Eventplanerings checklista för den upptagna eventplaneraren

Det är viktigt att ha en eventplanerings checklista när du organiserar ett event. Det finns mycket att hålla reda på, och du vill inte fastna i detaljer.

Därför är det bäst att först skapa en makro vision om vad du vill att eventet ska vara. När det är etablerat kan du flytta in i ett lite mer kornigt element.

De två viktigaste frågorna du borde fråga dig själv är:

1. Vad vill du få ut av evenemanget?
2. Hur många resurser behöver du jobba med?

När du har svarat på dessa två frågor behöver du bara fylla i det blanka. Men det finns mycket blankt att fylla i.

Vi har skapat den här mycket kortfattade eventplanerings checklistan så att du kan behålla fokus på både makro och mikro. Den är bred och generell för att passa de flesta event.

Vi har delat upp den i sex faser av evenemangsplanering:

• 6–12 månader före evenemanget
• 3-6 månader före evenemanget
• 1-3 månader före evenemanget
• 1–2 veckor före evenemanget
• Strax före och under själva dagen för evenemanget
• Strax efter evenemanget

Skriv gärna ut den och bär med dig — och kryssa i alla rutorna!

6–12 månader före evenemanget

Den första fasen av evenemangsplanering handlar om att bestämma dina mål och göra research.

• Bestäm dina framgångsmätningar
  • Biljetter sålda
  • Donationer samlade
  • Vinst gjord
  • Ökad medvetenhet

• Välj en tid och ett datum som inte kolliderar med helgdagar

• Skriv upp en tidslinje för evenemangets förberedelser

• Kortlista och samla offerter för platsuthyrning
  • Se till att det finns tillräckligt med utrymme för dina gäster

• Skapa en budget med ungefärliga kostnader för:
  • Plats hyra
  • Utrustnings hyra
  • Underhållning- eller talare avgifter
  • Marknadsföringsmaterial
  • Diverse utgifter

• Rekrytera ett evenemangsteam för att hjälpa dig med
  • Planering och logistik
  • Tekniska problem
  • Marknadsföring och sociala medier

• Research och kortlista för potentiella underhållare eller talare
  • Använd din målgrupp för att bestämma det mest lämpliga valet
  • Bestäm om du vill göra det själv eller via en bokningsbyrå

• Research och kortlista för potentiella eventsponsorer
  • Hitta företag som arbetar inom din nisch
  • Kontrollera vilka sponsrade event som liknar ditt

• Bygg en eventsida eller hemsida
  • Se till att det speglar eventets tema
  • Optimera webbplatsens infrastruktur för att hantera trafiken
  • Använd en mobilvänlig design

• Skapa sociala media konton
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3-6 månader före evenemanget

Den andra fasen är där saker börjar ta form. Bekräfta allt och börja marknadsföra eventet.

• Organisera biljettförsäljningen till ditt event
  • Hitta en biljettplattform
  • Besluta om ett pris per biljett
  • Erbjud tidiga rabattbiljetter
  • Uppskatta gästnärvaro
  • Ändra din budget i enlighet med detta

• Gör förberedande arbete för evenemanget
  • Ta reda på om du behöver några licenser eller tillstånd
  • Skaffa ansvarsförsäkring om det är tillämpligt
  • Ta reda på om lokalen innehåller catering eller teknisk utrustning
  • Se till att det finns tillräckligt med parkering och sittplatser
  • Granska hälso- och säkerhetsförfarandena

• Boka talare eller underhållning
  • Skriv ett detaljerat kontrakt
  • Samtyck om live uppträdanden eller huvudtalare
  • Lägg till deras foto och bio på din evenemangswebbplats
  • Arrangera för resor och boende

• Säkerställ event sponsring
  • Skicka ut ett event kit
  • Få ett muntligt eller skriftligt avtal

• Börja din marknadsföringskampanj för eventet
  • Lägg upp kampanjinnehåll på sociala medier
    • Bilder
    • Videoklipp
    • Blogginlägg
    • Podcasts
  • Skapa ett presspaket för att skicka ut till medieutsändare
    • Event bakgrund
    • Tid och plats
    • Framstående gäster, underhållare eller talare
  • Skicka ut inbjudningar till din gästlista
  • Annonsera ditt event på alla relevanta eventkalendrar
  • Beställ marknadsförsäkring från en tryckeri
    • Eventprogram
    • Affischer och banderoller
    • Reklamblad och klistermärken

1-3 månader före evenemanget

Den tredje fasen handlar mestadels om att bekräfta gäster, talare och sponsorer. Det är också den del där du ökar marknadsföringen av evenemanget.

• Påminn intresserade gäster att bekräfta sin närvaro

• Bekräfta logistiken med talare eller underhållare
  • Gå igenom dina avtalsförpliktelser
  • Dubbelkolla deras resor och boende

• Bekräfta eventsponsor-avtalet
  • Kontrollera om dina sponsorer fortfarande är ombord
  • Potentiellt sälj dem på sponsringspaket

• Öka eventets marknadsföring
  • Nedräkning till att lägga ut på sociala medier och via e-post
  • Meddela slutet för rabatten för dem som bokar tidigt
  • Skicka ett pressmeddelande till mediekanaler som bloggar och tidningar

1–2 veckor före evenemanget

Veckorna före evenemanget ska tillbringas med att se till att allt är på rätt plats.

• Granska eventprogrammet
  • Ändra dem delarna som behöver ändras
  • Tänk på reservplaner om något skulle hända i sista minuten

• Bekräfta eventplanen med alla inblandade:
  • Evenemangsteamet
  • Deltagare
  • Talare och underhållare
  • Sponsorer
  • Lokalen
  • Cateringen
  • Utrustnings leverantören

• Bekräfta det slutliga antalet deltagare

• Fullborda sittplats arrangemangen

• Se till att det finns någon vid dörren för att hantera registreringar

• Ordna en videograf för att fånga speciella stunder under evenemanget

Strax före och under själva dagen för evenemanget

Dagen är nästan här och du måste se till att ingenting är lämnat åt slumpen.

• Testa all teknisk utrustning

• Kontrollera väder- och trafikprognosen

• Dubbelkontrollera att mat och dryck kommer fram i tid

• Se till att platsen är dekorerad och att alla skyltar är på plats

• Gör kopior av viktig dokumentation
  • Evenemangsplan
  • Sittplan
  • Gästlista
  • Media lista

Strax efter evenemanget

• Städa upp i lokalen eller organisera ett städteam

• Redigera bildmaterial från eventet till en promo-video efter evenemanget

• Fortsätt din eventmarknadsföring
  • Lägg upp foton och videoklipp från evenemanget på din webbplats och sociala medier
  • Nå ut till media som var närvarande och be om priser
  • Se till att alla vet vilken succé ditt event var

• Granska dina finanser
  • Kontrollera det totala antalet sålda biljetter
  • Samla alla kvitton för kostnadsanspråk
  • Uppdatera budgeten för ditt event

• Följ upp med alla inblandade och personligen tacka dem för att ha deltagit
  • Evenemangsteam
  • Sponsorer
  • Mediefolk
  • Talare och underhållare
  • Gäster

• Skicka ut deltagarundersökningar för att få feedback om hur du kan förbättra till nästa gång

Har vi missat något?

Varje event är unikt, så varsågod att anpassa din checklista för eventplanering.

Om du känner att det finns något allmänt som vi har missat, låt oss veta i kommentarerna.

Lycka till och kom ihåg att använda checklistan för eventplanering!