Du får bara ett skott, så missa inte din chans att blåsa, detta tillfälle kommer en gång i livet, yo…
– Eminem, ”Lose Yourself”
Som en live uppträdare förstår Eminem värdet av provrunda. Ingenting är mer pinsamt än att snubbla på dina egna ord framför en exalterad (och dömande) publik.
Som evenemangsarrangör bör du värdera en provrunda lika mycket som Eminem. Även om era yrken är olika, är resultatet av en dåligt evenemang samma: Människor kommer att bua. Och kasta saker.
Så låt oss ta en titt på provrundor för evenemang, varför de är viktiga och hur man gör dem.
Läs vidare för att få reda på…
- Vad en provrunda är
- Varför du ska göra en före ditt evenemang
- Hur man gör en framgångsrik provrunda
- De olika typerna av provrundor
- Vilka evenemang en provrunda passar bäst för
- En checklista för provrundor före evenemanget
Sanningen är att du inte bara får ett skott för att få till ett lyckat evenemang. Åtminstone inte om du övar ordentligt.
Vad är en provrunda före ett evenemang?
De som känner till teatervärlden veta om termen ”repetition”. Det är där skådespelarna går igenom hela pjäsen som om publiken var närvarande.
Inga raster, kommentarer eller ändringar är tillåtna under en repetition. Det är en strålande övning i vad som händer under själva dagen och hur alla ska hantera eventuella misstag som görs.
En provrunda för ditt evenemang borde likna en repetition. Det är ett sätt för dig att kontrollera om du och din personal är ordentligt förberedda för vad som ska komma när de faktiska gästerna anländer.
Tänk på det som en brandövning. Det är inte tänkt att orsaka ytterligare stress utan snarare att minska det eftersom alla redan vet exakt vad man ska göra.
Varför ska du göra en provrunda före ditt evenemang?
En tid tillbaka, fastnade Barack Obamas limousine med namnet ”The Beast” på ett farthinder. (Eller inte, beroende på vem du frågar.) Det verkade som ett roligt scenario för de flesta—och patetiska i ögonen på hans kritiker.
Föreställ dig den säkraste bilen i hela världen, men som ändå inte blev uppmärksammad på ett farthinder. Detta scenario betonar hur viktiga provrundor är för att lyckas med ett evenemang.
Så här gör du en framgångsrik provrunda före ditt evenemang
Täck varje aspekt av ditt evenemang för att se till att svaret från dig och ditt team är hur du vill att det ska vara. Obamas team hade förmodligen gjort flera grundliga provrundor.
Men det var före det ödesdigra besöket i Irland. De lämnade ut något den dagen, och resultatet är nu överallt på Internet för att människor ska se.
Provrundor exponerar de små kinkarna i rustningen som kanske inte är uppenbara under planeringsprocessen. Och dem kommer inte att komma fram tills du börjar själva evenemanget.
För att kunna veta hur du lyckas med ett evenemang, är det viktigt att du förstår de olika typerna av provrundor och vilka evenemang de passar bäst för.
Olika provrundorna för evenemang
Den typ av provrunda du gör för ditt evenemang kommer i stor utsträckning att bero på vilken typ av evenemang du organiserar. Men som en allmän tumregel finns det två typer av provrundor.
Teknisk provrunda
Här testar du all teknisk utrustning som du planerar att använda under huvudevenemanget. Det inkluderar ljud, belysning, specialeffekter och automation.
I teatern kommer till exempel designarna att göra en speciell provrunda för att se hur ljuset kommer att påverka färgen på rekvisitan och kostymerna så att de kan göra de ändringar som behövs.
Det tekniska teamet kommer också att få en chans att bekanta sig med evenemangets flöde och att åtgärda eventuella problem som ramar, ljusstyrka nivåer, position och vinklar.
Logistisk provrunda
En logistisk provrunda är där ditt team kommer att ha en chans att träna igenom alla motioner för evenemanget.
Det innefattar att förbereda menyn, ställa in bordsarrangemang och inredning, blanda cocktailerna, sätta upp skyltar och gå igenom alla evenemangsplaner.
Denna typ av provrunda bör ske så nära det verkliga evenemanget som möjligt, så ingen glömmer vad de ska göra innan det måste hända.
Typer av evenemang där provrundor är mest relevanta
Alla typer av evenemang kan dra nytta av en provrunda, men vissa är definitivt mer benägna att behöva en mer än de andra. Låt oss gå igenom de fyra typerna av evenemang som kommer att få mest värde från en provrunda.
Live demonstrationer
Evenemang som en demonstration av live produkter från ett företag borde låta publiken sova med förväntan och spänning för den nya produkten eller tjänsten.
Ingenting är mer pinsamt än att försöka visa en ny produkt bara för att den ska misslyckas framför publiken som du hoppas sälja den till. Var inte som Apple här nedan:
Teaterföreställningar
Som tidigare nämnts är teatrarna mycket välkända med sina provrundor och klädes repetitioner. Det beror på att det kommer att bryta publikens upphävande av misstro om det går fel.
Även The Play That Goes Wrong, som bygger på konceptet att allt faller isär planeras noggrant. (För det mesta så har ingen rekvisita slagit skådespelarna i huvudet.)
Musikkonserter
Som med teaterföreställningar går publiken på musikkonserter med förväntan att alla vet vad de gör—speciellt musikerna.
Om huvudsångaren glömmer sina sånger, trummisen inte är i takt till musiken, och gitarristen misslyckas med sitt solo, så kommer det att stavas ”negativ recension” i stora bokstäver.
https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk
Presentationer
Många saker kan gå fel under en presentation. Inget kanske så olyckligt som evenemanget där en skollärare oavsiktligt spelade en ”fåglar och bin” video på en projektor framför en klass.
Var inte som han. Särskilt inte om din presentation handlar om något seriöst som du vill att folk ska köpa in eller stödja med en donation.
Checklista för provrundor före evenemang
Nu när du är bekant med provrundor, vikten av dem och hur man applicerar dem så är det dags att titta på den praktiska kunskapen om provrundor före evenemang.
Här är en lista över saker du kan göra före evenemanget som en del av din provrunda:
- Slå på lamporna och se till att de faller på rätt plats.
- Prova mikrofonen och se upp för feedback.
- Ordna borden och sittplatser.
- Se till att alla kan se vad som händer oavsett var de sitter.
- Sätt upp platsens dekor.
- Bevisläs alla dokument, bilder och filer.
- Kontrollera WiFi-hastigheten.
- Utför showen med alla skådespelare och rekvisita.
Tips: Du kan läsa mer om vart och en av dessa artiklar i den här artikeln, som innehåller en kontrollista för provrundor före evenemang.
Lämna det inte till slumpen
På grund av känslan av att ha ont om pengar, tid eller båda, kan vissa evenemangsarrangörer välja att avstå från att provköra ett evenemang före själva huvudevenemanget.
Det kan bli en dyr affär på en sekund. Du riskerar negativa recensioner på sociala medier, demoraliserar ditt team och avvaktar med sponsorer och givare.
Inkludera därför en provrunda före evenemanget i din budget. Det kan spara dig pengar längst vägen.