Planerar du ett evenemang för lokalbefolkningen? Då vill du läsa dessa gyllene riktlinjer för att planera ett samhällsevent.
I den här guiden kommer vi att täcka…
- Vad ett samhällsevent är för något
- Hur man organiserar ett offentligt möte och får volontärer
- Betydelsen av en eventplanerings checklista
- Hälso- och säkerhetsförfaranden
- Allmän och arbetsgivarens ansvarsförsäkring
- Riskbedömningar
- Licenser för mat, alkohol, spel och underhållning
- Hur man kontaktar lokala medier
- Sekretess och dataskydd
Det finns mycket att gå igenom, så låt oss börja med dem praktiska detaljerna.
Vad är ett samhällsevent?
Ett samhällsevent arrangeras av lokalbefolkningen för lokalbefolkningen. Det planeras vanligtvis och drivs av volontärer som vill ta lokalsamhället närmare varandra.
Exempel på samhällsevent är:
- Gatufester
- Filmvisningar
- Pub frågesporter
- Trädgårdsarbetsdagar
- Bytesbutiker
- Tema dagar
- Live uppträdanden
- Matfestivaler
- Bonde-marknader
Med andra ord kan det vara allt från en utlottning, till en välgörenhetsinsamling. Ditt samhällsevenemang begränsas bara av fantasin.
1. Organisera ett offentligt möte
Det är vanligtvis ett team av volontärer som driver ett samhällsevent snarare än professionella arrangörer. Det betyder att du måste hitta lokalbefolkning som skulle vara intresserade av att eventet blir av.
Ett bra sätt att göra det är att först organisera ett offentligt möte. Du kan vara värd för det utomhus, i ett samhällscenter eller i en lokal kyrka.
Här är några sätt du kan publicera mötet:
- Flygblad i bostadsbrevlådor
- Sätt upp affischer i lokala fönster och på anteckningstavlor
- Skriv ett brev i lokal tidningen
- Meddela det på lokalradion
- Skapa ett online-event och bjud in dina grannar
När du har samlat ihop en folkmassa, så bör du hålla den bred och enkel. Tanken är inte att kartlägga allt på förhand.
Snarare vill du skapa spänning kring den ursprungliga eventidén. Be om åsikter från lokalbefolkningen som deltar i mötet och vill engagera sig i organisationen.
2. Använd en checklista för eventplanering
Du borde skriva ned alla de idéer du kommer fram till på det offentliga mötet. När du har haft ett ögonblick att gå igenom listan är det dags att komma in på detaljer.
Ta reda på vad som krävs för att få dina eventidéer till liv. Beställ sedan allt efter prioritering och utvärdera hur mycket det kostar.
Tips: Du kan använda vår checklista för eventplanering för att hjälpa dig att planera ditt samhällsevent.
3. Läs på om hälso- och säkerhetsprocedurer
Hälso- och säkerhetsprocedurer kallas ofta den ultimata glädjedödaren. Men de är där för att se till att ingen blir skadad under evenemanget.
Du måste överväga vem som kommer att delta i evenemanget och var det äger rum. Sunt förnuft går långt här: Du behöver bara tillämpa lite av Murphys lag.
Här är några frågor att ställa dig själv när du överväger hälsa och säkerhet:
- Har eventet eventuellt farlig utrustning?
- Kan någon skadas av eventets aktiviteter?
- Finns det en chans att platsen blir för varm eller för kall?
- Finns det några potentiella brandfaror?
- Kommer det att vara sårbara personer på evenemanget?
- Behöver dina volontärer träning i förväg?
- Vad ska du göra i fall att en olycka inträffar?
Tips: Läs mer om att förenkla hälso- och säkerhetsåtgärderna.
4. Allmänt ansvar och arbetsgivarens ansvarsförsäkring
Det är viktigt att vara försäkrad om något går fel trots dina bästa ansträngningar.
Försäkringspolicyerna vi kommer titta på nu är, allmän ansvarsförsäkring och arbetsgivarens ansvarsförsäkring.
Observera att ansvarsförsäkring inte är ett rättsligt krav. Men om något händer, kan ett påstående bli fält mot dig. Och det blir snabbt mycket dyrt.
Allmän ansvarsförsäkring
Du behöver offentlig ansvarsförsäkring om det finns någon risk för personskada, förlust, stöld eller skador på egendomen. Med andra ord, i stort sätt alla större event.
Arbetsgivarens ansvarsförsäkring
Du behöver också en separat arbetsgivares ansvarsförsäkring om någon av dina anställda betalas. Men det är inte ett lagligt krav om alla är frivilliga.
5. Utför en riskbedömning
En riskbedömning är en lista över olika saker som kan gå fel. Vanligtvis involverar de människor som blir skadade eller att egendom skadas.
Du bör utföra en riskbedömning för att minimera risken för att något händer. Som med hälso- och säkerhetsprocedurer bör du tillämpa rikligt med sunt förnuft.
Tips: Du kan titta på dessa exempel av riskbedömningar för att få en bild av hur det ser ut.
6. Få rätt licenser
Du kommer sannolikt att behöva förvärva en licens eller två för ditt samhällsevent. Om ditt evenemang omfattar spel, alkohol och underhållning behöver du definitivt några.
Här är några av de aktiviteter du kan behöva få en licens för:
- Utlottningar och samhälles-lotterier
- Bingo, tävlingar och casinokvällar
- Live musikevents
- Filmvisningar
- Servering av alkohol
- Servering av mat och dryck
- Event på offentlig mark
- Gatu-insamlingar
- Gatufester och parader
Och här är några av de platser du kan lära dig om de olika licenserna:
- Gambling Commission för information om spel licenser.
- PRS och PPL för information om användning av upphovsrättsskyddad musik.
- BFI för information om lokala filmvisningar.
- MPLC för information om användning av upphovsrättsskyddad film.
- Food Standards Agency för information om servering av mat.
- Ditt kommunfullmäktige för information om levande underhållning, gatu-insamlingar, gatu-avstängningar, servering av alkohol och organisering av evenemang på offentlig mark
Det är generellt en bra idé att ansöka om dessa licenser så långt i förväg som möjligt. Helst senast en månad innan evenemanget äger rum.
7. Kom i kontakt med lokala medier
Du bör också göra ditt bästa för att marknadsföra samhällseventet. Sociala medier är din vän, men det kan också vara en bra idé att kontakta lokala medier.
Skriv ett pressmeddelande för evenemanget innan du kommer i kontakt med den lokala tidningen.
Tips: Kolla in vår detaljerade guide om hur du skriver ett pressmeddelande för ett event.
8. Sekretess och dataskydd
Bilder och videoklipp från evenemang är bra för marknadsföringen. Men du bör vara extra försiktig när du planerar ett samhällsevent.
Alla personuppgifter (inklusive bilder) är skyddade av GDPR-föreskrifter. Det betyder att du behöver få tillstånd från personen att behålla filen.
Det är en bra idé att tillkännage för gästerna att du tänker ta bilder och filma eventet. Om du planerar att dela den på sociala medier, inkludera det också.
Nu är det bara eventet själv
Nu vet du allt du behöver veta för att hålla ditt samhällsevent på höger sida av lagen.
Nu finns det bara… allt annat.
Lyckligtvis har vi täckt dig. Läs om hur du förbereder dig för ett evenemang, och några bra tips om evenemangsplanering här på bloggen.
Lycka till!