Hur du tränar och hanterar dina volontärer för ditt evenemang: 10 viktiga steg

Om du läser detta har du framgångsrikt rekryterat några volontärer för ditt evenemang!

Nu är det dags att lära dig att träna och hantera dina volontärer för ditt evenemang.

Den här guiden kommer att omfatta hur du…

• Engagerar och tränar dina volontärer
• Kommunicerar tydligt och effektivt
• Skapar underavdelningar och utser lagledare
• Står på rätt sida av lagen
• Skapar reservplaner för nödsituationer

Är redo att ta dig an rollen som chef för volontärerna på evenemanget?

1. Engagera dina evenemangs volontärer

Oavsett om du har lyckats rekrytera erfarna volontärer eller nybörjare, borde du engagera alla på ett ordentligt sätt.

En del av engagemangsprocessen är att…

• Tacka dem för att dem ställer upp frivilligt
• Ge lite bakgrund om dig (och din organisation)
• Beskriv de specifika målen för evenemanget
• Förklara hur deras roller relaterar till evenemangsmålen
• Beskriv kommunikations förfarandena
• Förklara dina förväntningar

En bra engagemangsprocess kommer att göra volontärerna glada att arbeta på ditt evenemang. Gör ett bra intryck på dem, så kommer de att försöka imponera på dig i gengäld.

Tips: Läs mer om de bästa volontärs engagerande praxis.

2. Skapa ett program för evenemangsorientering

När du välkomnat volontärerna borde du skapa ett program för evenemangsorientering som sätter upp dem för evenemanget som föregår.

Saker att inkludera i ditt evenemangsorienterings program:

• Uppförandekod
• Vad som förväntas under dagen av evenemanget
• Vilka kläder de ska ha på sig
• Vart du ska träffa laget
• Vilken tid de ska rapportera till sin chef
• Hur de håller koll på arbetstimmarna
• Vem som ska kontaktas om det finns ett problem
• Hur de får ersättning för utgifter

Du kan utföra detta program personligen eller få volontärerna att gå igenom det online om du hanterar ett stort antal av dem.

Tips: Läs mer om att skapa ett bra orienteringsprogram för volontärer.

3. Hur du tränar dina volontärerna för ditt evenemang

Utbildning är en stor sak när det gäller att hantera dina evenemangs volontärer. Deras prestanda är mycket beroende av kvaliteten på träning du har försett dem med.

Håll ett möte (personligt eller online) där du går igenom alla viktiga detaljer. Uppmuntra dina volontärer till att fråga alla frågor dem har så att all förvirring kan redas ut.

En annan viktig punkt är att se till att dina volontärer lär känna varandra. Det kommer att göra dem mer effektiva på dagens evenemang

En omfattande volontärutbildning kommer att omfatta:

• Schemat för evenemanget
• Tilldelade uppgifter (och deadlines)
• Hur alla verktyg du tillhandahåller dem används
• Beredskapsplaner om något går fel
• Hur man kommunicerar med deltagare, säljare, artister och sponsorer
• Hur man kommer till platsen (inklusive parkering)
• Vart de kan få lunch
• När de kan ta pauser (och hur ofta)

Tips:Läs om hur du kan träna volontärer ordentligt för evenemang.

4. Hur du distribuerar dina evenemangs volontärer

Under screening, intervjuer, engagemanget eller utbildnings stadiernana borde du ha tagit reda på vilka volontärer som kommer att göra ett bra utförande av specifika uppgifter.

Några av dina volontärer kan vara inåtvända och noggranna. Andra kan vara mycket utåtriktad men oorganiserade. Fokusera på styrkan hos varje volontär, så de utför sina tilldelade jobb väl.

Om du är i tvivel om vart du ska distribuera vissa volontärer, ge dem en liten uppgift att börja med. Då kan du granska hur bra de gjorde och huruvida de borde fortsätta.

5. Anställ en frivillig chef (er)

Du ska utse en lagledare eller chef, oavsett om du arbetar med ett litet lag med tio volontärer eller hundratals.

Du kommer sannolikt att ha mycket på din tallrik under dagen av evenemanget, så det är en bra idé att ge volontärerna en annan kontakt om du är för upptagen för att hjälpa dem.

Om du har delat in dina volontärer i grupper (som marknadsföring, service, städning osv.) så kan du utse en gruppledare från varje avdelning.

Tips: Du bör skapa en separat arbetsbeskrivning för gruppledaren. Titta på detta exempel från en musikfestival för att få en uppfattning om hur den bör se ut.

6. Skapa ett rapporteringssystem

Om du organiserar en stort evenemang—som en konferens eller en festival—bör du överväga att skapa ett rapporteringssystem som hjälper dig att hantera dina volontärer.

Ett fast rapporteringssystem kan hjälpa dig att organisera ditt volontärschema, närvaro, att göra listor och andra mätvärden som du bör använda för att utvärdera dina volontärer efter evenemanget.

Tips: Dessa gratis hanteringsverktygen för evenemangs volontärer kan hjälpa dig att skapa ett rapporteringssystem.

7. Kommunicera effektivt

Kommunikation är nyckeln i alla lag. Du bör göra en uppgift om att kommunicera med dina evenemangs volontärer på ett tydligt och frekvent sätt.

Det kommer att se till att dina volontärer är uppdaterade med den senaste evenemangsutvecklingen. När du håller kontakten med ditt lag, märker du också snabbt om någon blir oförsvarlig.

Använd några av dessa gratis verktyg för att kommunicera effektivt med ditt volontärteam:

• Facebook Messenger (för mindre lag)
• Facebook Groups (för större lag)
• WhatsApp gruppchattar
• Slack
• E-postlistor
• Skype gruppchattar
• GoToMeeting

Om du hanterar ett stort lag med underavdelningar, bör du uppmuntra dem till att skapa egna privata grupper. På så sätt överskrids inte huvudkanalen med kommentarer.

8. Undersök juridiska frågor

Det finns några juridiska frågor som du behöver läsa om när du hanterar ett team av evenemangs volontärer.

Även om volontärer är obetalda finns det fortfarande lagar om deras rättigheter, säkerhet, utbildning, försäkring, utgifter och tillsyn.

Du måste se till att du vet hur många timmar de kan arbeta, hur många raster de kan få, och så vidare.

Tips: National Council for Voluntary Organisations (NCVO) beskriver allt du behöver veta.

9. Ha reservplaner

Du kan inte förutsäga allt, men det är användbart att ha några reservplaner för potentiella problem som du redan är medveten om.

Till exempel kan du uppleva det som en volontärregistrering som inte visas. Det finns risk för bortfall vid någon punkt i processen.

Du bör därför vidta försiktighetsåtgärder som att ge tydliga instruktioner för när och var du ska dyka upp, samt rekrytera extra volontärer i fall att några inte kommer.

10. Tacka alla dina evenemangs volontärer

När evenemanget är över och färdigt, bör du se till att tacka dina volontärer för att dem har hjälpt dig. Kommunicera skillnaden de har gjort för framgången för evenemanget.

Det är också ett tillfälle för dig att fråga ditt volontärlag för feedback om deras upplevelse av att arbeta på evenemanget.

Ett utmärkt sätt att göra det är att skicka en undersökning efter evenemanget till dina volontärer. Det kommer att vara särskilt praktiskt om du har att göra med ett stort lag.

Tips: Du kan använda en färdigställd volontärundersökning (eller anpassa din egen) med SurveyMonkey.

Följ upp med volontärerna efter evenemanget

Du bör inte förlora kontakten med dina volontärer, även efter att du ar tackat dem och fått feedback.

Du kanske behöver dem för framtida evenemang. Nu är det en bra tid att fortsätta relationen du redan hade börjat med under det första evenemanget.

Vem vet, du kan så småningom rekrytera dem som betald personal för din organisation.

Lycka till!