Om du inte är en bläckfisk behöver du ett par extra händer som hjälper dig att organisera ett lyckat evenemang. Ett bra evenemangsteam är en ovärderlig tillgång för dig som evenemangsplanerare.
Men hur vet du hur bra ditt team har gjort? Genom att utarbeta ett sätt att utvärdera deras prestanda, då vet du vad som fungerar och vad som inte gör det.
Läs vidare om hur du definierar succé-kriterier för ditt evenemang och hur du mäter ditt teams prestanda mot dem.
1. Definiera kriterierna för succé för ditt evenemangsteam
Innan du kan utvärdera ditt team—eller ditt evenemang som helhet för den delen—måste du definiera dina framgångskriterier. Annars har du inget att mäta din prestation mot.
Dina framgångskriterier kan vara:
- Sålda biljetter
- Pengar insamlade
- Sociala mediers engagemang
- Eventundersöknings feedback
- Team utvärderingsformulär
Oavsett vilka kriterier du bestämmer, se till att du använder dem för att skapa en tydlig grundlinje. På så sätt vet du och ditt team vad som förväntas.
Tips: Läs vår guide om hur du utvärderar evenemang för att hjälpa dig att utarbeta dina kriterier.
2. Använd KPIs för ditt evenemangsteam
Om du organiserar ett stort evenemang som involverar en proportionellt stor personal, kanske du vill överväga att använda KPIs (key performance indicators) för att utvärdera ditt evenemangsteam.
KPIs för ditt evenemangsteam kan hjälpa dig att…
- Ta reda på vem som gör mest (och minsta) mängd arbete
- Förstå vilka uppgifter medlemmarna finner utmanande
- Skapa öppenhet för evenemangsteamet
- Öka allas övergripande produktivitet
Vissa chefer anser att medlemmar i mätvärden är slöseri med tiden, medan andra svär på dem. Det beror på hur du hanterar ditt evenemangsteam.
Här är några av de mätvärden du kan använda för att utvärdera ditt evenemangsteam:
- Närvaro (sena, tidiga lämnare och sjukdagar)
- Hjälpsamhet (vilka medlemmar ses av andra som mest användbara)
- Effektivitet (hur snabba är de på sina uppgifter)
- Initiativ (hur ofta tar medlemmar ägande och bidrar med idéer)
- Kvalitet (hur bra utför medlemmarna sina uppgifter)
När du utvärderar varje medlems prestanda, kom ihåg att se upp för några positiva eller negativa avvikningar.
Positiva avvikanden indikerar att medlemmen gör något extra som resten av teamet kan dra nytta av att göra.
Omvänt indikerar negativa avvikelser som att en enskild lagmedlem kämpar. Det sänker produktiviteten för den medlemmen i bästa fall och gör hela teamet mindre effektivt i värsta fall.
Tips! Använd den här resursen för att hjälpa dig att utarbeta dina KPIs för evenemangsteamet.
3. Skriv ned observationer under evenemanget
Du bör göra observationer om vad som händer under evenemanget. Det kommer utan tvivel att vara en upptagen dag, så det kan vara till stor hjälp att faktiskt skriva ner vad du observerar.
När dammet har lagt sig kan du granska anteckningarna. De kommer att vara ett utmärkt kvalitativt tillägg till de siffror du använder för att mäta evenemangets framgång.
4. Be om feedback från gästerna under dagen
Du kan också komplettera din utvärderingsdata med feedback under dagen. Det skadar inte att fråga dina gäster om de känner att de har tagits bra omhand om av ditt team.
Faktum är att du kan uppmuntra gästerna att granska evenemanget online och nämna exceptionella medlemmar vid namn.
5. Fråga gästerna efter undersökningar efter evenemanget
En undersökning efter evenemanget är ett utmärkt verktyg för att hjälpa dig att förbättra framtida event. Du kan använda den för att mäta vad gästerna tyckte om lokalen, underhållningen, maten och ditt team.
Du kan inkludera öppna- och flera valsfrågor om ditt teams prestanda i din undersökning efter evenemanget.
Tips: Läs vår guide om gratis undersökningsverktyg för evenemang som du kan använda för att samla in feedback.
6. Mät online-data
Om ditt team hjälper dig med e-postkampanjer och sociala medier, kan du också använda framgången för dessa initiativ för att mäta teamets prestanda.
Om en teammedlem exempelvis har till uppgift att svara på anhängare på sociala medier kan du pricka av antalet svar de har skrivit till potentiella gäster.
Tips: Läs om vilka nummer du ska leta efter när du mäter din online-marknadsförings succé.
7. Debriefa teamet efter evenemanget
Det är bra att hålla ett debrief-möte med ditt team efter evenemanget. Det ger dig möjlighet att se målen för evenemanget och se om du har uppnått dem.
Det kommer också att ge dig möjlighet att ta itu med eventuella kritiska utmaningar som en grupp. Använd debriefing för att brainstorma eventuella lösningar på de svårigheter du har upplevt före och under evenemanget.
Tips: Läs om hur du debriefar ditt evenemangsteam efter eventet.
8. Tala med varje medlem individuellt
Alla är inte bekväma med att talar inför en grupp, särskilt inte om det handlar om personliga problem eller kritik av andra team medlemmar.
Om du organiserar ett mindre evenemang, bör du överväga att debriefa varje medlem enskilt. Det ger dig mycket mer inblick i hur de uppfattade evenemanget.
Tips: Använd dessa provfrågor att fråga under en prestations översikt för inspiration.
9. Bedöm din engagemangsnivå
Som arrangör och teamledare är det viktigt att du utvärderar din egen prestation. Du är kaptenen på skeppet. Utan dig sjunker det.
Det finns många sätt att misslyckas som chef, även när du har de bästa avsikterna.
En av dem är att bli så delaktig i korniga uppgifter där du förlorar synen på den stora bilden. Omvänt kan du också vara så avskild från ditt team att du blir otillgänglig.
Ta lite tid till att reflektera över ditt eget engagemang i teamet. Och var inte rädd för att fråga ditt team om att ge dig feedback om din prestation som evenemangshanterare.
Tips: Läs om hur du utvärderar dig själv som ledare.
10. Tänk på externa faktorer
När du bedömer ditt evenemangsteam bör du också faktorera in alla saker som ligger utanför ditt teams kontroll.
Du kan mäta hur bra ditt team gör när du marknadsför ditt evenemang online, men du kan inte förutse effekterna av konkurrerande event som marknadsförs samtidigt.
På samma sätt kan du mäta hur bra ditt team serverar gästerna på ett utomhusevenemang, men du kan inte förutse plötsliga väderförändringar som påverkar deras jobb.
11. Analysera allt
När du har tittat på alla siffror, debriefed teamet och samlat in feedback från deltagarna, är det dags att lägga ihop allt.
Vid det här laget bör du ha följande sätt att utvärdera ditt teams prestanda:
- Framgångskriterier för evenemanget
- Evenemangsteamets KPIs
- Personliga observationer under evenemanget
- Feedback på plats från deltagarna
- Resultaten efter undersökningen
- Online data
- Förslag från teamets debriefing
- Input från enskilda team medlemarnas intervjuer
- Feedback om din roll som evenemangshanterare
- Eventuella yttre faktorer utanför din kontroll
Det är upp till dig om du ska gå för kvalitativ eller kvantitativ data när du utvärderar ditt teams prestanda. Om du är i tvivel, använd en blandning av båda för att få en mer detaljerad bild.
Planera nästa evenemang
Nu när du har utvärderat ditt evenemangs prestation, är det dags att planera nästa evenemang. Förhoppningsvis får du mycket nya värdefulla insikter som kan hjälpa dig att förbättra dig.
Lycka till och dela gärna några förslag med oss i kommentarerna här nedan.
