Checklista för din eventplanering

Oavsett om du tänker köra en hemmafest med Tarantino-tema eller om du ska hålla i en vetenskapskonferens, så kräver ett event mycket planering för att det ska bli lyckat. Vi har satt ihop en checklista som du kan använda oavsett storleken på ditt evenemang. Kärnan är densamma: planera innan, så slipper du oroa dig under eventets gång.


Långt innan ditt event

    Datum: Om möjligt - undvik datum där det är en massa annat på gång.

    Ställe: Välj ett ställe som passar din publik och antal gäster.
    Gäster: Fundera över din publik, så blir det lättare att fatta andra beslut.
    Mat & bar: Se till att få offerter baserat på hur många gäster som du tror kommer.
    Personal: Dina vänner kanske kan hjälpa till eller så hyr du in personal.
    Personalens roller: Bestäm vem som gör vad - både innan och under eventet.
    Underhållare & artister: Om du vill ha framträdanden - kolla i god tid om de är tillgängliga.
    Tillstånd & licenser: Kolla att du har de tillstånd som behövs och skaffa musiklicens om musik ska framföras.
    Sponsorer & partners: Gör en lista över potentiella partners och ta kontakt med dem.
    Planera marknadsföring: Skapa en plan och bestäm vem som gör vad.
    Biljetter: Bestäm vad inträdet ska kosta och om ni vill erbjuda tilläggstjänster./span>


Några veckor innan ditt event

    Event: Skapa en sida för ditt event.
    Biljetter: Se till att det är lätt att hitta och köpa biljetterna.
    Marknadsföring: Skicka ut inbjudningar, lista eventet i relevanta grupper och be alla du känner att dela.
    Media: Hitta en fotograf eller en filmare till ditt event. Du kan också ge pressen tillträde till eventet.
    Lokal: Dubbelkolla alla tekniska detaljer på stället.
    Logistik: Se till att dina gäster och deltagare vet hur de tar sig till eventet.
    Schema: Sätt ihop ett program så att din personal och dina gäster vet vad som händer och när.
    Genomgång: Gå igenom programmet med alla inblandade, så att du vet att allt är vattentätt.


På evenemangsdagen

    Lokal: Kolla wi-fi och annan teknik, ställ ut dina saker och kolla inredningen.

    Dokument: Se till att du har kopior av gästlistan och andra dokument som din personal har tillgång till.
    Personal: Kör en genomgång under dagen för att se till att ni följer tidsplanen.
    Kontakt: Se till att alla har kontaktuppgifter till er arrangörer ifall någon akut situation skulle uppstå.
    Underhållare: Gå igenom programmet, dela kontaktuppgifter och se till att alla har stenkoll.
    Media: Se till att pressen har fått sina fripass och att de vet vilka de ska kontakta vid frågor.
    Marknadsföring: Fotografera, filma, snacka med folk och gör inlägg på sociala medier.
    Gäster: Informera gäster om programmet och andra praktiska detaljer.


När eventet är över

    Ekonomi: Samla ihop kvitton, uppdatera budgeten och kolla att alla in- och utbetalningar är klara.
    Promo: Skicka tackmail till alla som var delaktiga. Tacka gästerna för att de kom och bjud in dem till nästa evenemang. Ladda upp presentationer och annat material.

    Enkät: Skicka ut en enkät till alla deltagare och gäster för att ta reda på de upplevde ditt event.
    Utvärdering: Gå igenom försäljningsstatistik tillsammans med enkätresultaten och dina egna intryck och använd alltihop till planeringen av nästa evenemang.



Första steget på vägen till ditt nästa event.


Alla resor känns långa tills att du tar det första steget. Skapa ditt första event idag för att se hur enkelt det är att göra verklighet av en idé med de rätta verktygen.

Skapa ett utkast, lägg till biljetter (eller gratisbiljetter), skapa VIP-åtkomst och hantera din gästlista. Alla dessa tjänster är tillgängliga för dig, oavsett tid på dygnet.

Det är bara din idé som saknas.


Sätt igång och planera ditt event