ställe att börja på eftersom de flesta är medlemmar där. Dessutom har de förmodligen gillat en välgörenhetssida eller två.

Det gör det mycket enkelt för dig att hitta och nå rätt publik. Det finns förmodligen också några Facebook-grupper som redan är dedikerade till din orsak.

Delta i konversationerna och se om du kan hitta personer som är intresserade av ditt evenemang. Vissa kan till och med sponsra det (mer om det senare).

Olika sätt att marknadsföra ett välgörenhetsevent: Använd sociala medier som gratis marknadsföring.
Använd sociala medier som gratis marknadsföring.

Om du har budget att spendera på Facebook-annonser, så är det lätt att rikta in sig på folk efter deras intresse.

Tips: Kolla in vår guide om att använda Facebook-annonser för att marknadsföra ett event.

2. Twitter

Twitter är också ett bra ställe att delta i konversationer kring goda orsaker. Många ideella hashtags handlar om insamlingar och välgörenhet.

Som med Facebook borde du gå med i de samtal som är relevanta för ditt ändamål. Du kan också investera i Twitter annonser för att se till att din profil också marknadsförs.

Tips: Ta en titt på vår guide angående Twitter-annonser för evenemangsbevakning.

3. Instagram

Instagram är där du kan bli riktigt visuell med din marknadsföring. Om du kan hitta några bra bilder relaterade till din sak, skicka dem på Instagram.

De välgörenhetsorganisationer som har lyckats på Instagram har alla varit inspirerande, humoristiska eller emotionellt övertygande. Varför inte låna några av dessa idéer för ditt välgörenhetsevent?

4. Pinterest

Pinterest är en annan social media-plattform som koncentrerar sig på bilderna. Även om Instagram tillåter dig att dela inlägg, uppmuntrar Pinterest aktivt det.

En direkt annonsering är dock avskräckande, och det finns inte hashtags att använda. Det är bättre lämpat för att skapa en visuell historia kring din orsak och event.

5. YouTube

YouTube är ett utmärkt ställe att marknadsföra ditt välgörenhetsevent med videoinnehåll. Du kan skapa en trailer, en ihopklippt video från tidigare event eller fokusera på själva orsaken.

Den viktiga delen är att du går med i YouTubes ideella program. På så sätt får du speciella förmåner som donationskort på dina videoklipp så att människor kan donera direkt.

6. Google AdWords

AdWords kan få ditt evenemang upptäckt av personer som söker på orsaken du stöder. Google erbjuder också ett AdWords-bidrag till välgörenhetsorganisationer som vill använda det.

7. Hashtags

Hashtags är en viktig del av Twitter och Instagram-kampanjen. De spelar också en liten roll på YouTube och Facebook.

Ditt välgörenhetsevent ska ha sin egen hashtag. Men du borde också undersöka de mest populära hashtags för ändamålet du samlar in pengar för.

8. E-postkampanjer

Du bör också bygga en adresslista för ditt välgörenhetsevent. E-postmeddelanden har fördelen av att inte gå vilse i den oupphörliga strömmen av ett socialt media-flöde.

Se om du kan rida på axlarna på andra e-postlistor också. Om du är värd för ett event för en viss välgörenhet, är det meningsfullt att marknadsföra det till sina anhängare.

9. Sociala medier påverkar

Sociala medier påverkar marknadsföringens framkant. Och många av dem stöder välgörande orsaker. Se om du kan få hjälp till att marknadsföra ditt välgörenhetsevent.

10. Biljettleverantör

Du bör lista ditt välgörenhetsevent på annonsplatser för evenemang. Billetto erbjuder rabatter för välgörenhetsevent och låter dig samla in donationer. Du kan också vara anordna gratis events utan att behöva betala några avgifter.

Offline marknadsföring

Fysiskt är sällan gratis, vilket gör det lite svårare om din budget är utsträckt. Det finns sätt du kan marknadsföra ditt välgörenhetsevent gratis i den verkliga världen.

1. Volontär street team

Du kan rekrytera människor från lokalsamhället för att fungera som ett volontär street team. De kan hjälpa dig att distribuera flygblad och vara förespråkare för orsaken.

Olika sätt att marknadsföra ett välgörenhetsevent: Rekrytera ett volontär street team.
Rekrytera ett volontär street team.

2. Radio marknadsföring

Lokala radiostationer kan vara benägna att donera lite tid för att marknadsföra din sak. Nå ut till några radiostationschefer och se om du kan få en plats.

3. Lokala tidningar

Du bör också försöka kontakta lokala tidningar. De kan vara intresserade av att täcka ett välgörenhetsevent. Det är ännu bättre om du förbereder ett officiellt pressmeddelande.

Kör hårt med marknadsföringen

Det finns för-och nackdelar med att marknadsföra ett välgörenhetsevent. Pengar är ofta ett problem eftersom så mycket som möjligt borde gå till den faktiska orsaken.

Lyckligtvis finns det organisationer som mer än gärna vill hjälpa dig. Tillbringa lite tid på att undersöka företag som stöder välgörenhetsorganisationer.

Trevlig insamling!