Att delta i en musikevenemang är ofta en favoritsak för människor att göra under sommaren. Men med biljettkostnader för större festivaler som stiger i takt, så blir en stor del av fansen inte gående.
I stället väljer de att delta i mindre evenemang, med lokala handlingar och (normalt) billigare mat och dryck.
Tänker du på att hålla i ditt eget musikevenemang? Kolla in vår tidigare blogg för några idéer om hur du planerar ett framgångsrikt. När du har fått evenemanget arrangerat, här är några tips för hantering av musikevenemang för att se till att det går så smidigt som möjligt.
1. Tänk på marknadsföring—före, under och efter
Att organisera ett musikevenemang kan vara en mycket stressande och tröttsam sak att göra. Du vill se till så att alla ansträngning du har gjort har varit värt det. Det finns inget bättre sätt att göra detta på än genom effektiv marknadsföring—före, under och efter att evenemanget har ägt rum.
Innan
Före eventet måste du hålla dina deltagare exalterade för att komma. Detta innebär att de regelbundet meddelar om uppdatering av artiser och relaterad information. På samma sätt vill du också locka fler människor att komma till evenemanget. Att tillhandahålla uppdateringar och nytt innehåll via sociala medier är ett bra sätt att engagera sig med allmänheten.
Under
Under evenemanget, filma så mycket som möjligt: publikreaktioner, live inspelningar av deltagande artister och swoopade biler av platsen själv. Du kan till och med anställa en körsbärsplockare eller ställningstorn för att få de vinklar och swooping bilder som du ofta ser i filmer och på TV.
Du bör också tänka på ”Instagrammability” av ditt event. Skapa områden i din lokal där deltagare kan ta och skicka bilder. Eller kom med ett Snapchat-filter och evenemangshack som dina gäster kan dela.
Efter
Att ha en katalog över ovanstående filmklipp kan verkligen hjälpa till när du marknadsför dina framtida event. Det beror på att det kommer att ge deltagare innehåll att dela, vilket kommer att ge ditt evenemang eller webbplats mer exponering.
2. Håll ditt koldioxidavtryck nere
Klimatförändringarna är ingen hemlighet. Atmosfärisk koldioxid ökar, havsnivåerna stiger och isarna smälter. Med det, så blir många människor alltmer medvetna om deras koldioxidavtryck, och vill upprätthålla planeten.
Så varför gör du inte samma sak på ditt evenemang? Genomför en rad miljövänliga tekniker som kommer att hålla ditt koldioxidavtryck så lågt som möjligt. Här är några idéer för att komma igång:
Gå biljettlös
Skapa en evenemangsapp för dina gäster att använda, så att de inte behöver oroa sig för att skriva ut sina biljetter på förhand. Detta kommer att spara dig och dina gäster både tid och pengar.
Använd biologiskt nedbrytbara koppar
Det är ingen hemlighet att det ofta är mycket dricka involverat på musikevenemang. Genom att använda nedbrytbara koppar kan du se till att du och dina gäster gör din del för att skydda planeten. Berusade gäster är också mindre benägna att gå mil för att hitta närmaste återvinningstunna, så se till att din plats har många tillgängliga.
Hyr lokala matbilar
Att hyra lokala matbilar håller transportkostnaderna nere, vilket kommer att få stor inverkan på ditt evenemangs koldioxidavtryck. Dessutom, om dessa livsmedelsbilar också använder lokala råvaror, hjälper du också den lokala ekonomin.
Håll dig till energieffektiv belysning
Musikevenemang tenderar att ha mycket belysning, från ljusslingor i tält till belysning på scenen. Genom att använda energieffektiva glödlampor och soldrivna belysningsalternativ, gör du lite för anläggningen och sparar även pengar på energiräkningen.
3. Organisera dina spelningar bra
Ett musikevenemang är ofta bara lika bra som dess spelningar, så det är viktigt att spika dina artister. Inte bara det, men du måste också organisera ordningen för dina uppträdanden väl. Du skulle inte vilja ha en mild akustisk sång och låtskrivar som spelar på en livlig lördagskväll, till exempel. Du vill ha ett mycket högre energiband eller DJ istället.
Att organisera dina uppträdanden är mycket lättare sagt än gjort, eftersom det finns mycket att tänka på. Hantering av musikevenemang är ingen promenad i parken.
Sätt dig i dina gästers skor och tänk på den ordning du vill se dina artister spela i. Se också till att du lämnar tillräckligt med tid för inställning, ljudkontroll och raster för deltagande musiker mellan uppträdanden. Ingen konstnär gillar att skynda på förberedelserna.
Om du kämpar för att hitta artister för ditt event (eller om du har haft några sista minuten avbokningar), använd följande webbplatser för att hjälpa till:
Reverb Nation i synnerhet har ett plats-baserat filter som gör det enkelt att hitta och kontakta artister i ditt område.
4. Använd god utrustning
Det är bra att ha den perfekta inställningen för ditt evenemang. Men utan rätt utrustning kan det hela gå fruktansvärt fel. Du måste tänka på storleken på din lokal och implementera talarinställningar som passar.
På samma sätt måste du se till att du har tillräckligt med mikrofoner, kablar och annan ljudutrustning av god kvalitet. Du vill att alla dina gäster ska kunna höra artisterna, oavsett om de är på framsidan av scenen eller baksidan.
Dessutom, medan de flesta artister kommer med egna instrument och utrustning, är det ofta en bra idé att ha egna generella musiktillbehör som säkerhet vid nödsituationer. Exempelvis, så kan gitarrsträngar, band, trummor, capos eller plectrums vara en stor hjälp till en deltagande musiker.
Lycka till!
Vi hoppas att dessa tips om hantering av musikevenemang gav dig något att tänka på när du planerar ditt event. Om du har erfarenhet av att arrangera musikevenemang, är du välkommen att dela dina egna tips med oss i kommentarerna.
Författare: Dakota Murphey ger innehåll för ett litet urval av evenemangsbranschsidor, inklusive Billetto.