6 ”faktum” om planering för företagsevent (och vad du borde göra istället)

Eventplanering är inte en ny disciplin.

Det är faktiskt nästan lika gammalt som de egyptiska pyramiderna. Visste du att Första kända eventplaneraren var Cleopatra? Hennes överdrivna evenemang skulle inte ha varit möjliga utan en snabb tillgång till medhjälpare. (I hennes fall, tjänare och slavar.) Och de lyckades på något sätt utan vår moderna teknik.

Planering för företagsevent innefattar mycket hårt arbete. Låt inte någon säga något annat. Oavsett om du organiserar en produktlansering, en konferens eller en klientens gästevent, att få alla detaljerna rätt — i tid och inom budgeten — kommer att kräva mycket arbete.

Därför är det helt ohjälpligt att få veta tvivelaktiga sanningar om evenemangsplanering. Dessa visar sig inte bara vara fel utan kan faktiskt hindra dina framsteg och slutligen framgången för ditt event.

Här är 6 sådana ”faktum” och hur man undviker dem.

1. Det krävs en person för att organisera ett event

Det är högst osannolikt att en enskild person kommer att kunna hantera alla de olika elementen som ingår i planeringen av ett företagsevenemang. Faktum är att ju större, längre och mer komplexa event, desto mer hjälp kommer du att behöva för att få allt att komma samman perfekt under själva dagen.

Visst kan en evenemangshanterare samordna allas ansträngningar och ta alla viktiga beslut. Men du behöver speciella hjälpare — antingen inom eller utanför verksamheten — för att hantera enskilda aspekter som att:

• Hitta platsen
• Organisera grupp catering
• Boka underhållning
• Planera programmet
• Varumärkesutveckling
• Logistik
• …och mycket mer

2. Företagsevenemang är formella angelägenheter

Kontor har ryktet att vara inskränkta platser att arbeta på. Så inte undra på att samma artighet utökas till företagsevent på plats.

Under årtiondena kan stora, formella konferensmöten ha varit normen. Men så är inte längre fallet undertjugohundratalet.

Medan du säkert skulle förvänta dig att ditt event är professionellt, finns det ingen anledning till att formatet inte kan vara lite ledigt. Kanske även lite knäppt och — chockande, läskigt — trevligt. Vad sägs om ett överdådigt, festligt tält snarare än ett vanligt hotell mötesrum?

3. Inget behov av att schemalägga event med militärisk precision

Fel igen.

Ett tydligt schema som planeras med största precision är precis vad som krävs. Många evenemangsarrangörer försöker springa runt under dagen utan att oroa sig för mycket om timingen av sessioner eller raster. Det ofrånkomliga resultatet är kaos, med hjälpare som inte vet var de ska vara vid någon tidpunkt, medan talarna är osäkra på hur mycket tid de har tillgång till.

Ett mycket mer professionellt tillvägagångssätt är att utarbeta en strikt resväg med en tidtabell med evenemang, inklusive lunch, rastider och kvällsevent vid behov.

4. Platsen spelar ingen roll

Det här är kanske en av de största myterna där ute.

I själva verket är motsatsen helt sant. Att hitta rätt plats kan vara hemligheten till ett framgångsrikt och minnesvärt företagsevent.

Det börjar med platsen:

• Kan alla komma dit och tillbaka enkelt?
• Finns det snabbt och pålitligt WiFi?
• Sätter stämningen rätt ton?

Platsen är grunden för allt som händer där. Men det måste också kunna tillgodose alla dina behov. Oavsett om du väljer en lyxig nattklubb, en privat trädgårdsmiljö eller ett historiskt palats, skippa inte undersökningen och se till att du fascinerar dina gäster.

5. Du behöver inte en plan B

Att förlita sig på ingenting annat än din ursprungliga plan är ett farligt tillvägagångssätt. Kom ihåg Murphys lag som säger ”vad som kan gå fel, kommer att gå fel”?

Medan du självklart ska se till att du har kontrollerat och dubbelkontrollerat varje sak på din evenemangsplaneringslista, finns det ingen garanti.

Även de mest skickligt planerade eventen kan gå fel när man minst förväntar sig det: Det hade varit en katastrof och din lokalt fått ett strömavbrott. Din huvudtalare avbokar med kort varsel på grund av strupkatarr. Marknadsföringsmaterial försenas hos tryckeriet’.

Vad som än händer, så måste du ha en plan B, i fall att.

6. Det finns inget annat att göra i slutet av evenemanget

Det skulle vara roligt att tro att du kan ta det lugnt efter en hård dags konferens eller träningsdag.

Men långt ifrån: Ditt arbete är inte slut ännu.

När du har slutfört och tagit hand om platsen, är det viktiga saker att genomföra efter eventet som kan ta dagar eller veckor. Från feedbackformulär till andra prestationsmätningar. Från uppföljningsmail till rapporteringsuppgifter.

Det finns mycket arbete att göra för att se till att ditt evenemang har uppnått sina mål.

Författare: Dakota Murphey ger innehåll för ett litet urval av evenemangsbransch sidor, inklusive Billetto.