5 anledningar till varför evenemang misslyckas (och vad man ska göra för att förhindra det)

Evenemang ska vara roliga.

Hur ser du till att alla har en bra tid och att pengarna kommer in? Eller att rätt personer dyker upp?

Om du vill stanna på framgångsbanan, är det här fem fel för evenemangsplanering som du bör undvika.

1. Att inte veta din publik

Att inte veta din målgrupp är som att skjuta i mörkret.

Låt oss måla upp ett scenario som kan leda till ett misslyckat evenemang. Du har skapat ett bra affärsevenemang för att hjälpa till att starta din nya projekthanteringsplattform.

På den stora dagen är konferenshallen fylld av affärsstudenter och yngre chefer. Det finns bara en handfull marknadsförare: de stora beslutsfattarna. Du kommer inte att göra mycket i försäljning. Du är i knipa.

Vad gick fel?

Du lanserade ett evenemang utan en tydlig målgrupp i åtanke och marknadsförde till fel personer. Du bör börja med en tydlig målgrupp för att ge dina evenemang en rättvis chans att lyckas.

Hur identifierar du din målgrupp?

Här är några snabba tips:

Skapa en kund persona
Skapandet av en levande och detaljerad kund persona är utbredd i marknadsföringen. En persona är en semi-fiktiv representation av den person du förväntar dig på ditt evenemang. Börja med att identifiera deras:

• Ålder
  Är de Generation X, millennials eller en äldre folkmassa?
• Kön
  Är dina deltagare mest sannolikt män eller kvinnor?
• Nivån på inkomst eller arbetsbeskrivning
  Detta kommer att påverka nivån på exklusivitet som du bland annat ska sikta på.

Andra viktiga variabler kan innehålla plats, hobby och intressen.

Tips: För att lära dig mer om att utveckla kundperspektiv, ta en titt på den här guiden.

Genomför forskning

Lär dig mer om vanor för dina personas genom forskning. Du kan göra detta genom:

1. Undersökningar
   Skicka ut undersökningar via webbaserade tjänster som SurveyMonkey eller pappersformulär.
2. Intervjuer
   Hitta ett hög-trafikerat område där din persona sannolikt kommer att vara. Utställningar är till exempel rimliga skäl. Fråga dem några frågor om deras förväntningar från ditt typ av evenemang.
3. Fokus grupper
   Hitta en liten grupp människor som passar din ideala persona. Engagera dem i gruppdiskussioner och Q&A-sessioner.
4. Studera tidigare data
   Verktyg som gov.uk kan hjälpa till att identifiera viktig demografi eller granska tidigare formulär för utförsäljning av evenemang.

Tips: Mer information finns i vår guide 6 bra sätt att identifiera målgruppen för ett evenemang.

2. Att inte veta varför de går på evenemangen

Så du har nu insikter om din målgrupps insikt. Nästa fråga är, ”Vilket värde i deras liv ger ditt evenemang?” Vet du varför de skulle vilja delta i ditt evenemang?

Som en evenemangsplanerare är det den ultimata frågan. Vi lever i en ålder där människor längtar efter personliga upplevelser. De är också mycket selektiva med vilka evenemang som de vill spendera sin tid på.

”Decision to Attend Study” av 8,992 respondenter indikerar att:

• 92% deltar i evenemang för att lära sig
• 78% letar efter rätt evenemangsplats
• 76% vill ha möjligheter att nätverket och ansluta

 

Väg denna information mot din målgrupp för att skapa ditt värdeförslag. Är deras viktigaste behov inlärnings-, rese-, nätverks- eller investeringsmöjligheter? Hitta sätt att möta deras förväntningar.

Tips: Behöver du mer hjälp med att skapa ett fantastiskt värdeförslag? Kolla in den här guiden.

3. Dåligt genomtänkta sociala medier marknadsföring

Sociala media plattformar är det perfekta marknadsföringsverktyget för evenemangsplanerare. Millennials är åldersgruppen som är mest sannolikt att delta i evenemanget. En massiv 67% av millennials är mycket optimistiska vad gäller evenemang (följt noggrant av 66% av Generation X).

Det enklaste sättet att rikta sig mot dessa två grupper är via sociala medier och online-interaktioner. SproutSocial säger att 75% av alla människor kommer att betala för evenemanget om de ser det på sociala medier.

Underskatta inte vikten av evenemangsförsäljning.

Typexempel: En marknadsförare från Google för entreprenörer på Campus London anordnade ett evenemang om hacking och cybersäkerhet. Man kan tro att det stora innehållet, ett bra varumärke och en stor företagsbakgrund skulle vara tillräckligt för att få in siffrorna.

Men inte riktigt.

Evenemanget hade endast 18 deltagare som tittade på fantastiska presentationer i ett hav av tomma platser. Det var inte mycket gjort för att marknadsföra evenemanget, och social media-marknadsföring skulle ha gjort en skillnad.

Var försiktig, dock. Dåligt genomtänkt marknadsföring i social medier kan vara en undergång för ditt evenemang.

Kommer du ihåg Starbucks ”Spread the Cheer” sammanbrottet?

En automatiserad #spreadthecheer kampanj som live streamar direkt till en stor skärm låter cool. Att lämna feeden obemannade var definitivt en dålig idé.

Vad sägs om H&M:s obekväma annons, ”Coolest Monkey in the Jungle” i sociala medier?

Tips på marknadsföring av social media evenemang

Bli inte för påträngande
Genom att pusha på ditt evenemang och inte ansluta till din publik kommer att köra bort dem. Dela, interagera och engagera dig istället.

Förstå hur sociala medier fungerar
Hashtags, till exempel, kan enkelt bli kapade. Verktyg som Everwall kan ge dig modereringsrättigheter. Spamma inte din publik. Se till att du alltid postar engagerande och relevant innehåll. Buffer kan hjälpa dig med social media planering.

Tips: Se till att du befinner dig på toppen av din marknadsföring av evenemanget med dessa ”11 beprövade steg till en rejäl marknadsföringsstrategi för event.”

4. Brist på originalitet

Originella och kreativa idéer är svåra att komma med. Men de är nyckeln till framgång. Konkurrensen i evenemangs fältet är intensivt. Ett originellt evenemang kan också vara ett som presenterar inte-så-nya idéer på ett nytt sätt.

Unikheten hos ditt evenemang bör inte knytas till själva idéen. Planerings- och leveransfrågan också.

Ett orginellt evenemang bör imponera och förvåna dina deltagare. World’s Biggest Coffe Morning—ett framgångsrikt initiativ till insamling för cancer från Macmillan Cancer Support—ger en bra twist till din dagliga välgörenhetsidé. De samlar in pengar genom att fråga och möjliggöra för människor att vara värd för kaffemorgnar med vänner, medarbetare eller familjer.

På den andra änden av spektrumet ligger hotade musikfestivaler som Safe as Milk eller Down to the Woods Festival. De har blivit avbrutna på grund av låg biljettförsäljning. Deras återkommande line-ups verkar inte fånga folkmassorna längre.

Om du vill vara mer originell…

…så är här några sätt du verkligen kan göra ditt evenemang unik:

Kom på ett originellt tema
Vad sägs om att krydda upp evenemangets atmosfär? Ge fri rörelse för din fantasi och fiska för inspiration. Besök likasinnade forum och bloggar som Event Manager Blog.

Tips: Om du vill ha hjälp med att komma på ett evenemangstema, kolla in Hur man väljer ett evenemangstema (och vad som ska inkluderas)

Använd teknik för att stimulera deltagarna under själva dagen för evenemanget
Använd virtuell och förstärkt verklighetsteknik för att hålla deltagarna engagerade och aktiva under evenemanget. Bjud in dem till omröstningar på sina smartphones under sessionerna. Visa deras resultat i realtid på stora skärmar med hjälp av diagram för att skapa mer intresse.

Tips: För inspiration om hur du använder VR-tekniken för evenemang, ta en titt på den här artikeln.

5. Ignorera Murphys lag

Fyrefestivalen är ett utmärkt exempel på ett välfinansierad evenemang som misslyckades, på grund av att det inte fanns någon bra evenemangsplanerings förmåga.

Betyder detta att alla välplanerade evenemang går enligt planen? Nej.

Men bra planerare förstår Murphys lag. Stressiga stunder är mycket vanliga i evenemangsplaneringen. Att hålla tallrikarna snurrande är en del av jobbet.

Gör alltid en riskbedömning och skriv ner alla beredskapsplaner skriftligt.

Potentiella problem i sista minuten och hur man åtgärdar dem

Några av de vanligaste evenemangskatastroferna är…

1. Bristande väder
Designa en våt väderplan som kan kommuniceras till alla deltagare. Om det är en inomhus tillfällighet, låt dem veta. Dela detaljer om avbokningar, återbetalningar och omläggning på förhand. Du kan alltid använda en online biljettförsäljnings plattform. Detta kan hjälpa dig att spara ansikts- och process återbetalning som orsakats av störningar i sista minuten.

2. För stor folkmassa
Övervaka din registrering starkt. Begränsa biljetter och sätt in en väntelista. Eller överväg att flytta till en större plats.

3. Ingen dyker upp
Detta scenario är utbrett med dåligt marknadsförda och gratis-att-delta i evenemang. Engagera övervakningsplattformar i realtid för biljettförsäljningoch stanna på toppen av siffrorna.

Tips: Kolla in vår lista med De bästa, gratis verktygen för eventplanering online för att hjälpa dig att hålla dig steget före.

Rocka dessa evenemang

Det är smärtsamt att titta på ett annars lovande evenemang som misslyckas på grund av ovanstående misstag.

Förhoppningsvis vet du nu vad du ska se upp för och hur du undviker att det största evenemanget misslyckas.

Skapa nu några minnesvärda evenemang för dina deltagare!