hitta eventlokaler

by Frederik Nielsen on april 9, 2019 Lämna ett svar

12 typer av lokaler för evenemang (och hur man förstår platskostnad)

Om du har läst vår guide om hur du hittar en lokal, undrar du nog hur mycket pengar du ska lägga ut.

Lokala hyrespriser varierar lika mycket som de olika typerna av evenemang som hålls i dem. Så för att förstå hur lokalerna är prissatta, låt oss titta på vilka lokaler det finns i första hand.

De 12 vanligaste typerna av evenemangslokaler

En evenemangslokal kan vara den platsen där ditt evenemang hålls. (Den behöver inte ens ha väggar eller tak.) Med det sagt, det finns vissa typer av lokaler som är idealiska för evenemang.

Läs vidare för att upptäcka vilken som är bäst för ditt nästa evenemang.

1. Barer, pubar och klubbar

Om du organiserar en fest eller en live show, finns det några bättre lämpade lokaler att ha evenemanget än barer och klubbar. Med det sagt, så kan du också få en hel del om du hyr dem under dagen.

Bäst lämpad för: fester, live musik, komedi kvällar och provsmakningsevenemang.

2. Restauranger

Du kan boka en privat matsal eller, om ditt evenemang är tillräckligt stort, boka hela restaurangen.

Bäst lämpat för: middagar, födelsedagar, bröllopsmottagningar, affärsmöten och provsmakningsevenemang.

3. Hotell

Många hotell är utrustade med restauranger, barer, balsalar, konferensrum och andra evenemangsutrymmen, vilket gör dem till det perfekta valet för många olika typer av evenemang.

Typer av lokaler för evenemang: Hotell. — Hotell kan hantera en rad olika evenemang.

Bäst lämpad för: fester, middagsfester, provsmakningsevenemang, affärsmöten, konferenser, presentationer, nätverksevent och bröllopsmottagningar.

4. Konferenscenter

Även om många konferenser hålls på hotell är specialkonstruerade konferenscenter också ett populärt val. Dem har all den AV-utrustning du behöver och tillhandahåller ofta catering också.

Bäst lämpad för: konferenser (duh), affärsmöten, presentationer och nätverksevent.

5. Affärscenter

Det finns en viss grad av överlappning mellan affärs- och konferenscenter. Typiskt tenderar affärscenter att vara mer koncentrerade kring dagliga aktiviteter som möten och samarbetande.

Bäst lämpad för: affärsmöten, nätverksevent och presentationer.

6. Gemenskapscenter

Lokala myndigheter och organisationer (t.ex. kyrkor) har lokaler för privat hyra. Lokalerna kanske inte alltid är imponerande, men det är möjligt att få dig en riktigt bra affär.

Bäst lämpad för: möten och gemenskapsevent.

7. Sportsklubbar

Lokala idrottsföreningar, som golf, fotboll och rugby, kan ha extra utrymme som de är villiga att hyra ut till privata evenemang för att generera extra inkomster för sina medlemmar.

Bäst lämpad för: sportrelaterade evenemang.

8. Konstgallerier

Konstgallerier är i stor utsträckning tomma utrymmen så det finns utrymme för konstinstallationerna. Detta ger också utrymme för att vara värd för evenemang av alla slag, och du kanske kan förhandla om ett anständigt pris.

Bäst lämpad för: workshops, artist möten och nätverksevent.

9. Akademiska platser

Som idrottsföreningar är akademiska institutioner angelägna om att tjäna lite extra pengar. Du kommer att upptäcka att många skolor och universitet är glada att hyra ut en del av sina lokaler för privata evenemang.

Typer av lokaler för evenemang: Universitetet. — Akademiska platser är ett smart val för evenemanger.

Bäst lämpad för: skrift workshops, nätverksevent och presentationer.

10. Ståtliga hem

Om du letar efter en fin lokal som inte är tillgänglig för alla, leta då efter några ståtliga hem för att vara värd för ditt nästa evenemang. De ser fantastiska ut…men dem kommer också med en prislapp.

Bäst lämpad för: bröllopsmottagningar, middagsfester och företagsrekryteringar.

11. Stadium och arenor

Om du organiserar en jättekonsert med tusentals deltagare, så är stadium och arenor ditt bästa alternativ. Du kommer dock också att finna att de erbjuder mindre utrymmen för mindre event.

Bäst lämpad för: sportevenemang, konserter, komediprogram, teaterproduktioner och presentationer.

12. Parker och fält

Utomhus kan användas för många olika typer av evenemang—och det finns gott om plats för att vara värd för dem. Ta kontakt med ditt kommunfullmäktige för att se vilka parker eller fält du kan använda.

Bäst lämpad för: marknader, mässor, festivaler, konserter, komediprogram och teaterproduktioner.

Lokal prissättning

När du väl har bestämt dig för en lokal till ditt evenemang är det dags att titta på de olika prissättnings strukturerna. Inte alla lokaler kommer att debitera dig ett fast belopp för att hyra ut sin lokal.

Här nedan hittar du några av de vanligaste prissättnings strukturerna.

1. Hyreskostnad

En hyreskostnad är en fast ränta som du betalar baserat på hur länge du behöver lokalen. Du kommer normalt att kunna hyra lokalen för några timmar, en halv dag eller en hel dag.

Du kan komma undan med allt från £10 per timme i billiga lokaler… hela vägen upp till tusentals pund per dag på den mer prestigefyllda delen av skalan.

Hyreskostnaderna kan vara torra (se #2 nedan) eller inkludera catering och teknisk utrustning. Allt beror på din deal med lokalen.

2. Torr hyra

Torr hyra är samma som hyreskostnad (se #1 ovan), förutom att det har gjorts uttryckligt att inget annat ingår utom utrymmet. I många fall betyder det att det inte ens finns dekoration.

Det är en bra lösning om du själv vill organisera mat, dryck, dekoration och teknisk utrustning. Men du borde göra lite matte för att se om du faktiskt kan spara pengar på det sättet.

3. Paket per person

Paket per person är en prisstruktur som gör vad som står på tennet: du betalar en viss summa för varje person som deltar.

Det innebär att priset är vanligtvis inklusive mat och dryck som gästerna kommer att konsumera. Paket per person-priser är vanligtvis i området £30-100 per gäst.

Typer av lokaler för evenemang: Lokalpris struktur. — Bestäm den bästa lokal strukturen för ditt evenemang.

4. Delegerande pris för dagen

Hotell och konferenscenter som fokuserar på affärsevenemang kommer att erbjuda dagliga delegerade priser. Dessa är ganska mycket i samma prisklass som paket per person-erbjudanden (se #3 ovan).

Dagliga delegerande priser skiljer sig i den meningen att de ofta innehåller AV-utrustning samt eventuella extra saker så som deltagarna kan behöva, såsom pennor och anteckningar.

5. Minska utgifter

Många hotell, restauranger, barer och klubbar kommer att erbjuda dig en minimal tilläggsavgift. Det innebär att du inte betalar något för att hyra utrymmet utan måste se till att dina gäster spenderar en viss summa.

Om dina gäster förväntar sig att köpa egna drycker och mat, kan det vara en bra lösning för dig. Bara se till att menyalternativen inte är löjligt dyra.

Nackdelen med denna prissättning är att du måste täcka skillnaden om dem minsta utgifter inte är uppfyllda. Minsta utgifter kan variera från £200 på en veckodag till tusentals på helgerna.

6. Minsta antalet gäster

Vissa lokaler kommer att erbjuda dig ett minimalt antal gäster som en variation på den minsta prisutbetalnings struktur. Det här är potentiellt en ännu bättre överenskommelse än minimiavgiften.

Här behöver du bara säkra ett visst antal deltagare. Lokalen beräknar att varje gäst kommer att spendera tillräckligt för att täcka sina kostnader och ge dem vinst.

Liksom med minimiavgiften kan du eventuellt betala en straff avgift om du inte tar med det minsta antalet gäster till lokalen.

Tips: Läs den här djupgående guiden till lokalpriserna för att få en bättre förståelse för hur mycket du ska lägga åt sidan i din evenemangsbudget.

Låt jakten på en lokal börja…

Nu när du vet vilka typer av lokaler som finns tillgängliga för ditt evenemang och de prisstrukturer de erbjuder, har du en mycket bättre position att hitta och förhandla en bra affär.

Om du har någon förstahandsupplevelse med lokaluthyrning som vi inte har täckt i den här artikeln, är du välkommen att ge en kommentar i kommentarerna här nedan!

by Ben Jacklin on februari 24, 2019 Lämna ett svar

Hitta rätt plats för ditt event: Tips för att hitta det perfekta utrymmet

Att hitta rätt plats är sällan enkelt. Varje event har sina egna krav.

Att välja en plats som är tillräckligt stor (och är tillgänglig) kan vara en utmaning. Tänk på några av de frågor du behöver ställa dig själv som en evenemangs arrangör, och du kommer att förstå hur tuff processen kan vara.

Har platsen rätt teknikutrustning? Är den lätt att komma åt? Är den bemannad? Behöver jag ta med någon utrustning? Det är lätt att ge sig själv panik med allt som man behöver tänka på. Våra tips är utformade för att göra ditt liv enklare.

Det finns två aspekter att tänka på:

Hur processen att hitta en plats ser ut.
Hur man utvärderar lokaler för lämplighet.

Processen att hitta en evenemangsplats

Vilka steg ska du vidta för att hitta rätt plats? Var börjar processen och vart slutar den? Låt oss ta en titt.

1. Börja tidigt

Detta kan inte betonas nog. En populär evenemangsplats kan bokas upp månader eller till och med år i förväg. Utöver detta är bokning av talare, säljare eller artister enklare när du börjar tidigt.

Ju mer uppsägning du har desto högre är chansen att få rätt plats… och desto mindre stressfull blir processen.

2. Arbeta med en uppsättning kriterier

Tänk dig att gå till en bilhandlare utan att överväga vilken typ av MPG (Mil per gallon) eller ens hur många platser du behöver. Det skulle vara dumt. Du bör vara så beredd som möjligt.

Det gäller också för din platssökning. Du måste skapa en lista med kriterier. Detta bör omfatta allt från kapacitet till hälsa och säkerhet, avstånd från kollektivtrafik och bemanning.

För att fortsätta metaforen, se till att du inte lämnar återförsäljaren med en sportbil när du faktiskt bara behövde en funktionell familjebil.

Tips: För en bra lista med saker att tänka på, ta en titt på ”13 viktiga saker att tänka på när du väljer din eventplats”

3. Ange en budget

Att ha en budget är ett förnuftigt råd i allt du gör i livet. Det här är en del av dina kriterier, men förtjänar en egen sektion. Inte bara bör du budgetera för platsens hyra, men också för eventuell säkerhetshänsyn, bemanning och licensiering.

Hitta rätt evenemangsplats genom att först sätta en budget — Du bör alltid tänka på din budget när du letar efter en evenemangsplats.

Tips: Det här är ett bra verktyg för att hjälpa dig att skapa en budget för ditt nästa event (inklusive platsen).

4. Skapa en kort lista och nå ut

Det kan vara väldigt frestande att bara hitta en plats som verkar lämplig och gå för den. Det kommer att innebära färre timmars diskussioner och utvärderingar, men det kan också innebära att man gör en dålig affär utan att märka det.

Att hitta bara en plats är svårt, men uppgiften för hand är faktiskt att hitta flera event och lyckas få den bästa till slut.

När du väl har valt några utrymmen som passar dina kriterier, sök upp dem för diskussioner.

De borde vilja ha din verksamhet. Av denna anledning kan platsen vara villig att hjälpa till med personal och marknadsföring. Diskussioner är också en möjlighet att kontrollera saker som utrustning och vad de kan erbjuda.

Du vill ha en lokal som förstår dina behov och kan hjälpa till med extrafunktionerna som sparar mycket stress.

Tips: Kolla in den här artikeln för tips om förhandlingar med lokaler.

5. Besök

Det är något av en gyllene regel: Boka inte en plats utan att besöka den först. Ett besök kan enkelt svänga ditt beslut på ett eller annat sätt. Att åka dit och inse att det inte finns parkering eller tillträde, oförskämd personal eller trasig utrustning. Då är det bäst att hålla sig borta.

Besök kan vara tidskrävande, men de har den extra fördelen att visa dig om platsen känns rätt för ditt event eller inte. Din känsla är viktig.

Verktyg för att undersöka platser (och hur man använder dem)

Det finns många verktyg som kan hjälpa dig att hitta platser. Vissa är mer uppenbara än andra. Verktygen nedan ska bilda åtminstone en del av din åsikt för lokalen.

1. Tagvenue

Tagvenue är ett utmärkt verktyg för alla slags event. De har en brittisk och australisk databas och låter dig söka på över 5000 platser.

Deras sökverktyg låter dig ange eventtypen, antalet gäster och önskad plats och det ger dig ett lämpligt resultat. Om du till exempel planerar en musikkonsert live för 200 gäster i Manchester så anger du dessa kriterier för en redan färdig lista.

Tagvenue.com lokalsökning — Tagvenue.com är både enkel och packad med detaljer

Du kan också filtrera de resultat du får. Förbind dessa filter till din lista med kriterier. Du kan söka efter specifik A/V-utrustning, alkohollicenser, säkerhet och mycket mer.

Alternativt är Venue Scanner en annan webbplats med mycket liknande funktionalitet. Om du kämpar för att hitta resultat i ditt område, prova också deras databas.

2. Eventsidor för webbplatser

Eventsidor för webbplatser är där du kan hitta massor av befintliga evenemang. Det är inget fel med att få inspiration från event som liknar ditt.

För att vända ingenjörssidor bläddrar du liknande event i det relevanta området. (Alla evenemangssidor har funktionen där du kan filtrera resultat.)

The List eventsidor — The List är ett bra ställe att hitta evenemangssidor och var de hittas

Du kommer snabbt att upptäcka vilka platser som används för liknande event. Då kan du skapa en lista över lokaler för research.

Denna teknik kräver att du gör en hel del arbete. Men det garanterar att du hittar evenemang som är aktiva och används i din bransch.

Tips: Det finns hundratals evenemangssidor där ute. För 10 av de bästa i Storbritannien, kolla in den här guiden.

3. Sökmotorer

Rådgivning här är inte begränsad till Google, men låt oss säga det: Google är vad du har tänkt på.

Evenemangsplanerare har ett kärleksrelaterat förhållande med Google. Detta är helt förståeligt.

Det är fortfarande den bästa metoden att söka efter nästan vad som helst. Platser är inte annorlunda. Du kan få massor av resultat med bara några sökordssökningar, men detta kan skapa mer arbete.

En sökning efter ”musikplats Birmingham” eller ”konferenslokal Southampton” kommer att ge dig många sidor att gå igenom.

Tyvärr kommer de platser som visas i dina resultat inte att filtreras. Du måste gräva lite för att fastställa om de är lämpliga.

Google garanterar inte att en plats som visas på din sökning är tillgänglig. Det kan vara frustrerad att hitta en plats som har varit stängd i flera månader.

Tips: För att blir bättre på ditt Google-sökande, kolla in dessa ”Google sökhacks som gör ditt liv enklare”

Ytterligare överväganden

Nu känner du till processen med att göra en kort lista över platser och var du ska leta efter potentiella evenemangsutrymmen. Här är några andra överväganden.

1. Målgrupp

En plats kan vara perfekt på papper men har inte rätt känsla för din målgrupp. Att anordna en metallkonsert? Boka inte det i en klassisk musiklokal. Ska du boka ett evenemang för ambitiösa tjänstemän? Gå exklusivt. Tänk på vad din målgrupp förväntar sig.

2. Fyll rummet

Om du förväntar dig 100 deltagare och har hittat en plats för 500 personer inom budgeten, överväga ändå en mindre plats. Det kan tyckas kontraintuitivt (och att ha lite extra utrymme är bra), men en stor plats kommer att göra att det känns som att det är färre gäster som deltar.

3. Faciliteter, säljare och andra tjänster

Behöver du servera mat på ditt evenemang? Skulle du behöva bord och stolar eller är det ett stående event? Kan säkerheten tillhandahållas av platsen? Ta reda på vad som erbjuds tidigt för att undvika huvudvärk vid ett senare tillfälle.

Tips: Ett bra tillägg till eventet är en utmärkt webbplats för att hitta leverantörer om du behöver skaffa det själv.

Gå på platsjakt idag

Beväpnad med dessa tips kan du skapa en stark lista över alternativ och börja höra av dig. Att vara smart om det och att etablera dina behov tidigt kommer att spara mycket tid och stress.

När du har hittat rätt plats, gå igenom dessa tips för planering av event för att se till att du organiserar en framgång. Lycklig platsjakt!

by Daniel Gniazdo on februari 15, 2019 Lämna ett svar

8 anledningar till varför akademiska lokaler är det intelligenta valet för event

Företags-lokaluthyrning är en stor affär. Du hittar ingen brist på val i den lyxiga änden av marknaden. Glittrande faciliteter på topphotell och specialbyggda, toppmoderna konferenscenter konkurrerar om företagskunder vars nätverksmöten, träningsdagar eller gästfrihet är positionerade för att vara en stilfull märkning.

Med så mycket att välja mellan, vem skulle då tänka på att hyra evenemangsutrymme på en skola, högskola, universitet eller vetenskapligt samhälle?

Fram tills nyligen ansågs dessa typer av platser som allt annat än glamoröst; stadigt placerad vid det utilitaristiska, tråkiga änden av spektrumet. Tillgängliga utan tidsbegränsning var akademiska mötesplatser kända för att tillhandahålla praktiskt, utan krusiduller, mötesplatser för stora grupper och grundläggande studier i ett stiligt utrymme.

Lyckligtvis har detta gamla tillvägagångssätt för platsuthyrning skapat vägen till ett nytt, intelligent tänkande. Det bygger på insikten att det finns mycket pengar att tjäna. Genom att maximera potentialen i ofta vackra historiska byggnader och investera i nya, banbrytande konferenslokaler, erbjuder många högskolor och universitet nu möteslokaler, högteknologiska mötesrum och boende i hotellstil som är mycket prisvärda och mycket eftertraktade.

Utbildningsplatserna skördar nu resultaten av deras ansträngningar för att utveckla företags lokaluthyrningsfaciliteter inom sina anläggningar. Om du funderar på att boka en plats på en skola, universitet eller vetenskapligt samhälle för ditt nästa evenemang, finns det 8 anledningar till att läsa vidare.

1. Stor valuta för pengarna

Kanske inte oväntat att valutan för pengarna är en av de viktigaste beslutsfattande faktorerna för bokning av en plats. För de akademiska institutionerna är hyra av företagslokaler en värdefull men stegvis inkomstström. Eftersom kostnaden för konferenslokaler delvis omfattas av tjänster som redan är anställda för studenter, kan privata kostnader hållas konkurrenskraftiga.

2. Flexibelt mötesutrymme

Utbildningsinrättningar är medvetna om behovet av att ha flexibla undervisningsutrymmen. De är vana vid att konfigurera rum och hallar i en mängd olika utformningar för möteslokaler och möbler. För företagskunder som vill hyra mångsidig eventutrymme kan detta vara en stor fördel.

3. Storskaliga eventutrymmen

Akademiska institutioner är avsedda för att tillgodose ett stort antal studenter. De innehåller dedikerade utrymmen för lärande, mötande och socialisering. Från storskaliga teatrar och stora reflexioner till mindre klassrum, barer och kaféer finns det gott om plats för företagsnätverk. (Plus mycket mer för extra utrymme.)

4. Tillgänglighet året runt

Medan skolor, högskolor och universitet fortsätter att styras huvudsakligen genom tidsbegränsade åtaganden, har tillgången för företags hyresplatser bland utbildningsanstalter förbättrats markant de senaste åren. Många institutioner har nu dedikerade anläggningar som är tillgängliga året runt, tillsammans med mötesutrymmen utanför tidsperioden.

5. AV/IT-anläggningar

Till skillnad från många kommersiella lokaler tenderar akademiska konferenslokaler att komma med ljudvisuella och IT-faciliteter som redan är inbyggda i rummet och ingår i hyresavgiften (tillsammans med gratis WiFi). Med många anläggningar som har investerat kraftigt i den senaste tekniken i ett försök att konkurrera med traditionella evenemangsplatser, är priserna angelägna och en tekniker på plats kan också vara tillgänglig.

6. Uppmärksam kundservice

Jämfört med många kommersiella platser erbjuder utbildningssektorn attraktiva anställningsförmåner. Detta leder till högre personalnivåer och lägre personalomsättning. När det gäller kundtjänst kan företagskunder dra nytta av kontinuitet i tjänsten, större uppmärksamhet på detaljer och mer personligt engagemang från personal.

7. Val av arenor

Med ett så stort utbud av attraktiva akademiska platser som nu erbjuds företagskunder är det lätt att hitta det perfekta utrymmet för varje tillfälle. Från idrottshallar till stora salar, små klassrum till föreläsningssalar, inomhusutställningsplatser till utomhusanläggningar, är du tvungen att hitta den perfekta platsen för dina evenemangskrav.

8. Individuell arkitektur

Oavsett om du väljer ett modernt konstcenter eller en historisk högskola, kommer inga evenemangslokaler att vara desamma. Förvänta dig att hitta väskor med karaktär och personlighet, spännande arkitektur och inspirerande omgivningar, bra utsikt och mycket mer. Jämfört med ett modernt konferenscenter eller standard hotellrum, kommer en akademisk plats att ha en atmosfär som ingen annan har.

Författare: Dakota Murphey ger innehåll för ett litet urval av evenemangsbranschsidor, inklusive Billetto.