Hur man anordna ett wellness evenemang med ett hälsosamt resultat

När du tänker på att anordna ett wellness evenemang, vad tänker du på då?

Kanske är det ett team av mediterande munkar som sitta korsbenta i tillstånd av ren zen. Eller exalterade gäster som njuter av fascinationen av den otroligt smakrika kalori-låga veganburgaren.

Oavsett vad som kommer till tanken så kan vi försäkra dig om det här: Ett wellness evenemang anordnas inte av sig själv!

Även dem äkta wellness evenemangsgurus kan inte sitta och vänta på reinkarnation. Ett bra event kräver en bra planering och marknadsföring. För att inte tala om en bra värd i centrum av allt.

Låt oss gå igenom några tips för att anordna ett wellness evenemang, inklusive:

• Digitala verktyg
• Team organisation
• Förberedelsen av lokalen
• Gästbesök
• Logistisk planering
• Packa ihop allt

Digitala verktyg i handeln

Du kan göra livet lättare med hjälp av digitala verktyg. Speciellt verktyg riktade till wellness evenemang. Biljettförsäljnings webbplatser — som Billetto — kan vara en bra resurs här.

Under dagen för wellness evenemanget kan du använda din biljettsida för att hjälpa till med förberedelserna och gästincheckning. Detta inkluderar:

• Skriv ut din gästlista och dela informationen med ditt team
• Sälja biljetter vid dörren med en biljettförsäljnings programvara (iPads fungerar bra för detta)
• Skanna biljetter med din smartphone eller surfplatta (Billetto har en app för det)
• Att nå ut till gästerna med pågående uppdateringar, om det behövs

Tips: Här är ett bra verktyg för planering av möten under ett wellness evenemang.

Styr ditt wellness team

Grupp-partnerskap med hälsoorganisationer är vanliga på wellness evenemang. För den delen är evenemangs volontärer typiskt lockade till denna typ av sak. Det betyder att väldigt få wellness evenemang hålls igång utan ett starkt lagarbete.

Strax före ditt wellness evenemang börjar, är det viktigt att gå igenom stridsplanen en sista gång. Detta är ett utmärkt tillfälle att introducera evenemangsprogrammet, som alla arrangörer kan referera till och diskutera.

Detta möte kan innehålla en omgång av olika uppgifter och annan information:

• Gästhälsning
• Planeringskontroll
• Nödplanering
• Evenemangs täckning på sociala medier

Bli fokuserad

Teamet ska alltid vara redo med information som är relevant för ditt wellness evenemang.

Till exempel, om ditt wellness evenemang riktar in sig på hälsosam kost, bör laget vara beredd att svara på frågor om proteiner, kolhydrater och kalorier. Eller om meditation är temat, bör vissa anställda vara beredda att försiktigt hjälpa gästerna med grundläggande meditativa tekniker.

Tips: För att få maximal förberedelse för event, överväg att utforma ett coolt eventprogram.

Förberedelse av lokalen

Wellness evenemang kan kräva en hel del installations arbete. Om din plats inte är klar är du inte heller det! Var säker på att du vet när lokalen är tillgänglig för förberedelse. Du vill komma igång så snart som möjligt.

Vad ska du sätta upp

Beroende på din typ av wellness evenemang kan du behöva en viss typ av utrustning:

• Hälsoundersöknings stationer
• Träningsutrustning
• Sport- och speltillbehör
• Första hjälpen stationer
• Hälsokost-tillbehör eller buffé
• Wellness-varor och försäljningsställ, om några. (Stressbollar, vem?)

Dina partner-organisationer kan också ha begärt att deras kampanjer ska inrättas. Håll dessa relationer starka genom att hedra dem och hjälp till att göra deras närvaro känd.

Var inte blyg

Börja gästupplevelsen med bra vibbar. Detta är alltid viktigt, men speciellt när du är värd för ett wellness evenemang.

Allt kommer ner till — du gissade det — wellness! Gör så att dina gäster mår bra med ett varmt välkomnande. Detta kan vara så enkelt som att stå vid dörren och bokstavligen säga ”Välkommen.” Du behöver inte säga det i en konstig zenröst heller.

Tips: Här är några söta idéer för att få gästerna att känna sig välkomna.

Vad ska du göra med dem tidiga gästerna?

En sak att undvika är väntetider utanför själva evenemanget. Detta kan undvikas genom att öppna dörrarna lite tidigare så att gästerna kan filtrera in och börja njuta på direkten.

Se till att det finns saker som ockuperar dem! Hälsoundersöknings stationer är ett enkelt sätt att hålla tidiga gäster upptagna. Hälsosamma bufféer kan också ge bra vibbar och hjälpa gästerna att känna sig hemma direkt.

Tips: Tidiga eller sena gäster bör alltid känna sig välkomna vid incheckningen.

Logistik och att alltid veta

Du vill inte att något hamnar utanför din kontroll när du är värld.

Kontrollera alltid med presentatörer, leverantörer och annan monteringspersonal under själva dagen. Tänk på scenen i Star Wars Episode IV: ”Red 10, standing by. Red 7, standing by…”

Här är några saker du kanske vill dubbelkontrollera innan:

• Är all mat färsk och ser bra ut? Klar för servering?
• Är hälsoundersökning eller liknande utrustning i fungerande ordning? (Tänk på att personligen testa den)
• Finns det något som dröjer sig kvar på platsen som kan kollidera med wellness vibbarna? (Smutsiga badrum, skräpmats förpackningar från någons lunch osv.)
• Har du en plan B på plats för dåligt väder? (Många wellness evenemang arrangeras utomhus.)

Säg cheese!

När du är värd för ett wellness evenemang, tänk på framtiden. Bilder och videor från det här eventet kan användas för att marknadsföra framtida event.

För fitness-orienterade evenemang kan du skriva upp gästerna för före och efter bilder. Många hälso- och träningsgrupper använder denna strategi och ökar motivationen genom att ta två bilder med ett år emellan.

Du kan så småningom dela dessa bilder på din hemsida och sociala medier: ”Mitt engagemang för fitness började med Healthy Guy Fest 2019…”

Andra bilder att ta

Se till att du också hamnar med massor av bilder på saker som:

• Läcker hälsokost
• Roliga fysisk aktiviteter
• Barn som lär sig om välbefinnande
• Leende personal och gäster

Tanken är att fånga så mycket glädje som möjligt här. Det handlar ju om hälsa, så se till att du har personal på jakt efter roligheter att fånga!

Tips: Läs mer om konsten av före och efter bilder – och dela dessa tips med gäster om de vill prova på.

Allt handlar om publiken

När du gör dig redo för att vara värd för ett wellness evenemang kan saker bli komplicerade. Men i äkta wellness anda är det bra att meditera på en sak:

Detta event handlar om gästerna.

Låt inte ditt planerings vanvett komma i vägen för ett bra evenemang. Alla bra hälso- och wellness evenemang kommer från en plats av service.

Service till evenemangs gästerna, vars liv borde förbättras genom att delta. Även om bara lite.

Tips:Berätta inte bara för dina gäster att de är viktiga, visa dem.

Bygg upp något riktigt bra

Om det här är ditt första wellness evenemang kan det kännas ganska stressigt. Fokusera på grunderna i att få in gästerna och göra dem glada. Om du kan köra på det här så får du erfarenhet för nästa tillfälle.

Med tiden kan ditt årliga wellness evenemang långsamt blomma till en underbar sak.

Tips: Ha kvar några av dessa idéer för att anordna en fantastisk hälsotillställning i åtanke när du bygger ditt perfekta hälso- och wellness evenemang över tiden.

Packa ihop det, packa in det.

Du visste att det här skulle komma. Städning, städa överallt. Precis som den gamla låten: Everybody, do your share…

Du behöver inte sjunga det egentligen.

När det här eventet slutar, finns det gott om saker att riva ner och städa. Det sista du behöver är ett rykte för lata matrester. Wellness evenemang handlar om inre och yttre renlighet. Det gäller också miljön!

Var noga med att du har förberett effektiva metoder för bortskaffandet av avfall. Du vill också titta på kompost- och återvinningsalternativ. Du vet aldrig vart publicitet kommer ifrån. Ett wellness evenemang som är känt för att sätta återvinningsbara varor i soporna kan behöva kämpa för att hantera den offentliga bilden.

Friska kroppar, hälsosam miljö.

Tips: Evenemangsrengöringstjänster kan göra saker lättare för dig.

En mängd saker att tänka på

Ha vår guide nära till hands när du är värd för ett wellness evenemang så kommer du att vara i god form.

Kommentera nedan med egna förslag och erfarenheter… eller något annat du kanske vill säga om wellness evenemang!