Föreställ dig att få biljetter till den mest spännande musikfestivalen genom tiderna.
Det kommer att vara tropiskt väder, fantastiska band, kända personer, lyxvillor, gourmetmat och Instagram-värdiga stunder.
Föreställ dig nu det motsatta.
Du blir strandad på en ö, du får sova på en våt madrass, äta gammalt bröd, ingen telefonmottagning och du kan bara höra ljudet av arga folkmassor.
Åh, och det finns hajar.
Alla som hade köpt biljetter till Fyre Festival blev lovade det första scenariot men lyckades på något sätt att få det andra.
Både Netflix och Hulu har nu släppt dokumentärer om hur detta hände.
Låt oss gå igenom några väldigt värdefulla tips som du kan lära dig som festival arrangör.
Vad var Fyre Festival?
Fyre Festival var marknadsförd som en ”lyxig musikfestival” som skulle äga rum i april – maj 2017 i Bahamas.
Evenemanget samordnades av berömda rapparen Ja Rule och marknadsfördes av modeller som bland annat Kendall Jenner och Bella Hadid.
Vad kan möjligen gå fel? Allt.
Huvudarrangören, Billy McFarland lyckades felbedöma varje enskild aspekt av festivalen.
Den omfattade research, planering, förberedelse, budgetering, kommunikation, marknadsföring, catering, boende, säkerhet, artistrelationer och juridiska aspekter.
Det var den perfekta stormen, och det gjorde att McFarland fick åtta rättegångar och sex år i fängelse.
Vad kan festival arrangörer lära sig av det här?
På den ljusa sidan kan nu festival arrangörer lära sig mycket av McFarland och företagets misstag.
Låt oss ta en titt på dem.
Tips # 1: Ljug inte
Kliché som det kan låta, men ärlighet är verkligen den bästa riktlinjen i livet.
Den första ön McFarland lyckades se till att festivalen skulle vara på tillhör Pablo Escobar. Fyre Festival kunde hållas där med strikta vilkor om att inte nämna någonting om anslutningen till Escobar.
McFarland bestämde sig för att bryta kontraktet genom att använda den anslutningen som ett reklamverktyg. Till och med efter att ha säkrat en annan plats såg han sig lämplig nog att fortsätta ljugen om att den var knuten till Escobar.
Fyre Festival hävdade också att de arbetade med Royal Bahamian Defense Force om säkerhet för evenemanget. Royal Bahamian Defense Force—som du nog kan gissa—har aldrig hört talas om Fyre Festival.
Tips: Ljug inte om du vill behålla någon trovärdighet i branschen.
Tips #2: Ta reda på juridiska aspekter och bryt inte lagen
En sak som Fyre Festival arrangörerna gjorde rätt var marknadsföring med sociala media influensers.
De lyckades säkra stöd av framstående influencers som bland annat Kendall Jenner, Bella Hadid och över 400 andra media personligheter.
Vad de inte gjorde var att avslöja de faktum att dessa influencers betalades för att vara deras stöd.
Det gjorde att de hamnade i djupt vatten med Federal Trade Commission.
Tips: Ta reda på allt vad gäller marknadsföringslagen och försök att inte bryta den.
Tips #3: Gör en realistisk budget och slösa inte pengar
McFarland verkar inte ha gjort någon research om kostnaderna för att arrangera en festival.
När han pratade med investerare blev han tillsagd att eventet skulle kosta mellan 5-12 miljoner dollar.
Han trodde inte på dem.
McFarland var nära att säkra finansiering från Comcast Ventures. Dem drog sig tillbaka när han inte kunde bevisa att hans företag värderades till 90 miljoner dollar som han påstod.
Han slösade bort de 4 miljoner dollar som han säkrade från en mode investerare på ett lyxkontor i Tribeca, Manhattan.
McFarland lyckades till slut få finansiering från Ezra Birnbaum… men det behövde betalas tillbaka inom 16 dagar – i grund och botten ett avlöningsdag lån.
Tips: Undersök kostnaden och planera din budget i enlighet därmed.
Tips #4: Lyssna på personer med mer erfarenhet än dig
En månad före festivalen anställde McFarland veteran, event producenten Yaron Lavi.
Lavi, som är en veteran, event producent, tillsammans med många andra, föreslog för McFarland att skjuta upp festivalen från april till november för att undvika en katastrof.
McFarland gillade inte Lavis idé eftersom vädret är bättre i april.
Lavi föreslog då, med tanke på den korta tidsramen, att tält vara ett mer realistiskt boende än lyxvillor.
McFarland fick då idén om att festivalen skulle vara kontantlös och kortlös. Istället ville han att deltagarna skulle ladda så mycket som 1500 dollar på ett ”Fyre Band” i förväg.
Problemet? Bandet krävde en Wi-Fi anslutning för att fungera… och det fanns inget Wi-Fi på festivalen.
Tips: Lyssna på mer erfarna människor och ta deras råd.
Tips #5: Kommunicera bra och hantera förväntningar
Vid denna tidpunkt hade Fyre Festival förlorat sina boenden, cateringfirma, sjukvård, kommunikationsåtkomst och flera musikakter.
Lavi, förnuftets röst, uppmanade McFarland att meddela gästerna om förändringarna.
McFarland sa att han skulle maila dem… men gjorde defintivt inte det.
Halvvägs in i mars månad började andra medarbetare förstå att skjuta upp festivalen faktiskt skulle vara en bra idé.
Svaret? ”Låt oss bara fortsätta och vara legender”
Tips: Kommunicera eventuella förändringar och hantera människors förväntningar.
Tips #6: Se till att alla faciliteter och personal är på plats
Det blev tillslut dags för den första dagen på Fyre Festival, och det var här det verkliga kaoset började.
Katastrofhjälp-tält och madrasser (”boendena”) var genom blöta på grund av kraftigt regn natten före.
Arrangörerna anordnade då ett spontant beach party för dem tidigt ankomna gästerna medan de försökte hitta på en lösning.
De hittade ingen lösning.
Istället lät de festivalens deltagare stå i kö för att registrera sig för ett tält. Efter flera timmar förlorade gästerna tålamod och tog de första och bästa tälten för sig själva.
De som lyckades få ett tält var de lyckliga. Andra hamnade utan boende.
Dessutom hade de dålig mat, ingen telefonmottagning eller Wi-Fi, inga bärbara toaletter, inget rinnande vatten, hajar i vattnet och ingen medicinsk personal till hands.
Men det slutar inte här.
Den lokala regeringen bestämde sig för att inte låta flyg landa på ön och lämnade alla strandsatta.
Tips: Se till att alla faciliteter och personal är på plats.
Tips #7: Stå till svars för dina misstag
“… det här är INTE MITT FEL” – Ja Rule
Alla kom så småningom på ett plan hem efter att regeringen upphävt landningsförbudet.
Vad de inte fick var en riktig ursäkt från festival arrangörerna. Varken Ja Rule eller McFarland verkade ha erkänt sina misstag.
Inte heller har majoriteten av sociala media profiler som berörs av katastrofen (förutom Hadid och några andra) ursäktat sig för deras engagemang.
Dock uräsktade sig The Bahamas Ministry of Tourism på Bahamas vägnar.
Tips: Stå alltid för dina misstag.
Tips #8: Kolla upp människor innan du börjar jobba med dem
Alla som är involverade i Fyre Festival kunde ha undvikit detta om de hade gjort lite research.
McFarland är inte en första gången förövare när det gäller att fuska till sig planer som den här.
Fem minuter av Googling skulle ha avslöjat ett mönster av bedrägeri och fusk.
Tips: Kolla upp människor innan du börjar jobba med dem — leta efter röda flaggor.
Slutsats
Du måste göra en ansträngning för att skapa en lika stor katastrof som Fyre Festival.
Det är dock värt att upprepa några av de tips vi kan utvinna från Adventures av Billy McFarlane.
- Titta på kostnader och juridiska aspekter
- Planera en rimlig budget
- Ljug inte för människor
- Lyssna på experter (speciellt om du anställde dem)
- Meddela eventuella ändringar i planen
- Kolla upp människor innan du jobbar för eller med dem
- Stå till svars för dina misstag (för du kan inte kan springa ifrån dem)
Lycka till med din festival – och anordna den inte i närheten av några hajar.