8 tips för att organisera ett företagsevent för första gången

Du har frivilligt anordnat ett företagsevent i ditt företag. Problemet är att du är Jon Snow av eventplanering: du vet ingenting.

Så vad händer nu?

Klockan tickar och du har inte tid att ta en kurs för eventplanering. Därför är du här: För att få en snabb kurs i hur du fixar ditt första företagsevent.

Läs vidare för att få reda på hur du:

• Definiera syftet med evenemanget
• Bryter ner allt till hanterbara uppgifter
• Skapar en realistisk budget
• Väljer ett lämpligt datum
• Skapar en tidslinje
• Sätter ihop ett team
• Hittar en plats
• Marknadsför evenemanget

I slutet av denna artikel kommer du att bli mindre Jon Snow och mer Bran Stark.

1. Börja med slutet

Om det låter som omvänd teknik, är det för att det är det.

När du bestämmer dig för att organisera ett event är det lätt att fastna i de små detaljerna. Men alla projekt behöver en vision och en makroplan innan det är dags att ta hand om dem små sakerna.

Tänk på vad du vill att dina kollegor och chefer ska få ut av eventet. Är det nätverk? Utbildning? En bra tid? Alla tre?

Vad exakt organiserar du?

Är det en…

• Konferens eller seminarium
• Mässa
• Företagsresa
• Julfest
• Team-building event
• Produktlansering

Det är också viktigt att tillgodose din målgrupp. Förväntningarna hos dina gäster kommer att bero på branschen och lönen. Börja med slutet, och låt det avgöra planen.

2. Gör en lista över komponenterna

När du har en allmän uppfattning om hur eventet ska vara, är det dags att börja portionera ut din plan. Ta reda på vad varje komponent kräver för att det ska bli framgångsrik.

Beroende på eventet behöver du följande:

• Lokal
• Dekoration
• Mat och dryck
• Underhållning
• Marknadsföringsmaterial
• Transport
• Boende
• Biljettförsäljning

Kom ihåg att det spelar ingen roll hur stort ett visst projekt verkar först. Allt som betyder något är att du kan bryta ner det i små och hanterbara komponenter.

Öppna Google Docs och Sheets och segmentera din plan i enskilda uppgifter. Prioritera sedan dem enligt brådskande.

3. Gör en budget

Du kanske inte har möjlighet att göra din egen budget för evenemanget. Faktum är att eventplanerare sällan har obegränsade pengar att arbeta med.

Det är okej. Du får göra vad du kan. Det är även möjligt att organisera ett noll budget event om det kommer till det.

Regel #1 för att göra en budget: Var realistisk och lämna 10% i reserv.

När du väl vet hur mycket du måste jobba med, är det dags att samla ihop några citat. Jämför kostnaderna för olika lokaler, cateringfirmor, tryckerier och allt annat du behöver för evenemanget.

Ju tidigare du kan boka någon av dem, desto mer sannolikt är det att du får ett bra pris. Annars behöver du bara förhandla till bästa möjliga förmåga.

4. Välj ett datum

Om du är i en position att välja datum är det nu dags att göra det. Om evenemanget är säsongsmässigt, som en julfest, kan dina alternativ vara begränsade. Datumet du anger kan påverkas av följande faktorer:

• Vem du vill ska delta (och hur mycket varsel de behöver)
• Hur lång tid tar det att få allt klart (se #5)
• När du startar produkten eller tjänsten
• När platsen är tillgänglig (se #6)

Gör datumet preliminärt. Du kommer troligen att behöva justera det lite när du kommer till att hitta rätt ställe.

5. Skapa en tidslinje

Varje plan har en tidslinje, och du kommer att dra nytta av att göra en också. Det behöver inte vara mycket mer än en rad deadlines att möta för att allt ska vara i tid.

Regel #1 för skapande av tidslinje: Alltid tillåta oväntade förseningar.

Det är trevligt att vara optimistisk. Men när du organiserar ett företagsevent är det bättre att vara realistisk.

Här är några oväntade förseningar som kan hända:

• Platsen kan bli dubbelbokad
• Dekorationen kan vara slut i lager
• Catering kan vara sen
• Utskriftsbutiker kan felstava ditt företagsnamn
• Transporten kan gå sönder

Det är osannolikt att alla dessa saker kommer att hända, men även en eller två av dem kan försena allting.

Det är bra att tillämpa lite Murphys lag när du skapar din tidslinje.

6. Sätt ihop ditt team

Du kan behöva mer än ett par händer för att göra ditt event till en framgång. Även om det är ett liten event, hjälper det att ha ett team att arbeta med.

Om din budget inte tillåter det, se om du kan övertalning någon av dina kollegor. De kanske till och med blir glada över att vara en del av organisationen.

7. Hitta en lokal

Du behöver en lokal för gäster att samlas på oavsett vilket event du organiserar. Jakten på lokal kan vara stressande och kan enkelt äta upp din budget.

När du utvärderar olika lokaler bör du överväga följande frågor:

• Hur lång väntelista har den?
• Är den tillräckligt stor för att passa antalet deltagare?
• Har platsen A/V-utrustning, eller ska du ta med din egen?
• Finns det tillräcklig telefonmottagning och WiFi?
• Hur mycket måste du betala i deposition?
• Vad är återbetalnings policyn?

Som nämnts tidigare, så är det en bra idé att boka lokalen så tidigt som möjligt för att få bästa möjliga pris.

8. Marknadsför ditt event

Denna del kommer också att bero på vilket event du organiserar. Det kan vara så lite som att skicka ett mail till dina kollegor. Eller så mycket som en fullblåst marknadsföringskampanj.

Om du skapar ett större event bör du också överväga följande:

• Sociala media inlägg och annonser
• Reklamblad och affischer
• Blogginlägg
• Eventannonser på webbplatser
• Sökmotoroptimering (SEO)
• Inbjudningar via direktpost

Det som är viktigt är att du får folk att delta. Låt dem veta, vad, när och vart.

För att sammanfatta…

Andas.

Allt går bra.

Om du någonsin blir orolig, här är en gammal andlig metod som du kan använda för att låta dig vila lite:

Föreställ dig att du är Donald Trump.

Ingen vet mer om event än vad du gör.

Lycka till!